Afin de se conformer à la loi, il est obligatoire de rédiger un procès-verbal à la fin de chaque assemblée générale d’une Société Civile Immobilière (SCI). Compte tenu de l’utilité de ce document, sa constitution doit obéir à certaines règles. Concrètement, qu’est-ce qu’un procès-verbal d’AG d’une SCI ? Comment l’établir ? Quelles sont les mentions obligatoires qu’il doit contenir ? Les réponses dans ce dossier.
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comparerLe procès-verbal d’AG d’une SCI, qu’est-ce que c’est ?
Le procès-verbal est un acte rédigé durant une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire de la SCI. Il permet de retranscrire les décisions prises et tout autre évènement survenu au cours de la réunion de la société. Il indique également le nombre d’associés ayant répondu présents à la convocation ainsi que le résultat d’un vote.
En règle générale, il appartient au gérant de la SCI d’établir le procès-verbal d’assemblée générale. Toutefois, ce dernier a la possibilité de désigner un secrétaire compétent ou de faire appel à un juriste qui se chargera de noter le contenu des débats à sa place.
En outre, la signature du gérant ou du président de séance est requise pour donner un caractère véridique au procès-verbal, ce qui lui permet de constituer un élément de preuve. Cela montre effectivement que l’ensemble des associés approuvent les résolutions prises en assemblée.
Une fois la séance terminée, l’acte est conservé dans un registre des délibérations se trouvant au siège social de la SCI, consultable par tous les associés. Il se compose de pages numérotées et paraphées par le greffe du Tribunal de commerce ou la mairie du siège social de la SCI.
Parfois, la société utilise des feuilles mobiles plutôt qu’un registre aux pages cotées. Dans ce cas, il faudra que celles-ci soient ordonnées sans discontinuité.
Un procès-verbal signé par une personne non habilitée n’entraine pas l’annulation de l’assemblée générale de la SCI. C’est le cas par exemple du président de séance qui signe à la place du gérant, comme le prévoient les statuts.
Les mentions obligatoires du procès-verbal d’AG d’une SCI
La rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale d’une SCI se justifie par deux raisons : la restitution des décisions prises en réunion et l’utilisation comme preuve en cas de litige. Dans les deux cas, il existe plusieurs mentions obligatoires à faire figurer dans le document, conformément à l’article R.225-106 du Code de commerce. Cela concerne notamment :
- La raison sociale ;
- Le montant du capital social ;
- L’adresse du siège social ;
- La ville du RCS de la SCI ;
- L’ordre du jour (facultative) ;
- Les identités des associés présents ou représentés par un mandataire ;
- Le nombre de parts sociales détenues par chaque participant ;
- Les rapports et documents soumis aux associés ;
- Les résolutions et le résultat des votes (nombre de voix pour et contre, nombre d’abstentionnistes…) ;
- L’identité du président de séance ;
- L’identité du président de la SCI ;
- Le résumé des débats (faits et éventuels incidents).
L’absence d’organisation d’assemblée générale, quels risques ?
Le non-respect des clauses statutaires entraine l’engagement de la responsabilité civile et pénale du gérant de la SCI. En conséquence, il est dans l’obligation de respecter les nombreuses exigences, faute de quoi il sera sanctionné. Le dirigeant doit notamment s’assurer du bon déroulement de l’assemblée générale et de la retranscription des faits survenus pendant la réunion dans un procès-verbal.
Pour rédiger un procès-verbal d’assemblée générale, le gérant de la SCI peut télécharger un modèle sur Internet. Autrement, il peut avoir recours à un expert-comptable. Quoi qu’il en soit, l’objectif consiste à reprendre le modèle pour que le document corresponde aux réalités de l’entreprise.
