Calcul des congés payés : Comment faire ?

Conformément au Code du travail, tout salarié a droit à 30 jours de congé payé par an (24 jours de congé principal et 6 jours de au titre de la cinquième semaine), soit 2,5 jours par mois. Et ce quels que soient son statut, sa catégorie, sa qualification, sa rémunération et son horaire de travail. Pendant ses congés, le salarié continue à percevoir son salaire, ou plutôt des indemnités de salaire dont le montant de base est défini par le Code du travail.

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Congés payés : que dit la loi ?

Les congés payés sont un droit public attribué à tout salarié indépendamment de la nature de son contrat et de son ancienneté dans l’entreprise. Ils doivent être pris chaque année et ne peuvent pas faire l’objet d’une compensatrice, sauf cas exceptionnels (rupture du contrat de travail, contrat à durée déterminée, salariés intérimaires).

Ainsi, un salarié en CDD ou qui vient d’être embauché a droit à des congés dès son entrée. Selon la loi Travail du 8 août 2016 modifiant l’article L. 3141-12 du Code du travail, « un salarié peut bénéficier de congés dès son embauche, sous réserve d’accord de l’employeur. Ainsi, il n’est pas obligé d’attendre l’ouverture de ses droits au 1er juin de l’année suivante pour en bénéficier. Par contre, il doit attendre d’avoir acquis des droits, autrement ce seront des congés par anticipation. La prise des congés par anticipation est possible dès lors que cette option est permise par un accord d’entreprise ou, à défaut, un accord de branche ou si l’employeur le permet. En revanche, un employeur ne peut imposer au salarié de prendre des congés payés par anticipation. De même, un salarié ne peut pas exiger de prendre ses congés par anticipation ».

Comment calculer le nombre de jours de congé payé ?

La durée des congés payés auxquels un salarié a droit dépend du nombre de temps de travail effectif au cours de la période de référence (du 1er juin au 31 mai, sauf convention d’entreprise ou accord collectif). Et ce qu’il soit en CDI, CDD, à temps plein ou à temps partiel. Pour les professions où l’employeur doit s’affilier à une caisse de congé, le début de la période de référence est fixé au 1er avril (articles D. 3141-9 à D. 3141-37 du Code du travail).

Les congés payés sont décomptés en jours ouvrables

Les jours ouvrables sont les jours de la semaine à l’exception du jour de repos hebdomadaire légal qui est le dimanche, et des jours fériés.

Cela veut dire que même si le salarié ne travaille pas normalement le samedi (semaine de 5 jours), ce jour compte dans le calcul des congés payés.

Ainsi, le décompte se fait sur le nombre de jours ouvrables pendant la période de congés. Le premier jour de congé est le premier jour ouvrable où le salarié aurait dû travailler s’il n’avait pas pris de congé. Le dernier jour de congé correspond au dernier jour d’absence, qu’il soit habituellement travaillé ou non.

Par exemple, un salarié prend des vacances le vendredi soir de la semaine du 10 octobre et revient le lundi de la semaine du 31 octobre. Le premier jour de vacances est le lundi 17 octobre et le dernier jour est le samedi 29 octobre.

Les congés payés sont calculés sur le nombre de jours de travail effectif dans 1 mois

En fonction de l’horaire de travail de l’entreprise, un mois de travail effectif correspond à :

  • 24 jours pour une semaine de 6 jours.
  • 22 jours pour une semaine de 5 jours et demi.
  • 20 jours pour une semaine de 5 jours.

Le nombre total de jours de congé payé exigibles ne peut dépasser 30 jours ouvrables pour une année de travail complet.

Le décompte de nombre de jours de congé payé pendant la période de référence se fait en jours ouvrables et suivant la règle la plus avantageuse pour le salarié.

  • Soit par décompte par mois de travail effectif : 2 jours et demi de congés.
  • Soit par décompte en semaines : 4 semaines de travail donnent droit à 2 jours et demi de congés.
  • Soit par décompte en jours : 2 jours et demi de congés pour 24 jours de travail si horaire de 6 jours, 22 jours si horaire de 5 jours et demi et 20 jours si horaire de 5 jours.

En principe, la durée maximale de congé qui peut être pris en une seule fois ne peut pas dépasser 24 jours (4 semaines). Sauf pour les salariés qui justifient de contrantes géographiques (salarié étranger ou originaire des DOM), ainsi que les salariés qui ont un enfant, un adulte handicapé ou une personne âgée en perte d’autonomie au sein de leur foyer.

Quant à la cinquième semaine, celle-ci doit être fractionnée.

Les 24 jours de congé à titre principal doivent être pris dans la période de prise légale de congés du 1er mai au 31 octobre. Au-delà de 12 jours de congés pris durant cette période légale, il est possible de fractionner le solde et de prendre des jours de congé en dehors de cette période. De plus, cela permet de gagner des jours de congés supplémentaires :

  • 1 jour de congé en plus si 3 à 5 jours de congé pris en dehors de la période légale.
  • 2 jours de congé en plus si plus de 6 jours de congé pris en dehors de la période légale.

Calcul des congés payés : les absences non comptabilisées dans les congés payés

Certaines périodes d’absence sont comprises dans le nombre de jours de travail effectif et sont prises en compte dans la détermination du nombre de congés payés. C’est le cas des :

  • Congés payés.
  • Congés de maternité, de paternité, d’accueil de l’enfant et d’adoption.
  • Congés de formation.
  • Accidents de travail ou maladie professionnelle.
  • Service national.
  • Heures chômées au titre d’activité partielle.

Des congés payés supplémentaires sous certaines conditions

Certaines situations particulières permettent au salarié de bénéficier de congés supplémentaires.

Plus généralement, les salariés âgés de moins de 21 ans au 30 avril de l’année N-1 peuvent bénéficier de 30 jours ouvrables s’ils le souhaitent. Et ce quelle que soit leur ancienneté dans l’entreprise. Par contre, ces 30 jours ne seront pas indemnisés.

De même, un étudiant salarié effectivement inscrit au sein d’un établissement préparant à l’obtention d’un diplôme d’enseignement supérieur a droit à 5 jours de congé supplémentaires, mais non payés. Ces 5 jours doivent être pris dans le mois qui précède les examens.

En outre, les salariés de moins de 21 ans au 30 avril de l’année N-1 bénéficient de 2 jours de congé supplémentaires par enfant à charge. À condition que le nombre de jours de congés supplémentaires et le nombre de jours de congé annuel ne dépasse pas les 30 jours de congés maximaux exigibles.

Enfin, il est possible de rallonger cette durée en raison de l’âge, de l’ancienneté dans l’entreprise ou d’un handicap par une convention ou un accord de branche.

Congés exceptionnels et situations particulières

Il peut arriver que des situations exceptionnelles surviennent pendant les jours de congé du salarié. Par exemple, il tombe malade pendant les jours où il est absent. Dans ce cas, il ne peut exiger de prolonger la durée de son congé de la durée de sa maladie. Ainsi, il doit reprendre son travail à la fin de son congé si son arrêt maladie a également pris fin.

Si le salarié tombe malade ou a un accident de travail avant son départ en congés et que son arrêt de travail prend fin avant la fin des congés, il peut demander à son employeur de reporter ceux-ci (Cour de cassation – arrêt du 24 février 2009). Toujours selon la Cour de cassation, mais dans son arrêt du 16 février 2012 « les congés payés non pris doivent être à nouveau reportés quand le salarié s’est trouvé dans l’impossibilité de prendre l’intégralité des congés payés acquis en raison d’une rechute d’accident du travail ».

Concernant le cas des salariées qui reprennent le travail après un congé de maternité ou d’un congé d’adoption. Celles-ci ont droit à leur congé payé annuel au retour de leur congé de maternité ou d’adoption. Si le congé annuel tombe en même temps que le congé de maternité ou d’adoption, il peut être pris au retour dans l’entreprise, même si les dates sont dépassées.

Comment calculer les indemnités de congés payés ?

Deux méthodes permettent de calculer les congés payés :

  • La méthode du 1/10 e : l’indemnité de congés payés correspond au 1/10e de la rémunération brute totale que le salarié perçoit au cours de la période de référence
  • La méthode du maintien de salaire : l’indemnité de congés payés est égale à la rémunération normale du salarié.

C’est le montant le plus avantageux pour le salarié qui est ensuite pris en compte.

L’employeur peut tenir compte de :

  • L’horaire réel du mois.
  • Le nombre moyen de jours ouvrables ou ouvrés.
  • Le nombre réel de jours ouvrables ou ouvrés.

Pour calculer les indemnités de congés payés. Toutefois, c’est la première option qui est retenue par la jurisprudence parce qu’elle est la plus juste.

Toutes les sommes auxquelles le salarié a droit chaque mois sont prises en compte dans la détermination des indemnités de congés payés, à savoir :

  • Le salaire de base.
  • Les heures supplémentaires.
  • Le travail de nuit.
  • Le salaire pendant les périodes assimilées à du travail effectif, c’est-à-dire le congé de maternité, le congé de paternité, l’accueil d’un enfant, l’adoption, les accidents de travail, la maladie professionnelle.
  • Les indemnités de congés payés de l’année N-1.
  • La prime d’ancienneté.
  • La prime d’assiduité.
  • La prime d’astreinte.
  • La prime d’expatriation.
  • Les commissions.
  • Les avantages en nature.

Ainsi, la prime de fin d’année, le 13e mois, les frais professionnels, la prime de participation, la prime d’intéressement et la prime de bilan ne sont pas pris en compte.

Si le salarié tombe malade pendant son congé, ses indemnités de congés payés sont cumulées avec ses indemnités journalières de maladie versées par la Sécurité sociale.

Les indemnités de congé payé sont versées à la date de paiement habituel des salaires. Leur montant ainsi que la date sont mentionnés sur le bulletin de salaire.

Cas exceptionnels

En cas de rupture de travail, les indemnités de congés payés sont versées sous forme d’indemnité compensatrice. Si le salarié décède avant qu’il ait pris son congé annuel payé, ce sont ses ayants droit qui bénéficient des salaires arriérés.

Si le salarié démis de ses fonctions relève d’une caisse de congés payés, c’est cette dernière qui l’indemnise directement.

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