Gestion des notes de frais

De nombreuses entreprises se trouvent confrontées dans leur exploitation aux notes de frais, alors que leur gestion présente des spécificités qu’il est impérieux de connaitre. Dans les lignes suivantes, il vous sera présenté les règles fiscales et sociales qui s’appliquent aux principales notes de frais, après que celles-ci aient été expliquées de façon succincte et que leur mode d’établissement ainsi que l’organisation qui se doit de les soutenir ait été détaillé.

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Définition et éligibilité des notes de frais

Toute dépense engagée par un dirigeant ou un salarié d’une entreprise, lorsqu’il est en déplacement ou en mission pour l’entreprise, est réputée être une note de frais. Elles doivent être remboursées à la personne qui les a engagées à condition d’être valable.

Pour être reconnues effectivement comme des notes de frais, ces dépenses doivent avoir été effectuées dans l’intérêt de l’entreprise, dans le cadre des activités qui sont en rapport avec la mission et doivent pouvoir être prouvées par des justificatifs.

Organisation autour de la gestion des notes de frais

Il est impératif que la gestion des notes de frais soit assise sur une organisation structurée et bien cordonnée. Cette organisation doit prévoir dès le démarrage de l’entreprise, les personnes en charge des différents traitements à réaliser, les tâches qui leur sont dévolues et les procédures à suivre. Pour être valides au niveau du système de comptabilité, les procédures doivent présenter entre autres :

  1. Les règles d’établissement ;
  2. Les dépenses éligibles ;
  3. Les justificatifs acceptés ;
  4. Les modes de remboursements.

Établissement des notes de frais

Les notes de frais sont établies par les personnes qui les ont engagées dès le retour de mission, ou de façon cumulées en fin de mois, en fonction des procédures de l’entreprise, puisqu’aucune règle légale n’existe en la matière. Elles peuvent être effectuées de façon automatique dans l’outil de gestion de l’entreprise ou sur papier, ou encore avec un tableur. Aussi, il est désormais possible d’établir ses notes de frais en ligne (surtout pour les repas) avec les différents logiciels accessibles par réseau. Un outil en ligne est toujours plus accessible, surtout pendant les déplacements pour le travail. 

En outre, les différents justificatifs doivent être adjoints pour validation.

Les dépenses éligibles

  • Les dépenses des repas au restaurant à condition que le motif de l’invitation et le nom des invités soient indiqués sur le justificatif avec les coûts, qui doit présenter les infirmations de location et d’appellation de l’établissement.
  • Les dépenses d’hébergement et de logement qui sont éligibles lorsque le salarié ne peut pas regagner son domicile à cause d’un éloignement d’au moins 50 km ou lorsque son domicile n’est pas suffisamment par les transports en commun.
  • Les frais forfaitaires dont le barème de calcul est disponible sur le site de l’Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales, qui est actualisé chaque année. Toutefois, il faut préciser que les opérations liées au travail des dirigeants assimilés salariés ne peuvent pas bénéficier de ce système d’évaluation.
  • Les indemnités kilométriques qui sont admises lorsque la personne est en déplacement avec son véhicule personnel. Ces dépenses de déplacements sont destinées à couvrir les frais de carburant, d’entretien d’assurance ou de réparation du véhicule auprès de l’employeur.
  • Tout autre frais engagé dans l’intérêt de l’entreprise, susceptible d’être remboursé et appuyé par un justificatif comprenant les coûts, peut être intégré dans la note de frais en fonction de la validation des managers.

Le remboursement des notes de frais

Cela peut se faire de trois manières : au réel, de manière forfaitaire, ou par déduction supplémentaire pour frais professionnels.

  • Au réel consiste à rembourser exactement les montants dépensés.
  • De manière forfaitaire où l’employeur doit effectuer des remboursements en se basant sur un barème forfaitaire. Ce dernier est mis à disposition pour l’URSSAF (voir point 2).
  • La déduction supplémentaire pour frais qui est plafonnée à 7 600 euros par an.

Régime fiscal et social

  • Les frais professionnels sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise, et le bénéficiaire n’est pas imposé au titre de l’IR, au niveau de la comptabilité.
  • Lorsqu’ils sont justifiés et dans la limite du barème de l’URSSAF, les frais forfaitaires sont exonérés de cotisations sociales. Au-delà, les frais sont soumis aux cotisations sociales.
  • Les frais réels sont exonérés de cotisations sociales par les managers
  • Les dépenses d’hébergement ou de logement sont exclues du droit à déduction. Il n’est pas possible de récupérer la TVA qui les grève.

Étudier la TVA sur les notes de frais revient à connaitre les règles générales de déduction, ainsi que d’analyser celles qui sont spécifiques à certaines dépenses qui figurent en note de frais.

LA TVA sur note de frais

Les règles relatives au recouvrement de la TVA sur les notes de frais doivent être parfaitement maîtrisées, sinon l’entreprise s’expose à d’importants désagréments au niveau de la comptabilité, en cas de contrôle fiscal.

Règles de base sur la récupération de la TVA sur les notes de frais

Le recouvrement de la TVA sur les notes de frais est possible que si :

  • Les dépenses concernées ont été effectuées pour les besoins de l’entreprise, qu’elles soient correctement justifiées par des factures au nom de l’entreprise et qu’elles indiquent ostensiblement le montant de la TVA payée.
  • Et la TVA exigible chez le fournisseur qui a émis la facture.

En termes d’exigibilité, les règles diffèrent en fonction de la nature de la dépense (repas, essence, gazole, logement, restauration, véhicules de tourisme, péage…).

Règles de remboursement spécifiques à certains types de notes de frais

Les notes de frais qui doivent faire l’objet d’une analyse spécifique au niveau de la comptabilité sont les frais de carburant, les dépenses de déplacement et de stationnement, les dépenses d’hébergement et les frais de réception (notamment pour le cas d’un voyage d’affaires où il y a fréquemment un transport en train ou en avion, les dépenses pour la restauration, le logement…). Celles-ci viennent compléter les règles de base vues précédemment doivent également être respectées.

La TVA sur les frais de carburant n’est récupérable que s’il s’agit du gazole, du gaz de pétrole liquéfié (GPL), ou du Super Éthanol 85. Dans les deux premiers cas, le recouvrement est total, tandis que pour le deuxième carburant, elle est permise à hauteur de 80 %. Lorsque le GPL est à l’état gazeux, la TVA n’est récupérable qu’à 50 % pour les véhicules de tourisme (et à 100 % pour un transport en véhicules utilitaires). Pa contre, la TVA n’est jamais récupérable lorsque le carburant est de l’essence.

Les dépenses de déplacement en avion, bateau ou en train ne peuvent pas être récupérées, puisque celles-ci ne font pas objet d’une TVA. Il en est de même pour les indemnités kilométriques demandées sur les notes de frais ne supportent pas la TVA, il n’y a donc également pas de recouvrement de TVA sur ces dépenses.

La TVA sur les dépenses en hébergement est récupérable en partie, sur la fraction qui est relative aux prestations obtenues auprès des partenaires ou prospects de l’entreprise.

Les dépenses de stationnement donnent droit à un recouvrement de la TVA que si les lieux de stationnement sont des emplacements réservés aux clients, aux visiteurs ou aux membres du personnel. Lorsqu’elle grève les dépenses pour le ticket de péage, la TVA est normalement récupérable.

La TVA sur les frais de réception engagés par le salarié ou le dirigeant lorsqu’il est en mission est récupérable, à condition que leur caractère professionnel soit prouvé et que les factures libellées au nom de l’entreprise mentionnent l’identité et la qualité du fournisseur.

Remarque : lorsqu’une note de repas dans un restaurant est inférieure à 150 euros, un ticket de caisse mentionnant le taux et le montant de la TVA, le montant HT et le montant TTC, suffit à exercer le droit à déduction.

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