Gestion des notes de frais

De nombreuses entreprises se trouvent confrontées dans leur exploitation aux notes de frais, alors que leur gestion présente des spécificités qu’il est impérieux de connaitre. Dans les lignes suivantes, il vous sera présenté les règles fiscales et sociales qui s’appliquent aux principales notes de frais, après que celles-ci aient été expliquées de façon succincte et que leur mode d’établissement ainsi que l’organisation qui se doit de les soutenir ait été détaillé.

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Définition et éligibilité des notes de frais

Toute dépense engagée par un dirigeant ou un salarié d’une entreprise, lorsqu’il est en déplacement ou en mission pour l’entreprise, est réputée être une note de frais. Elles doivent être remboursées à la personne qui les a engagées à condition d’être valable.

Pour être reconnues effectivement comme des notes de frais, ces dépenses doivent avoir été effectuées dans l’intérêt de l’entreprise, dans le cadre des activités qui sont en rapport avec la mission et doivent pouvoir être prouvées par des justificatifs.

Organisation autour de la gestion des notes de frais

Il est impératif que la gestion des notes de frais soit assise sur une organisation structurée et bien cordonnée. Cette organisation doit prévoir dès le démarrage de l’entreprise, les personnes en charge des différents traitements à réaliser, les tâches qui leur sont dévolues et les procédures à suivre. Pour être valides au niveau du système de comptabilité, les procédures doivent présenter entre autres :

  1. Les règles d’établissement ;
  2. Les dépenses éligibles ;
  3. Les justificatifs acceptés ;
  4. Les modes de remboursements.

Établissement des notes de frais

Les notes de frais sont établies par les personnes qui les ont engagées dès le retour de mission, ou de façon cumulées en fin de mois, en fonction des procédures de l’entreprise, puisqu’aucune règle légale n’existe en la matière. Elles peuvent être effectuées de façon automatique dans l’outil de gestion de l’entreprise ou sur papier, ou encore avec un tableur. Aussi, il est désormais possible d’établir ses notes de frais en ligne (surtout pour les repas) avec les différents logiciels accessibles par réseau. Un outil en ligne est toujours plus accessible, surtout pendant les déplacements pour le travail. 

En outre, les différents justificatifs doivent être adjoints pour validation.

Les dépenses éligibles

  • Les dépenses des repas au restaurant à condition que le motif de l’invitation et le nom des invités soient indiqués sur le justificatif avec les coûts, qui doit présenter les infirmations de location et d’appellation de l’établissement.
  • Les dépenses d’hébergement et de logement qui sont éligibles lorsque le salarié ne peut pas regagner son domicile à cause d’un éloignement d’au moins 50 km ou lorsque son domicile n’est pas suffisamment par les transports en commun.
  • Les frais forfaitaires dont le barème de calcul est disponible sur le site de l’Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales, qui est actualisé chaque année. Toutefois, il faut préciser que les opérations liées au travail des dirigeants assimilés salariés ne peuvent pas bénéficier de ce système d’évaluation.
  • Les indemnités kilométriques qui sont admises lorsque la personne est en déplacement avec son véhicule personnel. Ces dépenses de déplacements sont destinées à couvrir les frais de carburant, d’entretien d’assurance ou de réparation du véhicule auprès de l’employeur.
  • Tout autre frais engagé dans l’intérêt de l’entreprise, susceptible d’être remboursé et appuyé par un justificatif comprenant les coûts, peut être intégré dans la note de frais en fonction de la validation des managers.

Le remboursement des notes de frais

Cela peut se faire de trois manières : au réel, de manière forfaitaire, ou par déduction supplémentaire pour frais professionnels.

  • Au réel consiste à rembourser exactement les montants dépensés.
  • De manière forfaitaire où l’employeur doit effectuer des remboursements en se basant sur un barème forfaitaire. Ce dernier est mis à disposition pour l’URSSAF (voir point 2).
  • La déduction supplémentaire pour frais qui est plafonnée à 7 600 euros par an.

Régime fiscal et social

  • Les frais professionnels sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise, et le bénéficiaire n’est pas imposé au titre de l’IR, au niveau de la comptabilité.
  • Lorsqu’ils sont justifiés et dans la limite du barème de l’URSSAF, les frais forfaitaires sont exonérés de cotisations sociales. Au-delà, les frais sont soumis aux cotisations sociales.
  • Les frais réels sont exonérés de cotisations sociales par les managers
  • Les dépenses d’hébergement ou de logement sont exclues du droit à déduction. Il n’est pas possible de récupérer la TVA qui les grève.
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