Comment déposer les comptes annuels d’une société ? Les formalités à respecter

Face à l’obligation de déposer les comptes annuels, certains professionnels prennent du retard ou sont négligents. Cela concerne particulièrement les jeunes entreprises qui méconnaissent les formalités (sans parler de celles qui veulent camoufler leurs difficultés financières). Ainsi, pour éclairer les entrepreneurs sur cette obligation légale, nous avons élaboré ce guide.

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Les entreprises qui doivent déposer leurs comptes annuels

Que ce soit des sociétés commerciales ou des sociétés civiles, elles doivent déposer leurs comptes annuels pour les formes juridiques suivantes :

  • Entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée (EURL)
  • Sociétés à responsabilité limitée (SARL)
  • Sociétés par actions simplifiées unipersonnelles (SASU)
  • Sociétés par actions simplifiées (SAS)
  • Sociétés anonymes (SA)
  • Sociétés en commandite par actions (SCA)
  • Sociétés en nom collectif (SNC) dont tous les associés sont des personnes morales
  • Sociétés d’exercice libéral (Sociétés d’Exercice libéral à Responsabilité limitée, SELAFA, SELCA, SELAS)
  • Sociétés coopératives agricoles, à partir de certains seuils
  • Sociétés civiles immobilières (SCI) soumises à l’IS (impôt sur les sociétés)

Sont donc dispensées de l’obligation de dépôt au greffe des comptes de l’exercice comptable de l’année les entreprises individuelles et les SCI ayant opté pour l’IR (impôt sur le revenu).

Les documents comptables faisant l’objet du dépôt

Les comptes annuels de l’exercice écoulé sont concernés par le dépôt. Il s’agit principalement de 3 documents, à savoir :

  • Le bilan,
  • Le compte de résultat,
  • Les annexes.

Le bilan reflète les avoirs (stock, créances, caisse…) et les dettes (fournisseurs, fiscales, emprunts bancaires…) de l’entreprise. Le compte de résultat tient compte des recettes (ventes de marchandises…) et des dépenses (achats de matières premières…). Et les annexes apportent des explications complémentaires aux deux premiers documents.

Mis à part cela, il faut :

  • Le procès-verbal de l’assemblée d’approbation des comptes
  • Le rapport du commissaire aux comptes, s’il y a lieu
  • Le rapport du conseil de surveillance, notamment pour les SA et SCA
  • Le rapport de gestion du groupe pour les sociétés cotées dans le cas des comptes consolidés.

Si l’entrepreneur choisit de faire le dépôt des comptes par voie électronique, les documents doivent être signés électroniquement et transmis au format PDF après le rapport des différents organismes (rapport du conseil de surveillance, etc.).

Cas exceptionnels :

#1 — Toutes les entreprises ne sont pas soumises à l’obligation légale d’établir des annexes. Pour cela, il faut qu’elles ne soient pas des établissements de crédit ou de financement, une société d’assurance, une société cotée ou une société de gestion du groupe de titres de participation. En plus, il faut qu’elles remplissent deux des trois critères suivants :

  • Total bilan < 350 000 €
  • CA net < 700 000 €
  • Nombre de salariés < 10

#2 — La présentation des comptes annuels peut se faire de manière abrégée ou détaillée. Seules les entreprises qui remplissent les conditions requises peuvent établir des comptes annuels agrégés. Par exemple, les sociétés commerciales sous la forme de Sociétés à responsabilité limitée doivent remplir deux des trois conditions suivantes :

Pour le bilan et le compte de résultat,

  • Total bilan 267 000 euros
  • Total CA 534 000 euros
  • Nombre de salariés permanents 10

Pour l’annexe,

  • Total bilan 3 650 000 euros
  • Total CA 7 300 000 euros
  • Nombre de salariés permanents 50

Déposer les comptes annuels au Greffe : les démarches à suivre

1ère étape : Convoquer une assemblée générale

Une assemblée générale ordinaire doit avoir lieu au moins une fois par an dans les 6 mois suivant l’exercice clos. Elle est notamment compétente pour l’approbation des comptes annuels de l’entreprise.

Ainsi, la convocation des associés ou actionnaires qui incombe au gérant ou dirigeant doit se faire au minimum 15 jours avant la réunion. Les comptes à approuver seront également envoyés aux associés par la même occasion.

2e étape : Approuver les comptes

Au moment de l’AG, les associés ou actionnaires sont libres de discuter sur les comptes de l’entreprise et de voter sur les décisions à prendre (affectation du résultat, distribution des dividendes, etc.). Force est de rappeler que les modalités de vote varient en fonction des statuts.

Si les comptes sont approuvés, ils peuvent être déposés au Greffe. Dans le cas contraire, une modification est nécessaire en vue d’une nouvelle approbation. Sinon, on ne peut pas procéder à la proposition d’affectation du résultat.

3e étape : Rédiger le procès-verbal

Le PV d’assemblée est un document indispensable lors du dépôt des comptes au Greffe du tribunal de commerce. En effet, il relate ce qui a été dit et fait lors de la réunion (ordre du jour, proposition d’affectation et résolution d’affectation votée, résultat des votes, etc.).

Donc, le PV doit être soigneusement rédigé par le secrétaire d’assemblée ou un membre des organes exécutifs de la société dans les meilleurs délais. Ensuite, il va être paraphé et signé par le président de l’assemblée et les signataires concernés. Dans les circonstances délicates, il est judicieux de rédiger un brouillon en fin de séance et le faire signer afin d’écarter les éventuelles contestations après l’assemblée.

4e étape : Réaliser le dépôt des comptes

Les comptes annuels approuvés doivent être déposés au Greffe au plus tard 1 mois après l’AG. Autrement dit, 7 mois après la clôture de l’exercice.

Pour cela, le déposant a trois possibilités :

  • Effectuer un dépôt sur place (directement au Greffe),
  • Procéder par courrier, en recommandé avec avis de réception,
  • Ou par voie électronique (sur le site de l’Infogreffe ou via les Legaltechs). Dans ce dernier cas, l’entreprise dispose d’un mois supplémentaire pour réaliser le dépôt.

Toutefois, si l’entreprise n’est pas en mesure de respecter ces délais légaux, il est recommandé de faire une demande de prorogation au Président du Tribunal avant l’expiration du délai de six mois. Mais, en tout état de cause, la requête peut être recevable ou non.

Combien coûte le dépôt des comptes annuels ?

Cette formalité a effectivement un coût juridique présenté dans le tableau qui suit :

Type de dépôtSur placePar courrierEn ligne
Émoluments du greffe (frais postaux ou diligence de transmission incluse) 13,19 €14,21 €
TVA 2, 64 €2,84 €
INPI 5, 45 €5,45 €
BODACC 24, 20 €24,20 €
Coût dépôt des comptes annuels44, 48 €45,48 €46,70 €
Coût du certificat de dépôt des comptes2, 23 €1,49 €3,71 €

Pour la procédure en ligne, le paiement se fait par carte bancaire, tandis que pour le reste, le paiement se fait par chèque à l’ordre du greffe du tribunal de commerce, d’instance ou mixte de commerce concerné.

Quelles sont les sanctions en cas de retard ou de non-dépôt ?

D’abord, il faut savoir que le Greffe du tribunal de commerce envoie régulièrement des lettres de relance en cas de retard ou d’oubli de la part de la société. Selon le Code de commerce, chaque jour de retard occasionne des frais à payer au Trésor public.

Ensuite, si l’entreprise fait défaut de l’obligation de dépôt au greffe des comptes de l’exercice comptable de l’année dans les délais impartis, elle s’expose à une sanction pénale. Soit, une amende de 1500 euros à 3000 euros (en cas de récidive).

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