Quels sont les documents comptables obligatoires pour une SARL ?

Une société à responsabilité limitée ou SARL doit tenir une comptabilité stricte afin d’être en règle vis-à-vis de l’administration fiscale. L’émission de certains documents comptables est alors obligatoire pour les entreprises disposant de ce régime juridique. Il s’agit des livres comptables et des comptes annuels sur lesquels les mouvements financiers sont enregistrés en vue d’évaluer son patrimoine et son activité.

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Quelles sont les obligations d’une SARL en matière de comptabilité ?

La SARL est soumise à certaines obligations comptables qui permettent à l’administration fiscale de vérifier la bonne tenue de ses comptes. Elle doit notamment émettre des factures de vente et enregistrer quotidiennement ses dépenses et ses recettes. Par ailleurs, réaliser un inventaire annuel ainsi que des comptes annuels en fin d’exercice figurent également parmi ses obligations.

Pour ce faire, engager un expert-comptable se révèle indispensable. Il s’assure d’éviter toute anomalie dans l’acheminement des différentes opérations comptables. En outre, la gestion de la comptabilité de toute entreprise se base sur des pièces justificatives. Ces dernières sont utiles pour la réalisation de tout enregistrement.

Les pièces justificatives comptables

Permettant de prouver la fiabilité et la pertinence des comptes d’une entreprise, elles regroupent les éléments tels que :

  • Les factures d’achat et de vente,
  • Les bulletins de salaire,
  • Les relevés de compte bancaires,
  • Les notes de frais, etc.

La SARL doit conserver ces documents comptables pendant 10 ans et les classer de manière efficace. Les dirigeants de l’entreprise, l’expert-comptable, le commissaire aux comptes et les agents de l’administration fiscale doivent être en mesure de relier une somme comptabilisée à une pièce justificative précise. La société est passible de sanctions en cas de manquement à la présentation de celle-ci pour appuyer une écriture comptable.

Les écritures comptables

Elles reflètent les flux financiers, commerciaux ou économiques et sont enregistrées dans un journal comptable. Ce dernier constitue un document légal dont la tenue doit être réalisée de manière régulière et rigoureuse. Les mouvements écrits à l’intérieur des journaux doivent être reportés et classés sur les comptes annuels.

Quels sont les livres comptables obligatoires en SARL ?

Les livres comptables permettent le maintien à jour des entrées et sorties au niveau des comptes de l’entreprise. Pour une SARL, le livre-journal et le grand livre sont obligatoires. Le livre d’inventaire et la balance comptable, bien que facultatifs, restent toutefois essentiels pour une gestion plus efficace de la finance.

Le livre-journal

Le livre-journal contient tous les mouvements financiers qui touchent le patrimoine d’une entreprise. Les dépenses et les recettes de la société y sont enregistrées par ordre chronologique, de façon détaillée, et ce, sans en considérer la thématique. Ce document doit mentionner la date de l’opération, le numéro de la pièce comptable, le numéro des comptes crédités ou débités. Il doit aussi contenir l’intitulé de l’écriture (achat d’un ordinateur, par exemple), et le montant de l’opération. Grâce à cet outil de gestion, le dirigeant peut suivre régulièrement les opérations financières réalisées au sein de la société.

Le grand livre

Il renferme les mêmes informations que le livre-journal, mais sous un ordre de présentation différente. Les mouvements sont reportés, soit dans la colonne des débits, soit dans celle des crédits. Leur classement s’effectue de manière chronologique suivant le plan comptable de l’entreprise. Les sommes totales au débit et au crédit doivent être identiques. Le grand livre doit inclure les informations suivantes :

  • Le numéro et l’intitulé du compte,
  • La date, le libellé et une éventuelle référence de l’opération (le numéro de facture, par exemple),
  • Le code du journal utilisé pour l’enregistrement,
  • Le montant débiteur ou le montant créditeur de l’opération,
  • Le montant du cumul débiteur ou créditeur pour chaque opération.

Ce document permet au chef d’entreprise de déterminer les mouvements qui ont affecté un compte au cours d’un exercice comptable. Le grand livre peut être utilisé, entre autres, pour comparer le solde initial et le solde final de l’exercice. Il s’agit aussi d’un outil pour identifier d’éventuelles erreurs et de les corriger à temps.

Le livre d’inventaire

Établi une fois par an, le livre d’inventaire précise, en valeur et en quantité, les éléments de l’actif et du passif de l’entreprise. Il sert à justifier les informations portées sur les différents postes du bilan. Il est à noter que pour les exercices comptables ouverts depuis le 1er janvier 2016, le livre d’inventaire ne fait plus partie des documents obligatoires en matière de comptabilité.

La balance comptable

Elle se subdivise en trois catégories : la balance générale, la balance auxiliaire et la balance âgée. Également non obligatoire, la balance comptable s’avère utile pour contrôler les comptes suivant le solde final ainsi que la somme du débit et celle du crédit.

Comptes annuels d’une SARL : quels sont les documents à réunir ?

Conformément à l’Article L123-12 du Code de commerce, la SARL doit établir des comptes annuels à la clôture de leur exercice comptable. Ce document se compose du bilan, du compte de résultat et de l’annexe légale.

Le bilan

Ce tableau résume ce qu’une entreprise possède et les dettes dont elle doit s’acquitter. Il s’agit d’un outil d’analyse de la situation du patrimoine de la société, à un moment précis. Il regroupe les éléments comme les immobilisations, les capitaux propres, le stock et la trésorerie. Grâce à un tel document, le dirigeant peut évaluer les performances passées de son entreprise et gérer son activité en fonction des évènements du dernier exercice.

Le compte de résultat

Il présente l’ensemble de ses produits et de ses charges et reflète la santé financière de l’entreprise. Ce document permet de déduire si celle-ci est bénéficiaire ou déficitaire. Il regroupe 4 grands résultats comptables : le résultat d’exploitation, le résultat financier, le résultat exceptionnel et le résultat net comptable.

L’annexe légale

Elle détaille les enregistrements inscrits sur le bilan et le compte de résultat afin d’en assurer une meilleure compréhension. Pour précision, les petites SARL sont exclues de l’obligation d’établir une annexe légale. Sont catégorisées en tant que telle, toute SARL dont le chiffre d’affaires hors taxes ne dépasse pas 700 000 euros, le total du bilan inférieur ou égal à 350 000 euros et le nombre de salariés est de 10 maximum.

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