Feuille de présence à une AG d’association : Quelles sont les obligations ?

Une association loi 1901 doit organiser une assemblée générale ordinaire au moins une fois par an. C’est un moment crucial pour la structure puisqu’il a pour objet la prise de décisions importantes relatives à son fonctionnement. Il est donc impératif que la majorité des membres assistent à cette réunion, sans quoi elle risque d’être annulée. De ce fait, il est nécessaire de prévoir dans les statuts la tenue d’une feuille de présence d’assemblée générale d’association. Au même titre que le procès-verbal d’AG, ce document possède une véritable valeur juridique. Il doit alors répondre à certaines obligations. Focus sur le sujet. 

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À quoi sert la feuille de présence d’une assemblée générale d’association ?

La feuille de présence est un document écrit indispensable à toute assemblée générale d’association. D’une part, elle sert à prouver la présence des membres et ceux représentés par procuration à la réunion. Pour le président de la séance et le conseil, elle s’avère pratique pour vérifier la présence des adhérents.

Il suffit pour ces derniers de l’émarger à l’entrée de l’assemblée générale pour justifier leur présence. Ainsi, on évite de perdre du temps à procéder à un appel.

D’autre part, ce formulaire permet de compter le nombre de participants afin de vérifier si les conditions de quorum prévues dans les statuts de l’association sont respectées. Il s’agit en effet du nombre minimum des membres qui doit être présent à l’assemblée générale. L’atteinte de cet effectif est requise pour que les décisions adoptées en assemblée générale soient valables. Ce qui permet de garantir la transparence des résultats du vote et d’instaurer une certaine démocratie au sein de l’association. En exigeant le respect du quorum, les décisions ne sont pas prises par la minorité. 

Par ailleurs, cette fiche permet de s’assurer que tous les votes sont pris en compte. Grâce à ce document, il est possible de connaître le nombre de voix dont dispose un membre en son nom personnel ou en tant que représentant d’un membre absent. 

À savoir que tout adhérent de l’association peut demander la consultation de cette feuille d’émargement. Cela, en vue de se procurer des informations sur le déroulement de l’assemblée générale.

En effet, avec le procès-verbal de l’AG, ce document est opposable à tous les participants à la réunion qui l’ont émargé. Il engage les signataires des décisions prises lors d’une assemblée générale.

En cas de contestation du vote ou de conflit entre les membres de l’association ou avec un tiers, il sert de preuve de l’approbation d’un membre à une résolution. Il permet d’attester devant les tribunaux que l’assemblée générale de l’association a bien eu lieu, que la règle de majorité a été respectée, et que le quorum a été atteint. Par la même occasion, il permet d’identifier précisément les personnes qui ont été présentes à la séance. 

Qui doit être présent à l’assemblée générale de l’association ?

En principe, tous les adhérents doivent participer à l’assemblée générale de l’association, que celle-ci soit de nature ordinaire ou extraordinaire. Néanmoins, les statuts ou le règlement intérieur peuvent exclure certains membres à une telle réunion. Les statuts peuvent par exemple écarter les membres non actifs ou encore ceux qui ne sont pas à jour dans le paiement de leurs cotisations.

Ne pouvant exprimer leurs voix au vote, ces derniers ne recevront donc pas de convocation à l’assemblée générale de l’association. Par conséquent, ils ne figureront pas sur la feuille de présence. 

Assemblée générale d’association : est-il obligatoire de tenir une feuille de présence ?

Aucun texte de la loi 1901 n’impose la tenue d’une fiche d’émargement lors d’une assemblée générale d’une association. La rédaction de ce document est donc facultative.

Néanmoins, les membres fondateurs de l’association peuvent exiger sa mise en place par le biais d’une disposition dans les statuts ou dans le règlement intérieur. Dans ce cas, son existence devient une obligation. D’autant plus que ce formulaire s’avère fortement utile si les statuts prévoient des conditions de quorum et/ou acceptent le vote par procuration. Il est fortement recommandé pour contrôler le bon déroulement de l’assemblée générale de l’association. 

Quelles mentions doit contenir une feuille de présence d’assemblée générale d’association ?

Pour avoir une valeur juridique probante, une feuille de présence doit contenir certaines informations obligatoires. Présentée sous forme de tableau, elle doit mentionner :

  • le nom de l’association ;
  • l’adresse du siège social ;
  • le type d’assemblée (ordinaire ou extraordinaire) ;
  • la date et le lieu de l’assemblée générale ;
  • les noms, prénoms et coordonnées (adresse, numéro de téléphone, courriel) des membres présents ;
  • leurs signatures ;
  • les noms, prénoms des membres représentés ;
  • les identités des représentants en cas de vote par procuration ;
  • l’effectif total des membres présents et représentés ;
  • la signature du président de séance.

Si les statuts ou le règlement intérieur prévoient la participation par visioconférence à l’assemblée générale, les membres qui y ont recours sont inscrits et considérés comme présents dans le formulaire d’émargement.

Comment tenir une feuille de présence d’assemblée générale ?

À l’arrivée des membres de l’association

Dès leur arrivée à l’assemblée générale, les membres de l’association doivent émarger la feuille de présence. Ceux qui détiennent des procurations pour représenter des membres absents doivent les présenter avant d’apposer leur signature sur la feuille. Ces procurations seront ensuite jointes au formulaire d’émargement.

Au cours de l’assemblée générale

Signer la fiche d’émargement permet à un membre d’une association loi 1901 ou à son mandataire de confirmer sa présence pendant toute la durée de l’assemblée générale.

Toutefois, il convient d’ajouter dans le tableau une case pour noter l’arrivée tardive ou le départ anticipé d’un membre ou de son représentant. C’est indispensable pour ajuster en temps réel l’effectif des participants à la séance ainsi que le nombre des voix en vue de calculer les majorités.

De ce fait, si un membre quitte l’assemblée générale de manière anticipée, le secrétaire de séance doit mentionner son départ dans la feuille d’émargement. De même, s’il veut déléguer un pouvoir à une autre personne adhérente de l’association pour le représenter jusqu’à la fin de l’assemblée générale, cette information doit être rapportée dans le formulaire qui sera ensuite signé par le mandataire.

À la fin de la réunion

À l’issue de l’assemblée générale d’association, le président de séance a pour obligation de vérifier que tous les participants ont émargé la feuille de présence. Ceci fait, il certifie le document en le signant à la dernière page. Celui-ci est ensuite annexé au procès-verbal de l’assemblée générale de l’association.

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