Pourquoi et comment mettre en place un numéro gratuit ?

Entièrement gratuit, le numéro vert est de plus en plus utilisé dans le milieu professionnel. Grâce à ce dispositif, l’appelant peut passer des appels depuis un téléphone fixe ou un mobile sans supporter le coût de communication. Ce frais est laissé à la charge du destinataire. Pour les entreprises, proposer un numéro gratuit aux clients représente un véritable atout compétitif. C’est une excellente manière de satisfaire la clientèle et, par conséquent, de se démarquer de la concurrence. Pour les entrepreneurs qui sont encore réticents, voici les avantages de créer un numéro vert ainsi que la façon de le mettre en place.

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Les raisons de mettre en place un numéro vert 

L’utilisation d’un numéro gratuit est bénéfique tant pour les PME que les grandes entreprises. Les raisons de créer cette ligne de communication sont nombreuses.

Faciliter la prise de contact

La première raison de mettre en place des numéros verts est de simplifier les échanges avec les clients et les prospects. La gratuité des appels va encourager les utilisateurs à se renseigner sur un produit, passer des commandes ou encore à demander des conseils ou un service après-vente. Le nombre de contacts augmente ainsi de façon significative et l’entreprise engage davantage des prospects qualifiés.

Par ailleurs, le numéro vert permet d’élargir le rayonnement de l’entreprise. Celle-ci peut toucher des prospects au-delà des frontières françaises en mettant à leur disposition une ligne spéciale pour les appels provenant de l’étranger.

Améliorer son image

L’installation d’un numéro vert est bénéfique pour l’image de marque. Cette démarche démontre la volonté de l’entreprise à écouter et à s’ouvrir aux échanges. En restant accessible et disponible pour les consommateurs, elle fait preuve de transparence et d’honnêteté, des valeurs qui sont au cœur des attentes des clients. Mettre un numéro gratuit à disposition des usagers est le meilleur moyen de leur indiquer qu’ils sont au centre de l’attention. 

Optimiser la gestion du service client

L’utilisation des numéros verts révolutionne la gestion du service clientèle. Si la mise à disposition de numéros non surtaxés devient une obligation depuis 2015, l’usage de numéros verts se présente comme une excellente alternative pour joindre le service client. 

Relié à un serveur, un numéro vert est souvent associé à un outil d’analyse statistique automatisé. Grâce à cette application, il est possible de :

  • collecter des données statistiques liées aux appels (durée, nombre d’appels, etc) ;
  • analyser les données pour segmenter les cibles et répondre aux demandes de manière personnalisée ;
  • suivre en temps réel des appels passés par l’équipe commerciale.

En observant ces informations, il est facile d’évaluer la performance du numéro gratuit. L’entreprise peut alors adapter au mieux ses campagnes.

Optimiser les campagnes marketing et d’information

Le numéro vert est un puissant levier de contact lors d’une campagne marketing ou une campagne d’information. Ce canal est d’une aide précieuse pour recevoir des retours suite à une publicité sur les différents médias. Les personnes intéressées par les produits ou services n’hésiteront pas à contacter pour demander plus d’informations, prendre rendez-vous et même passer des commandes.

Satisfaire et fidéliser la clientèle

L’usage de plusieurs numéros permet à l’entreprise de segmenter les clients, et ainsi, de mieux la fidéliser. Chaque segment a donc son propre numéro. Par exemple, un numéro vert est attribué aux clients réguliers, tandis qu’un autre sert à recevoir les appels des nouveaux prospects. De cette manière, il est plus simple de cerner les besoins de chaque catégorie de consommateur et d’y répondre adéquatement. Ce qui augmente considérablement le niveau de satisfaction des clients. 

Baisser le coût des appels

Le prix d’un numéro vert varie d’un opérateur à un autre. Il convient de comparer les offres et de choisir celle qui propose de meilleures conditions pour minimiser le coût d’un appel.

En général, un numéro vert est facturé par abonnement mensuel. Cependant, la plupart des offres sont disponibles sans engagement sur le volume d’appel ou la durée. L’entreprise peut alors se désabonner à tout moment. Dans ce cas, l’obtention d’un numéro gratuit sans engagement est idéale pour relayer une campagne de communication ponctuelle.

Un numéro simple d’utilisation

Le numéro gratuit est apprécié pour sa facilité d’usage. Sa mise en œuvre ne nécessite pas l’installation d’une ligne téléphonique supplémentaire et sa gestion quotidienne ne requiert aucune compétence particulière. De plus, il est rapidement opérationnel. En peu de temps, le numéro vert est joignable partout en France et dans le monde.

Comment créer un numéro gratuit ?

Disposer des numéros verts présente de multiples avantages pour l’entreprise. Toute organisation a tout intérêt de l’instaurer.

Un numéro gratuit est simple à créer. Deux options s’offrent à vous pour le mettre en place : soit vous l’achetez auprès d’un opérateur téléphonique, soit vous demandez la création d’un numéro virtuel gratuit sur le site d’un prestataire.

La première solution consiste à choisir un numéro disponible qui sera installé sur une ligne téléphonique ou mobile. En principe, celui-ci sera activé dans les 24 heures qui suivent. Vous pouvez ensuite le personnaliser en paramétrant par exemple une musique d’attente, une annonce d’accueil, un menu à choix multiple, etc. Vous avez également la possibilité de configurer les horaires de disponibilité du standard téléphonique selon vos horaires d’ouverture et de fermeture.

En ce qui concerne le numéro virtuel, cette solution n’exige pas la présence d’une ligne téléphonique fixe ou mobile. Pour l’obtenir, il suffit de souscrire un forfait auprès d’un opérateur. Il est ainsi plus facile à installer.

Diverses fonctionnalités peuvent s’associer au numéro virtuel. Vous pouvez y ajouter une solution de tracking qui facilitera l’identification des leviers de vente. De cette manière, vous pouvez améliorer vos tunnels de conversion. Des services automatisés sont également disponibles pour assurer le suivi client, réduire le temps d’attente de chaque appel, assurer la prise d’appel en dehors des heures d’ouverture, transférer un appel vers un conseiller… 

Puis, il est particulièrement recommandé d’ajouter un serveur vocal interactif (SVI). Ce logiciel rend les numéros verts intelligents. Il permet de prendre en charge les appels entrants et sortants via des messages vocaux préenregistrés. Cette application est capable d’automatiser le standard téléphonique en orientant les usagers vers le bon interlocuteur ou en répondant intuitivement à certaines requêtes. De plus, le SVI est doté de fonctionnalités multiples : redirection des appels, gestion de fil d’attente, choix multiples, etc. 

 

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