Qui peut faire une note de frais ?

La note de frais se définit comme un document permettant le remboursement des frais engagés dans le cadre d’une activité professionnelle. Autrement dit, dans un premier temps, le travailleur paie à titre personnel ses dépenses avant de recevoir un dédommagement. En général, c’est le salarié qui établit une note de frais avant de la remettre à son entreprise. Toutefois, il n’est pas le seul à pouvoir le faire. Les détails.

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Quelles sont les personnes concernées par la note de frais ?

Avant toute chose, il faut préciser le cas du salarié. Son contrat de travail ne prévoit pas de clause évoquant le fait que les frais relatifs à son activité professionnelle sont à sa charge. Toutefois, l’employeur peut se charger de les rembourser. À cet effet, il a deux options : le remboursement des frais réels et l’indemnisation forfaitaire des frais professionnels. Si vous êtes en recherche d’emploi, sachez qu’il est possible de négocier l’option de dédommagement avant la signature de contrat. En second lieu, le remboursement des frais engagés pour une activité professionnelle est courant à tous types de structures. Les entreprises de toutes tailles et les associations sont concernées. Pour le dire autrement, les employés non-cadres, les bénévoles, les cadres et les dirigeants peuvent faire une note de frais. Par contre, les entrepreneurs ne peuvent en principe pas voir leurs frais professionnels remboursés. La raison étant qu’ils bénéficient d’un abattement forfaitaire directement applicable sur leur chiffre d’affaires.

Quelles sont les dépenses pouvant être remboursées en établissant une note de frais ?

Les frais remboursables et engagés dans le cadre d’une activité professionnelle sont les dépenses ci-après :

  • Frais de déplacement (carburant, stationnement, ticket de transport en commun…).
  • Indemnités kilométriques
  • Dépenses de restauration
  • Frais de documentation
  • Frais d’abonnement (internet, téléphone…)

Les règles de remboursement à respecter

Comme vous l’aurez deviné, les dépenses doivent être engagées dans l’intérêt ou les besoins de l’entreprise. Par ailleurs, le montant des dépenses doit être raisonnable. Dans le cas contraire, l’administration considèrera les frais comme un avantage en nature. Les dépenses doivent également faire l’objet d’une justification par des factures détaillées. Celles-ci sont d’ailleurs à inclure dans la note de frais.

Comment remplir une note de frais ?

Vous pouvez réaliser une note de frais depuis une simple feuille Excel uniformisée. L’idéal est toutefois d’utiliser un modèle exploitable par l’entreprise, le comptable et les collaborateurs. Dans tous les cas, un maximum d’informations est à inclure sous forme de tableau et de colonne dans la feuille de calcul :

  • La date
  • Vos noms et prénoms
  • Le descriptif de la mission
  • Le lieu et l’heure du déplacement
  • La description des frais selon leur nature (repas, logement, déplacement…)
  • Les montants engagés
  • L’indication de la TVA
  • Les différents justificatifs et les factures
  • Les signatures de l’employeur et du salarié
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