Créer sa société : Les registres obligatoires

Pour créer une société, ses associés fondateurs doivent respecter un certain formalisme. Il en va de même en cours de vie sociale durant laquelle ils doivent se conformer à de nombreuses obligations légales. Parmi celles-ci, l’on peut citer l’établissement, la tenue et la conservation de registres obligatoires. À l’instar des registres juridiques, registres relatifs au personnel, registres pour la sécurité de l’entreprise… Cet article fait d’ailleurs toute la lumière sur ces différents types de registres obligations et leur intérêt.

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L’intérêt des registres obligatoires au sein d’une entreprise

Dès leur création, les entreprises doivent établir et tenir un certain nombre de registres obligatoires. Pourquoi ? Tout simplement parce que c’est une obligation légale à laquelle elles doivent se soumettre. Ainsi, en cas de manquement, des sanctions (paiement d’amendes par exemple) peuvent parfaitement bien s’appliquer. L’intérêt premier de présenter des registres obligatoires conformes et à jour est donc d’ordre financier.

Il convient également de savoir que les registres obligatoires permettent de connaître l’historique de la société. En effet, ils constatent et reflètent les évènements marquants de la vie de la structure. Ce qui peut se révéler par exemple d’une grande utilité dans le cadre de négociations inhérentes à la valorisation de l’entreprise. D’une manière générale, les registres obligatoires sont par ailleurs un gage de transparence. Mais encore, ils permettent bien évidemment à une société de justifier le respect de ses obligations et de la conformité de ses actions aux dispositions légales.

Les différents registres obligatoires

Les registres juridiques obligatoires

Trois registres juridiques s’avèrent obligatoires dès la création d’une société. Il s’agit du :

  • Registre des assemblées générales : ce registre permet de conserver les procès-verbaux des délibérations de la collectivité d’associés ou d’actionnaires lors des assemblées générales. Dans le cas d’une société unipersonnelle (SASU et EURL), il prend le nom de registre des décisions de l’associé unique.
  • Registre des mouvements de titres : ce registre consigne toutes les opérations liées au capital social de l’entreprise. Seules les sociétés par actions (SAS, SA…) sont dans l’obligation d’établir ce registre des mouvements de titres.
  • Registre des bénéficiaires effectifs : obligatoire depuis août 2017, ce registre permet d’identifier les personnes physiques qui exercent un contrôle effectif au sein de la société.

Les registres relatifs au personnel

Pour les registres obligatoires relatifs au personnel, l’entreprise doit penser notamment aux trois documents suivants :

  • Registre unique du personnel : ce registre est à mettre en place dès l’embauche du premier salarié. Il répertorie toutes les personnes accueillies au sein de l’entreprise, qu’il s’agisse d’un stagiaire ou de travailleurs à domicile ou d’un étranger ayant un titre valant autorisation de travail. Et ce, dans leur ordre d’arrivée et même quand l’employé aura quitté l’établissement. À noter que pour un étranger il faudra lui fournir un titre valant autorisation de travail pour éviter des accrocs avec le comité d’hygiène.
  • Registre de repos hebdomadaires particuliers : ce registre est obligatoire uniquement pour les entreprises ayant des salariés soumis à un régime de repos hebdomadaires particuliers.
  • Registre des délégués du personnel : la tenue du registre des délégués énumère les demandes des délégués du personnel et les réponses de l’employeur de la société.

Le médecin du travail a accès à ce registre pour des observations et mises en demeure de l’inspection du travail, ou pour prendre des mesures en matière d’hygiène, ou encore pour répertorier un accident du travail.

Les registres pour la sécurité de la société

Il importe aussi de penser aux registres pour la sécurité de la société au moment de sa constitution ; en outre pour éviter les mauvaises appréciations de l’inspecteur du travail dans ses observations et mises en demeure. Une inspection du travail est parfois nécessaire pour éviter un quelconque accident du travail ou un danger grave et imminent. À savoir :

  • Le registre des contrôles de sécurité : ce registre liste l’identité et la qualité des personnes qui effectuent des contrôles réguliers des équipements des lieux de travail comme l’inspecteur du travail. Sans oublier la date de contrôle.
  • Le registre des accidents du travail : ce registre inventorie les accidents du travail n’ayant entraîné ni arrêt de travail ni soins par le médecin du travail. D’où son autre appellation « registre des accidents bénins ».
  • Le registre unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) : la tenue du registre d’évaluation permet de répertorier l’ensemble des risques auxquels les salariés d’une entreprise s’exposent dans leurs lieux de travail. Il permet surtout à la structure d’évaluer ces risques et d’élaborer le plan d’action adapté pour éviter un danger grave et imminent.

En effet les membres du CHSCT (Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail) stabilisent les salariés au sein des entreprises dans le but de prévenir les dangers en matière d’hygiène.

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