Comment faire un bulletin de paie ?

Peu importe la taille et la forme juridique de votre entreprise, vous devez éditer une fiche de paie pour chacun de vos salariés. Remis en main propre, par voie postale ou sous forme électronique, ce document reflète en effet la relation contractuelle entre l’employeur et l’employé. Bien évidemment, faire un bulletin de paie ne s’improvise pas et ne s’effectue nullement au hasard. De fait, vous devez établir une fiche juste qui cadre parfaitement bien avec les situations individuelles de vos salariés. De même, celle-ci doit se conformer aux obligations légales et conventionnelles.

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Une question se pose alors : comment procéder pour ne rien rater de cette démarche obligatoire ? Cet article fait justement le point sur les différents éléments que doit impérativement mentionner un bulletin de paie. Et ce, quelle que soit la solution choisie pour son élaboration : modèle Excel, paie en ligne grâce à un logiciel spécialisé

Les informations générales concernant l’employeur

Pour faire un bulletin de paie conforme, vous devez bien entendu y inclure votre identité :

Éventuellement, la fiche de paie doit indiquer la désignation de l’établissement, dont le salarié dépend. En tout cas, cet important document doit également laisser apparaître la convention collective applicable à l’employé. À défaut, vous devez y mentionner la référence au Code du travail concernant la durée des congés payés. S’ajoute à cela la disposition inhérente à la durée des délais de préavis en cas de rupture du contrat de travail.

Les informations relatives au salarié

Un bulletin de paie doit aussi afficher certaines mentions qui portent sur l’employé pour lequel il est établi :

  • Nom et prénom
  • Emploi occupé
  • Position dans la classification conventionnelle, c’est-à-dire le niveau ou le coefficient hiérarchique
  • Période et nombre d’heures de travail
  • Nature et volume du forfait pour les salariés soumis à cette convention
    • Forfait hebdomadaire ou mensuel en heures
    • Forfait annuel en heures ou en jours
  • Nature de la base du calcul du salaire (si cette base ne correspond pas à la durée du travail)
  • Nature et montant des « accessoires de salaire » soumis aux cotisations salariales et patronales (tickets-restaurant, primes, frais professionnels…)

Il va sans dire que vous pouvez aussi indiquer dans ce document les coordonnées du salarié. Mais également son numéro matricule, sa date d’entrée ainsi que le type de contrat qui régit la relation de travail. Sans oublier son numéro de sécurité sociale.

La rémunération

Bien sûr, une fiche de paie doit présenter une partie dédiée au salaire et ses caractéristiques, à savoir :

  • La rémunération brute de l’employé
  • Le montant et l’assiette des cotisations et contributions sociales à la charge du salarié et à vos frais (avant déduction des exonérations et allègements)
  • Le taux des contributions et cotisations sociales sur le compte de l’employé (avant déduction des exemptions)
  • La nature et le montant des autres versements et autres retenues (plus particulièrement la prise en charge des frais de transport domicile-travail)
  • Le montant réellement perçu par le salarié
  • La date de paiement du salaire
  • Le montant net à payer avant l’impôt sur le revenu (IR)
  • Le montant de l’IR qui a fait l’objet d’un prélèvement à la source
  • La date des congés payés et le montant de l’indemnité correspondante (si la période de paie que vous prenez en compte rentre dans une période de congé annuel)

Les cotisations et contributions sociales

De toute évidence, avant d’indiquer le salaire net que l’employé reçoit effectivement, vous devez encore préciser tous les éléments qui entrent dans le cadre des cotisations et contributions sociales. La loi impose d’ailleurs une répartition par catégorie de ces charges en fonction de leur destination :

  • Santé (maladie, maternité, invalidité, décès, mutuelle)
  • Retraite
  • Accidents de travail et maladies professionnelles
  • Famille et sécurité sociale
  • Chômage

Quoi qu’il en soit, la fiche de paie du salarié doit faire mention des montants ci-après :

  • Les cotisations de protection sociale regroupées au sein des 5 rubriques citées ci-dessus
  • La totalité des exonérations et exemptions
  • L’évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations salariales en matière de chômage et de maladie

N’oubliez pas non plus d’y spécifier le montant total que vous allez verser à l’employé. Rémunération brute et charges sociales, déduction faite des exonérations et allègements des cotisations et contributions, vous ne devez rien négliger.

Les autres mentions obligatoires à indiquer dans un bulletin de paie

Outre les informations indiquées plus haut, vous devez également faire figurer les mentions suivantes dans les bulletins de salaire que vous éditez :

  • Le nombre d’heures indemnisées en cas d’activité partielle
  • La mention qui incite le salarié à « conserver la fiche de paie sans limitation de durée »
  • La mention relative à la rubrique dédiée au bulletin de paie et surtout les cotisations salariales sur le portail du service public

Dans ce dernier cas, vous pouvez par exemple inscrire la mention finale d’information comme suit :

« Pour plus d’informations, consultez le site internet www.service-public.fr, rubrique cotisations salariales ».

Ce qu’une fiche de paie ne doit pas mentionner

Certaines mentions se révèlent interdites dans une fiche de paie. Vous ne devez pas ainsi y indiquer :

  • Une mention relative à l’exercice du droit de grève
  • Les fonctions de représentant du personnel pour le salarié concerné

En fait, vous êtes tenu d’établir une fiche distincte pour l’employé exerçant la fonction de représentant du personnel. À annexer au bulletin de salaire, cette fiche mentionne la nature et le montant de la rémunération liée à cette activité.

Bref, maintenant, vous savez comment faire un bulletin de paie. Ces mentions sont à y intégrer, que vous dématérialisiez son édition ou que vous préfériez la version papier.

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