Où et comment domicilier son entreprise à moindre coût ?

Domiciliation pas cher au domicile du dirigeant

C’est sans aucun doute la solution la moins chère pour domicilier une entreprise. De plus, cette forme de domiciliation s’adresse à toutes les entreprises, quel que soit le statut juridique.

Toutefois, la domiciliation au domicile du représentant légal est soumise à des conditions :

• il s’agit de la résidence principale du dirigeant ;
• aucune clause n’interdit la domiciliation.

Dans certains cas en effet, une clause du contrat de bail ou du règlement de copropriété, ou alors des règles d’urbanisme peuvent s’opposer à la domiciliation. Dans ce cas, elle reste possible, mais pour une durée limitée à cinq ans. Le dirigeant doit notifier le bailleur (s’il est locataire de son logement) ou le syndic de copropriété (s’il est propriétaire d’un logement en copropriété) de l’utilisation du logement comme adresse sociale de l’entreprise. Pour ce faire, il doit lui envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception.

Trois mois avant l’expiration de ce délai, le représentant doit déclarer une nouvelle adresse au greffe sous peine de radiation d’office de l’entreprise du Registre du commerce et des sociétés.

Attention, il n’est pas possible de recevoir des clients ou des marchandises au domicile personnel. L’adresse doit rester une adresse de correspondance. Par ailleurs, la domiciliation ne change pas l’affectation des locaux. De ce fait, le statut de baux commerciaux ne s’applique pas.

Les avantages de la domiciliation au domicile personnel du dirigeant

Plébiscitée par les entrepreneurs, notamment les entrepreneurs individuels et les microentrepreneurs, la domiciliation au domicile présente de nombreux avantages. En effet, cette forme de domiciliation est :

• Économique : elle permet d’éviter des frais de location ou d’achat de local. En outre, les frais liés à l’activité professionnelle (abonnement téléphonique, factures d’eau et d’électricité…) peuvent être supportés par l’entreprise.
• Pratique : le courrier personnel arrive directement au domicile du dirigeant. Ce qui facilite la gestion courante de l’entreprise telle que le paiement des impôts et taxes.

Les limites de cette forme de domiciliation

Si la domiciliation au domicile personnel présente des avantages certains, elle comporte aussi des limites qui peuvent freiner les entrepreneurs :

• D’abord, elle ne permet pas de préserver la vie privée du dirigeant. En effet, son adresse personnelle est connue de tous ses partenaires. Pour rappel, l’adresse du siège social doit figurer sur tous les documents officiels au nom de la société : devis, factures, etc.
• En outre, domicilier son entreprise chez soi ne donne pas de crédibilité à l’entreprise, encore moins une bonne visibilité.
• Enfin, dans le cas d’une domiciliation temporaire, un transfert de siège social tous les cinq ans peut freiner le développement de l’entreprise et donne une mauvaise image de la structure.

La domiciliation commerciale

La domiciliation commerciale consiste à affecter une adresse sociale à une entreprise par le biais d’une entreprise de domiciliation. Cette forme de domiciliation est encadrée par la loi. En effet, la société de domiciliation doit obligatoirement être immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (sauf si elle est une personne morale de droit public) et agréée par le préfet du département ou le préfet de police à Paris.

La domiciliation auprès d’une société de domiciliation implique la signature d’un contrat écrit entre la société domiciliataire et le domicilié. La durée du contrat est de 3 mois minimum, renouvelable par tacite reconduction sauf préavis de résiliation. En principe, la résiliation s’opère par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception.

Celui-ci doit contenir un certain nombre de mentions, à savoir :

• l’identité de la société de domiciliation et de l’entreprise domiciliée ;
• le numéro d’agrément préfectoral de la société de domiciliation ;
• la durée initiale du contrat (minimum 3 mois) ;
• les modalités de résiliation du contrat ;
• le loyer mensuel ;
• les modalités de paiement ;
• les services annexes proposés avec les conditions, leurs prix et les modalités de paiement ;
• les obligations du domiciliataire durant le contrat
• les obligations du domicilié durant le contrat.

Les avantages d’une domiciliation commerciale

La loi stipule que « le domiciliataire doit mettre à la disposition de l’entreprise domiciliée des locaux dotés d’une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements ».

En d’autres termes, la domiciliation commerciale permet aux entreprises de bénéficier d’un local destiné à assurer le bon déroulement de ses activités. En effet, les locaux mis à disposition sont équipés de mobiliers, de matériels informatiques, de salles de réunion… De plus, ils sont situés dans des quartiers prestigieux. Ce qui donne à la nouvelle entreprise une bonne visibilité et de la crédibilité auprès des tiers.

Par ailleurs, la société de domiciliation propose des services annexes qui facilitent la vie des entrepreneurs, tels qu’un service de secrétariat, l’accueil téléphonique, le suivi des courriers, etc. Certaines sociétés de domiciliation proposent également l’immatriculation de la société domiciliée.

En outre, le coût d’une domiciliation commerciale est nettement moins élevé que l’achat ou la location d’un local propre.

Enfin, la domiciliation commerciale peut être réalisée en ligne. En moins de cinq minutes, vous pouvez conclure un contrat de domiciliation. Un gain de temps non négligeable quand on sait que la création d’une entreprise demande beaucoup temps. De plus, le contrat est flexible.

Le coût d’une domiciliation commerciale

Le tarif dépend de plusieurs éléments.

• Le statut juridique de l’entreprise.
• La localisation (ville, quartier et rue).
• Les services supplémentaires.

En général, le prix varie de 10 à 70 € hors taxes par mois.

Domiciliation dans une pépinière d’entreprises

La pépinière d’entreprise est une structure qui héberge des entreprises nouvellement créées ou en activité depuis 2 ou 3 ans au maximum. Elle met à leur disposition des locaux partagés et leur fournit des conseils pour lancer et développer leurs activités. Les pépinières d’entreprises sont généralement publiques, mais on trouve également des structures privées.

Créé dans les années 1980, ce concept a été mis en place afin de faciliter la création ou la reprise d’entreprises. Ainsi, cette forme de domiciliation s’adresse à tous les créateurs et repreneurs.

On distingue 3 types de pépinières d’entreprises :

• les structures généralistes qui accueillent toutes les entreprises, indépendamment de leurs secteurs d’activités ;
• les structures spécialisées qui s’adressent à un secteur d’activités en particulier ;
• les pépinières pour entreprises innovantes : comme leur nom l’indique, elles accompagnent spécialement les entreprises utilisant les innovations technologiques.

Comment intégrer une pépinière d’entreprises ?

La domiciliation dans une pépinière d’entreprises est soumise à des critères d’âge (moins de 2 ou 3 mois comme on l’a dit) et de secteur d’activités si la pépinière est spécialisée.

Pour intégrer la pépinière, l’entreprise doit soumettre un dossier à un comité de sélection. Si celui-ci est accepté, elle signe une convention, généralement d’une durée de 3 ans.

À noter qu’il existe des contrats sans fin spécifiée.

Les avantages de cette forme de domiciliation collective

La domiciliation dans une pépinière d’entreprises présente de nombreux avantages :

• l’entreprise dispose de bureaux équipés avec des salles de réunion ;
• différents matériels sont mis à la disposition des entrepreneurs : téléphone, matériels informatiques, connexion internet, etc.
• l’entreprise bénéficie de formations, de financements, une assistance en gestion d’entreprise, d’un accès au réseau de la pépinière et de conseils pour se développer ;
• le coût est de 0 à 15 % moins cher que la location d’un local propre puisque les frais sont partagés avec les autres entreprises hébergées dans la pépinière.