Les différents inventaires à réaliser et comment procéder ?

Importance de l’inventaire

Étant basé sur le principe de l’observation physique, c’est l’outil incontournable en tant que pièces justificatives qui donne le plus d’assurance sur la réalité et la correcte estimation des éléments du patrimoine de l’entreprise ainsi que sur sa situation financière. Il est donc impératif qu’une entreprise réalise périodiquement des inventaires afin de s’assurer de la réalité, de l’exhaustivité et de la correcte valorisation de ses actifs et passifs au cours de son exercice comptable.

Après avoir présenté ses principaux types d’inventaires, nous vous dirons comment les réaliser, en précisant les différentes étapes d’un inventaire, ainsi que les principes de base à respecter en distinguant les règles communes des règles spécifiques à chaque inventaire présenté au bilan comptable.

Inventaire de caisse

Ce type d’inventaire est celui qui est réalisé de façon systématique dans la plupart des entreprises (SARL, SAS…), indifféremment de leur taille.

Objet

Les éléments de patrimoine qui sont concernés dans un inventaire de caisse sont l’ensemble des encaisses physiques qui sont détenues dans l’entreprise. Sont regroupées dans les encaisses physiques :

• les sommes d’argent ;
• Les moyens de paiement détenus physiquement (chèques ou effets non encaissés ou non remis) ;
• Certificats de valeurs mobilières de placement.

Périodicité

Les inventaires de caisse doivent être réalisés obligatoirement, une fois chaque année, selon la loi. Mais pour des besoins de gestion et afin d’assurer un bon environnement de contrôle interne, les inventaires de caisse doivent être réalisés quotidiennement par les personnes qui sont en charge de la tenue des avoirs en caisse et mensuellement par des personnes qui les supervisent ou qui n’interviennent pas directement dans cette tenue de caisse.

Il est également opportun de prévoir des inventaires inopinés.

Résultats

Les inventaires de caisse donnent lieu à l’émission d’une fiche d’inventaire de caisse qui présente de façon détaillée, le nombre d’encaisses physiques par valeur actuelle et type.

Inventaire des stocks

C’est un inventaire qui revêt un caractère très important, surtout dans les entreprises qui manipulent, de façon habituelle, le type d’actifs concernés.

Objet

L’inventaire des stocks fournit des pièces justificatives des marchandises, matières premières et produits finis ou encours qui sont la propriété de l’entreprise, quel que soit l’endroit où ceux-ci se trouvent, mais également ceux qui sont détenus dans les locaux de l’entreprise, sans qu’ils n’en soient la propriété.

Périodicité

Généralement l’inventaire des stocks est réalisé mensuellement et annuellement. L’inventaire annuel des stocks est une obligation légale.

Résultats

L’inventaire des stocks permet de produire un listing détaillé et valorisé des différents stocks (les matières premières nécessitent le plus de traitement comptable), en précisant la quantité et la valeur actuelle de chaque type de stock, ainsi que son état.

En effet, l’état du stock impacte fortement sa valeur comptable, puisqu’il permet de constater des provisions pour dépréciation au titre d’exercices antérieurs. Une assurance peut aussi être prévu en cas d’incendie ou de vol par exemple.

Inventaire des immobilisations corporelles et des immobilisations incorporelles

L’inventaire des immobilisations est l’un des plus complexes à réaliser en matière de comptabilité générale, car il nécessite la maîtrise de beaucoup d’aspects techniques.

Objet

Sont concernées par l’inventaire des immobilisations, tous les biens qui sont enregistrés en immobilisation corporelle (matériel, installations et agencements, bâtiments et terrains) et en immobilisation incorporelle ou immobilisations financières (titres de participation, titres immobilisés…).

Périodicité

La loi demande que soit réalisé un inventaire des immobilisations, une fois chaque année.

Résultats

L’inventaire des immobilisations donne lieu à l’émission d’un état détaillé, en quantité et en valeur comptable, des différents types et occurrences d’immobilisations détenues par l’entreprise.

Comment réaliser un inventaire ?

Quel que soit le type d’inventaire que vous voulez réaliser pour votre bilan comptable, les étapes à suivre sont les mêmes. En outre, la réussite d’un inventaire dépend de respect de certaines règles de base.

Étapes d’un inventaire

Un inventaire comporte trois étapes :

• La préparation de l’inventaire qui comprend toutes les activités dont le but est de définir et fixer le cadre idéal de déroulement et de production des résultats de l’inventaire. Les activités principales sont la préparation des espaces d’inventaires, la définition des règles de prise et de finalisation d’inventaire, ainsi que la formalisation des rendus.
• La prise d’inventaire qui comprend les activités d’identification, de comptabilité générale et de codification des actifs concernés.
• La finalisation de l’inventaire qui comprend les activités de valorisation et d’élaboration des comptes-rendus d’inventaire.

Règles communes

Pour réussir un inventaire, il faut respecter certaines règles de base dont les plus essentielles sont :

• Le double comptage systématique, par des équipes différentes, des biens à inventorier.
• La séparation des activités de prise d’inventaire et de valorisation.
• L’utilisation de méthodes d’inventaire permanent.
• L’élaboration systématique de procédures d’inventaire.

Règles spécifiques

• L’inventaire des immobilisations doit donner absolument lieu à la codification des biens inventoriés selon une nomenclature prédéfinie (TIAP : pour les titres immobilisés de l’Activité de Portefeuille).
• Les inventaires de stocks demandent un travail important de préparation et de différenciation des aires de stockage ainsi que des éléments de stocks à inventorier.

Réaliser un inventaire soi-même ou se faire assister

Le fait de réaliser soi-même des inventaires ou de les externaliser dépend du volume des biens à inventorier, de leurs spécificités techniques par rapport aux compétences des équipes locales, et enfin, du besoin d’indépendance et de vraisemblance recherché.

Ce qui serait idéal, c’est de confier les inventaires annuels obligatoires à des professionnels extérieurs à l’entreprise.