Facture auto-entrepreneur : Règles et obligations

Vous êtes soumis au régime de la micro-entreprise et vous venez de conclure votre première transaction ? Alors, selon les circonstances, vous pouvez être dans l’obligation d’établir une facture auto-entrepreneur. Si tel est le cas, il convient d’être en conformité avec la législation française en vigueur en la matière. Dans cette optique, vous devez intégrer dans votre facture certaines mentions essentielles. Bien évidemment, suivant que la TVA s’applique ou non, le contenu de cette pièce n’est pas le même. Quoi qu’il en soit, pour vous faciliter la tâche au maximum, il n’y a rien qui vous empêche de recourir à un logiciel de facturation. Depuis le 1er janvier 2020, la facturation électronique devient même obligatoire pour les micro-entrepreneurs.

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Est-il obligatoire de faire une facture pour un auto-entrepreneur ?

En principe, l’établissement d’une facture n’est pas toujours obligatoire pour les auto-entrepreneurs. En effet, selon qu’ils facturent à un particulier ou à un autre professionnel, ils doivent se conformer à cette obligation comptable. Ainsi, dans le cas où votre client serait un professionnel, la production d’une facture s’avère obligatoire. Effectivement, le Code de commerce dans son article L. 441-3 impose l’émission de ce justificatif pour toute vente ou prestation de service entre professionnels.

Par contre, si votre client est un particulier, vous n’avez l’obligation de délivrer une facture auto-entrepreneur que dans certaines circonstances :

  • Vente à distance (vente en ligne ou par correspondance)
  • Livraison aux enchères publiques de biens d’occasion, œuvres d’art, objets de collection ou objets d’antiquité
  • Toute prestation de service d’un montant égal à 25 € TTC ou plus
  • Toute prestation de travaux immobiliers, et ce, que ceux-ci soient ou non assortis de vente de marchandises ou de matériaux
  • Demande du client

Mais, les obligations légales en termes de facturation pour un micro-entrepreneur ne s’arrêtent pas là. De fait, pour être conforme avec la loi, il importe également de respecter certains points :

  • Rédaction de la facture en français
  • Émission en deux exemplaires (l’original devant revenir au client)
  • Numérotation suivant une séquence chronologique continue
  • Facturation sur support électronique si l’auto-entrepreneur a pour client l’État, les collectivités territoriales et leurs établissements
  • Conservation de toutes les factures émises et reçues pendant 10 ans, cela en vertu de l’article L. 123-22 du Code de commerce

À noter qu’il est vivement conseillé de facturer ses clients, particuliers comme professionnels. En effet, les factures servent de justificatifs comptables en cas de contrôle de l’administration fiscale. En plus, elles constituent la preuve de l’exécution de la prestation de service ou de la livraison effective de la vente.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture auto-entrepreneur ?

Pour être valable, une facture doit bien entendu présenter plusieurs mentions obligatoires. D’autres informations peuvent également s’y ajouter suivant son destinataire. Ainsi, outre la mention « Facture », cette pièce justificative comptable doit généralement indiquer les mentions suivantes.

Les données inhérentes au micro-entrepreneur

En tant qu’entrepreneur individuel, vous devez impérativement mentionner vos nom et prénom sur votre facture auto-entrepreneur. Le cas échéant, vous avez tout à fait la possibilité de spécifier votre nom commercial. Bien sûr, votre facture doit préciser l’adresse du siège de votre micro-entreprise. Il convient aussi que vous y stipuliez votre numéro SIREN suivi de la mention :

  • RCS + ville du greffe d’immatriculation compétent si vous êtes un commerçant immatriculé au registre du commerce et des sociétés
  • RM + département du lieu d’immatriculation si vous êtes un artisan inscrit au registre des métiers
  • URSSAF + département du lieu d’immatriculation si vous exercez une profession libérale inscrite à l’URSSAF
  • « Dispensé d’immatriculation au RCS et au RM »

Vous avez des clients à l’étranger ? Dans ce cas, vous devez également inclure sur votre facture votre numéro de TVA intracommunautaire.

Les informations liées à la facture

Dans cette optique, votre facture auto-entrepreneur doit faire apparaître :

  • La date à laquelle la facture est émise
  • Son numéro
  • La date de la livraison effective des biens ou de la fin de la prestation de service

Votre client vous a transmis un bon de commande ? Alors, vous avez l’obligation d’indiquer sur votre facture le numéro du bon de commande.

Les indications relatives au client

Dans cette partie, votre facture doit faire figurer l’identité (nom et prénom ou dénomination sociale) de votre client. Mais également l’adresse de son domicile (adresse professionnelle ou adresse du siège social dans le cas d’un client professionnel). En outre, si le client est une société, il convient de préciser sa forme juridique (SASU, SARL, EURL…). Dans l’idéal, vous pouvez parfaitement bien mentionner son numéro SIREN ou SIRET.

Bon à savoir

Si l’adresse de facturation n’est pas la même que l’adresse de livraison, celle-ci est aussi à indiquer sur la facture.

La description des produits vendus ou du service fourni

Votre facture auto-entrepreneur doit mentionner de manière détaillée :

  • La désignation du produit ou de la prestation (nature, référence, marque, main d’œuvre…)
  • Le décompte de chaque produit ou prestation (quantité, unité et prix)
  • Le prix unitaire HT

Dans le cadre d’une prestation de service, il faut bien distinguer la partie inhérente au prix des matériaux et celle dédiée à celui de la main d’œuvre.

Le total à payer

Dans cette rubrique, vous devez faire mention des éventuelles :

  • Majorations, à l’instar des frais de livraison, de conditionnement et d’emballage
  • Réductions (les remises, ristournes et rabais par exemple)

Il va sans dire que si vous êtes redevable de la TVA, il importe aussi de préciser les taux de TVA légalement applicables et le montant total de TVA correspondant. En outre, votre facture auto-entrepreneur doit inclure le montant total HT à payer. Le cas échéant, il s’agira de mettre le montant total TTC à régler.

Facture auto-entrepreneur : les mentions obligatoires supplémentaires

D’autres mentions obligatoires sont également à spécifier dans votre facture micro-entrepreneur à destination des particuliers et professionnels. À savoir les mentions suivantes :

  • « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » si vous êtes soumis au régime de franchise en base de TVA
  • « Autoliquidation de TVA » si vous êtes concerné par ce mécanisme
  • Assurance souscrite avec les coordonnées de l’assureur ou du garant et la couverture géographique du contrat ou de la garantie si vous exercez une activité artisanale

Par ailleurs, si votre client est un professionnel, vous devez intégrer dans votre facture son numéro de TVA s’il est redevable de cette taxe. À cela s’ajoutent la date ou le délai de paiement et les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé. Sans oublier les pénalités de retard et la mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement.

À partir de quel montant doit-on facturer ?

Comme mentionné plus haut, l’établissement d’une facture destinée à un professionnel se révèle obligatoire. Et ce, quel que soit le montant de la prestation fournie ou du bien vendu. Il en va de même pour les ventes par correspondance aux particuliers.

Que vous soyez commerçant ou prestataire de service auto-entrepreneur, vous devez également émettre une facture si :

  • Votre client particulier en fait la demande, cela peu importe le coût du service ou du produit
  • Le montant de la prestation ou de la vente est égal ou supérieur à 25 €, TVA comprise

Comment faire en cas d’erreur ?

Il peut arriver que vous ayez commis une erreur en omettant certaines mentions obligatoires ou en intégrant des mentions inexactes sur votre facture. Dans ce cas, vous êtes dans l’obligation de corriger votre erreur. Effectivement, le manquement aux obligations de facturation peut donner lieu à des sanctions non négligeables. Concrètement, en cas d’omission de mentions, vous risquez une amende de 15 € sur chaque facture. Pire encore, en cas de défaut de facturation, d’émission de factures de complaisance ou de factures fictives, vous encourez jusqu’à 75 000 € d’amende pénale. Notamment, s’il s’agit de la facturation de vos clients professionnels.

Ainsi, pour éviter de payer trop cher pour chaque erreur sur vos factures, vous devez tout simplement d’émettre une facture d’avoir. Autrement dit, il suffit d’établir une facture inversée qui va annuler ou corriger la facture précédente. Appelée aussi « note de crédit » ou « avoir », la facture d’avoir constitue en quelque sorte une reconnaissance de dette que vous adressez à votre client. Elle permet dès lors d’enregistrement en comptabilité le remboursement partiel ou total d’une facture.

Notez qu’une facture d’avoir se rédige en général de la même façon qu’une facture normale. Néanmoins, elle se distingue de cette dernière par l’inscription des montants remboursés en négatif. Bien sûr, le simple fait de spécifier que c’est une note de crédit peut suffire.

Attention ! Il ne faut aucunement détruire la facture erronée, mais la conserver. En outre, la facture d’avoir doit être numérotée :

  • Même numérotation que les autres factures en précisant sa nature dans l’intitulé
  • Numérotation parallèle pour les factures d’avoir

Bon à savoir

Si en cas de mentions manquantes ou inexactes, vous vous exposez à une amende de 15 € par facture, le montant de cette sanction pécuniaire ne doit en aucune manière être supérieur au quart du montant dû.

Un auto-entrepreneur facture-t-il en HT ou TTC ?

Vous exercez sous le statut de micro-entrepreneur, mais vous êtes redevable de la taxe sur la valeur ajoutée ? Alors, certaines mentions y afférentes doivent figurer sur vos factures. Dans cette optique, il convient de :

  • Faire apparaître votre numéro de TVA intracommunautaire (numéro individuel d’identification à la TVA) sur la facture
  • Appliquer le taux de TVA correspondant aux produits ou services facturés

Comme dit plus haut, il importe également de mettre sur votre facture auto-entrepreneur le montant de TVA à payer. Mais également la somme totale à régler HT et TTC. À cela s’ajoute la mention « Exonération de TVA, article 262 ter, I du CGI » si vous effectuez des livraisons exonérées au sein de l’UE.

À noter que votre numéro individuel d’identification n’a pas à figurer sur votre facture auto-entrepreneur avec TVA si :

  • Le montant HT est inférieur ou égal à 150 €
  • Le client est un professionnel et les opérations réalisées en France

Par ailleurs, si vous êtes concerné par le mécanisme d’autoliquidation, vous n’avez pas à mentionner le prix unitaire HT, le taux de TVA applicable et son montant sur votre facture.

Que faire en cas de TVA non applicable ?

En principe, une activité exercée sous le régime de la micro-entreprise est exonérée de paiement et de déclaration de TVA. En effet, c’est le régime de franchise en base de TVA qui s’applique aux auto-entrepreneurs. Dès lors, en termes de facturation, la mention suivante n’est absolument pas à omettre : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Il va sans dire qu’une facture sans TVA n’a pas à indiquer les mentions inhérentes à cette taxe (taux de TVA, montant HT et TTC…).

Pour rappel, la franchise en base de TVA est un régime fiscal qui s’applique à toutes les entreprises, dont le chiffre d’affaires annuel HT ne dépasse pas les seuils légaux :

  • 85 800 € si vous exercez une activité de commerce ou de fourniture d’hébergement
  • 34 400 € si vous exercez une activité de prestation de service ou une profession libérale

Pour ce qui est du seuil majoré au-delà duquel un changement de régime de TVA est inévitable, il est respectivement de 94 300 € et de 36 500 €. Il faut aussi rappeler que les avocats, auteurs et artistes-interprètes ont des seuils qui leur sont spécifiques. Ainsi, si vous êtes dans cette situation, votre chiffre d’affaires annuel HT doit être inférieur à 18 300 € et ne pas dépasser 44 500 € (limite supérieure).

Comment faire payer le client ?

Pour faire payer votre client, différentes solutions s’offrent à vous :

  • Paiement en espèces
  • Règlement par chèque
  • Règlement par virement (bancaire ou électronique)

D’ailleurs, ces deux derniers modes de paiement sont à privilégier si le montant, dont votre client doit s’acquitter, est élevé. Dès lors, au-delà des sommes suivantes, le client doit vous payer par chèque ou par virement :

  • 3 000 € HT si client particulier
  • 1 100 € HT si client professionnel

Quant au délai de paiement de la facture, la loi vous donne plusieurs options. D’une part, vous pouvez prévoir un paiement comptant. Dans ce cas, votre client doit régler en intégralité le montant facturé le jour de livraison effective du bien ou de la prestation. D’autre part, vous avez la possibilité de miser sur un paiement à réception. Autrement dit, vous ne pouvez vous faire payer que dans un délai d’une semaine au maximum à compter de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation. Ce délai comprend le temps d’acheminement de la facture. Sinon, vous pouvez opter pour un paiement avec délai :

  • Par défaut (30 jours maximum suivant la livraison du produit ou l’achèvement de la prestation)
  • Négocié (dans la limite de 60 jours à partir de l’émission de la facture)

À noter que dans le cadre d’un paiement avec délai négocié, le contrat peut prévoir un prolongement du délai de règlement. Il est alors possible d’allonger ce délai de 45 jours fin de mois à compter de la date d’émission de la facture.

Quels logiciels utiliser ?

L’établissement d’une facture auto-entrepreneur ne s’improvise pas puisqu’il doit respecter un certain formalisme. Ainsi, pour éviter les erreurs et se conformer à la législation, il peut être intéressant d’utiliser un logiciel de facturation. Il n’y a pas mieux en plus pour se faciliter la tâche et s’inscrire dans la modernité. Bien évidemment, pour prévenir toute mauvaise surprise, vous devez prêter une attention particulière au choix de votre logiciel de facturation.

Quoi qu’il en soit, le marché vous propose aujourd’hui un large panel de logiciels de facturation. Sellsy, Factomos, Zervant, Debitoor, Evoliz, Incwo, Henrri…, vous avez l’embarras du choix. Il y en a pour tous les besoins et pour toutes les attentes. À vous de choisir l’outil le plus adapté à votre situation en matière de facturation !

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