Remplir un cahier de recettes exacompta : comment faire ?

L’auto-entreprise est un régime qui permet de bénéficier de formalités allégées, notamment en matière de comptabilité. En effet, contrairement aux sociétés commerciales, elle n’est pas tenue d’établir les comptes annuels. Les obligations comptables de l’auto-entrepreneur se résument à déclarer son chiffre d’affaires tous les mois ou tous les trimestres, à tenir un livre de recettes et de dépenses… Le cahier de recettes Exacompta est un livre comptable de plusieurs pages utilisé par bon nombre d’autoentreprises pour enregistrer leurs recettes et leurs dépenses, ce, grâce à sa fiabilité et à sa facilité d’utilisation. 

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Qu’est ce qu’un cahier de recettes et de dépenses Exacompta ? 

Le cahier ou registre Exacompta est un livre comptable constitué d’une centaine de pages contenant chacune deux tableaux (tableau des recettes et tableau des dépenses) composés de plusieurs colonnes. Ces dernières doivent être conformes aux lois et réglementations en vigueur. Ces dernières évoluant constamment, il faut vérifier la date d’édition du cahier Exacompta pour s’assurer que les tableaux comportent toutes les colonnes obligatoires.

Ce journal comptable enregistre chronologiquement toutes les transactions (recettes et dépenses) qui affectent le patrimoine de l’auto-entreprise. D’un côté, il permet à l’auto-entrepreneur d’évaluer la rentabilité de son activité tout au long de l’année. De l’autre, il permet à l’administration fiscale de contrôler les entrées d’argent de la micro-entreprise. Ainsi, il permet d’éviter les fraudes, les gains cachés et les changements de TVA à l’insu des clients.  

Remplir le cahier des recettes est obligatoire pour les auto-entreprises soumises aux régimes micro-BIC et micro-BNC. Quant au livre des dépenses, il est obligatoire pour les auto-entrepreneurs exerçant des activités de vente de produits, de fournitures, de repas à consommer sur place ou à emporter et de fourniture de services d’hébergement.

Grâce à sa comptabilité allégée, l’auto-entrepreneur n’a pas l’obligation de recourir à un expert-comptable. Pour aider les professionnels qui ne maîtrisent pas les chiffres, le cahier de recettes et de dépenses Exacompta a été conçu pour être rempli facilement. 

Comment remplir le livre de recettes Exacompta ?

Le cahier de recettes Exacompta enregistre chronologiquement toutes les sommes qui entrent dans la caisse de l’auto-entreprise. Une ligne correspond à un encaissement et doit faire apparaître les informations suivantes :

  • Provenance de la recette : nom du client
  • Nature de la recette : vente de marchandises, prestations de services, etc.
  • Date d’encaissement et non de facturation
  • Montant total de la facture
  • Mode de paiement : espèce, chèque, carte, etc.
  • Références des pièces justificatives : numéro de la facture, de reçu, de note…

Pour garantir l’exactitude des données du cahier de recettes, il doit être rempli au jour le jour ou au fil des encaissements.

À noter que si la recette journalière ne dépasse pas la somme de 76 euros, il est possible d’enregistrer tous les encaissements sur une seule ligne. Bien entendu, les factures doivent être conservées pour servir de preuves en cas de contrôle fiscal. 

Comment remplir le livre des dépenses Exacompta ?

Le journal des dépenses, appelé également registre des achats, enregistre les décaissements, c’est-à-dire les sommes qui sortent de la caisse de l’auto-entreprise au jour le jour. Il doit mentionner les informations suivantes :

  • Origine du décaissement : nom du fournisseur
  • Nature du décaissement : par exemple achat de matières premières
  • Date de paiement de la facture d’achat
  • Montant total de la facture
  • Mode de paiement : espèce, chèque, carte, etc.
  • Références des pièces justificatives : numéro de facture, du reçu, etc.

Comme pour le cahier de recettes, une ligne correspond à un achat. 

Quelles sont les obligations comptables de l’auto-entrepreneur ?

L’auto-entreprise bénéficie d’une comptabilité allégée. Pour autant, elle reste soumise à certaines obligations. D’une manière générale, l’auto-entrepreneur doit :

Déclarer le chiffre d’affaires

Il doit le faire chaque mois ou chaque trimestre, selon l’option choisie au moment de la déclaration d’activité.

En cas d’oubli de déclaration à l’échéance, le micro-entrepreneur doit payer une pénalité de 52 euros pour chaque déclaration manquante. En cas de non-régularisation de la situation en fin d’année, il peut être taxé d’office sur une base majorée et peut finir par perdre le régime de la micro-entreprise.

Ouvrir un compte bancaire dédié 

Si l’auto-entrepreneur réalise un chiffre d’affaires supérieur à 10 000 euros pendant deux années consécutives, il est dans l’obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié à son activité professionnelle.

Du reste, cela reste recommandé pour séparer les transactions professionnelles des dépenses personnelles.

Ce compte bancaire permet de :

  • Encaisser les recettes 
  • Payer les achats et les dépenses 
  • Prélever la rémunération du micro-entrepreneur
  • Disposer e moyens de paiement facilitant les transactions : chéquier, carte bancaire, etc. 

Facturer les clients 

Pour chaque vente ou prestation effectuée, l’auto-entrepreneur doit remettre à son client une facture.

Celle-ci doit mentionner les informations suivantes :

  • Date d’émission
  • Numéro de la facture
  • Date de livraison ou d’exécution   
  • Nom du client et adresse professionnelle
  • Coordonnées de l’auto-entreprise : nom, prénom et adresse professionnelle
  • Numéro SIREN
  • Descriptif détaillé des prestations, avec la quantité et le prix unitaire
  • Montant total de la facture

Si l’auto-entreprise bénéficie de la franchise en base de TVA, la facture doit faire apparaître la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

Tenir un livre de recettes et de dépenses

L’auto-entrepreneur peut utiliser un logiciel comptable spécifique, des modèles officiels à télécharger en ligne ou un livre comptable version papier acheté dans le commerce, comme Exacompta.

Quel que soit le support choisi, le journal de recettes et de dépenses ne doit comporter aucune rature, car il ne peut être modifié. 

Conserver les pièces justificatives 

En cas de contrôle fiscal, l’auto-entrepreneur doit être en mesure de présenter les justificatifs de chaque dépense et recette. Les pièces justificatives doivent ainsi être conservées pendant une durée de 10 ans.

Par ailleurs, les justificatifs de dépenses permettent de récupérer la TVA si l’autoentreprise devient redevable de la taxe. 

Conclusion

La tenue d’un cahier des recettes et des dépenses n’est soumise à aucun formalisme particulier.

Toutefois, il est toujours conseillé de s’appuyer sur un modèle fiable qui a fait ses preuves. Le cahier de recettes Exacompta répond exactement à cette condition. Il permet aux micro-entrepreneurs un bon suivi de leur comptabilité pour une gestion optimale de leur activité. 

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