Comment calculer et verser un salaire à ses salariés ?

Comme l’on peut s’en douter, calculer et verser un salaire à un salarié ne peut s’effectuer à la seule appréciation de l’employeur. En effet, plusieurs règles contenues dans le Code du travail prévoient notamment l’application d’un salaire minimum ainsi que les modalités de calcul et de versement d’un salaire.

L’objectif ici est bien évidemment d’éviter tout abus de la part d’un employeur concernant la rémunération d’un salarié. Ainsi, tout travail effectué par un salarié au sein d’une entreprise doit faire l’objet en contrepartie d’une rémunération minimum. En tant qu’employeur, vous ne pouvez pas vous soustraire aux dispositions législatives concernant la fixation et le versement d’un salaire. Pour envisager sereinement le recrutement d’un salarié dans votre entreprise, voici les principales dispositions législatives à respecter en la matière…

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À quoi correspond exactement un salaire ?

D’un point de vue général, le versement d’un salaire est la contrepartie de l’exécution d’un travail par un salarié dans le cadre d’un contrat de travail. Dans ce cas, la fixation d’un salaire n’est pas laissée à la libre appréciation des parties dans un contrat de travail. En d’autres termes, un employeur ne peut pas décider librement du salaire qu’il souhaite verser à l’un de ses salariés. L’une des justifications à cet encadrement est d’éviter le versement de salaires d’un trop faible montant par rapport au travail réalisé et aux contraintes liées au lien de subordination entre un salarié et son employeur.

Pour rappel, le salaire brut versé à un salarié comprend :

  • le salaire de base ;
  • les majorations de salaire prévues par la loi ou par des accords collectifs, notamment pour des heures de travail supplémentaires, des horaires de nuit, un travail pénible, etc. ;
  • les pourboires ;
  • les gratifications ;
  • les primes ;
  • les avantages en nature.

À noter que les frais occasionnés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail ne sont pas intégrés dans son salaire. Par exemple, les frais professionnels d’un salarié qui lui sont ensuite remboursés par l’employeur ne peuvent être intégrés dans son salaire. En effet, il ne s’agit pas ici d’une rémunération en contrepartie du travail réalisé par le salarié, mais du remboursement des frais occasionnés par le salarié pour son travail.

Comment se calcule un salaire ?

En règle générale, la plupart des salariés sont rémunérés par rapport aux heures de travail effectuées. Il s’agit donc ici d’un salaire fixé selon le traditionnel contrat de travail basé sur la durée légale de travail de 35 heures par semaine.

Cependant, la loi autorise d’autres modes de calcul d’un salaire tel que :

  • un salaire calculé selon le rendement;
  • un salaire faisant l’objet d’un forfait.

À noter néanmoins que dans ces deux derniers cas, le mode de calcul doit respecter un certain nombre de conditions afin d’éviter tout abus concernant la fixation du salaire au détriment du salarié. Par exemple, dans le cadre d’un salaire faisant l’objet d’un forfait, l’employeur devra respecter les conditions d’application prévues dans le Code du travail, comme notamment la rédaction d’une convention de forfait.

Comment calculer un salaire par rapport au SMIC ?

Une des principales règles à respecter au moment de calculer le salaire d’un salarié est bien évidemment la prise en compte du salaire minimum interprofessionnel de croissance (SMIC). Pour rappel, ce salaire minimum est applicable pour tous les salariés de plus de 18 ans. Depuis le 1er janvier 2021, le SMIC est de 10,25 € de l’heure, soit un salaire brut mensuel de 1554,48 € pour 35 heures de travail par semaine.

Le SMIC est réévalué chaque année, afin de s’adapter au coût de la vie. Ces dernières années, sans surprise le SMIC ne fait qu’augmenter pour éviter dans la mesure du possible une forte baisse du pouvoir d’achat des salariés en raison du coût de la vie sans cesse croissant. À titre de comparaison, le SMIC en 2009 était de 9 € de l’heure, soit un salaire brut mensuel de 1365 € pour 35 heures de travail hebdomadaire.

Tout employeur doit donc réévaluer le montant des salaires versés à ses salariés afin de respecter les modalités de calcul du salaire par rapport au SMIC.

Par conséquent, un employeur peut bien évidemment décider de rémunérer son salarié avec un salaire brut supérieur au SMIC. Cependant, pour tout salarié âgé de plus de 18 ans, l’employeur devra au moins lui verser un salaire correspondant au SMIC pour un contrat de travail de 35 heures hebdomadaires.

Quelles sont les règles à respecter dans la fixation d’un salaire ?

Outre la prise en compte du SMIC dans la fixation d’un salaire, l’employeur doit également respecter d’autres règles en la matière. Il s’agit principalement de :

  • respecter les modalités de calcul du salaire possiblement incluses dans une convention collective ou dans un accord collectif applicable à l’entreprise ;
  • ne pas faire de différence de rémunération entre un homme et une femme au sein de l’entreprise pour une même catégorie socioprofessionnelle et un poste équivalent ;
  • ne pas opérer de discrimination dans la fixation du salaire d’un salarié syndiqué par rapport à un salarié non syndiqué.

Pour rappel, en règle générale toute discrimination dans le mode de calcul d’un salaire non fondée sur les qualifications, sur les compétences ou sur la nature de l’emploi du salarié peut être sanctionnée. Par conséquent, un employeur a tout intérêt à réaliser une grille de salaire. Comme cela, l’employeur fera preuve d’une totale transparence concernant les modalités de calcul des salaires, afin que les salariés puissent s’assurer qu’aucune discrimination non justifiée n’est appliquée au moment de fixer les salaires.

Peut-on diminuer le salaire d’un salarié ?

Le principe général applicable est qu’un employeur ne peut pas unilatéralement décider de baisser le salaire d’un salarié. En d’autres termes, un employeur ne peut pas décider de revoir à la baisse le salaire d’un salarié sans son accord préalable. En effet, toute modification effectuée sur le mode de calcul d’un salaire amène une modification du contrat de travail. Dans ce cas, l’accord du salarié est requis.

Ainsi, si un employeur souhaite néanmoins revoir à la baisse le salaire d’un salarié et que ce salarié refuse cette baisse de rémunération, l’employeur ne pourra pas invoquer une faute du salarié. Le refus d’une baisse de salaire ne peut donc pas faire l’objet d’une faute punissable de la part du salarié.

Cependant, certaines entreprises peuvent rencontrer des difficultés économiques les poussant à revoir à la baisse les salaires de leurs salariés. Généralement, dans ce cas d’autres alternatives à la baisse des salaires seront étudiées préalablement avant de soumettre une telle proposition aux salariés de l’entreprise. Néanmoins, la baisse généralisée des salaires est quelquefois une solution temporaire qui doit être privilégiée pour redresser financièrement une entreprise.

Face à une telle proposition, les salariés d’une entreprise en difficulté peuvent choisir d’accepter ou de refuser une baisse de leur rémunération. Tout salarié garde donc le droit de refuser une diminution du montant de son salaire.

Si les difficultés économiques subsistent, un employeur peut néanmoins décider de recourir à un licenciement pour motif économique des salariés ayant refusé une baisse de salaire. Attention, cette procédure particulière ne peut être prise à la légère et répond à un certain nombre de conditions.

Par conséquent, cette procédure de licenciement économique à l’égard d’un salarié doit impérativement être justifiée par des difficultés économiques qui subsistent et non par le seul refus d’une baisse de rémunération par ce salarié.

De plus, jusqu’au jour du licenciement du salarié, l’employeur devra maintenir le montant de son salaire jusqu’à présent versé, c’est-à-dire sans une revue à la baisse.

Comment payer un salarié ?

Une fois les modalités de calcul du salaire fixées pour un contrat de travail, l’employeur doit également prévoir les modalités de versement de ce salaire au salarié.

Là encore, tout n’est pas permis. En effet, un employeur peut verser un salaire au salarié par :

  • chèque bancaire ;
  • virement bancaire ;
  • virement postal.

En outre, le versement d’un salaire par espèce est autorisé seulement pour les salaires nets ne dépassant pas 1500 € par mois.

De plus, le versement d’un salaire doit être effectué tous les mois à la même date. Il convient ici de rappeler que le nombre de jours contenus dans un mois ne peut influer le montant du salaire versé. En effet, les disparités concernant le nombre de jours dans les 12 mois de l’année ne sont pas prises en compte dans le mode de calcul et le versement des salaires. L’employeur doit donc ici uniquement se baser sur le nombre d’heures travaillées par semaine et non sur le nombre de jours que compte un mois de l’année.

À noter que la mensualisation du versement d’un salaire est le principe général à appliquer pour tous les salariés travaillant pour une activité commerciale, industrielle, agricole, libérale, etc.

Sont exclus de la mensualisation obligatoire du versement du salaire :

  • les salariés saisonniers ;
  • les salariés intermittents ;
  • les salariés travaillant pour des prestations de services à la personne à domicile.

Un bulletin de paie est-il obligatoire ?

Le bulletin de paie doit être obligatoirement remis au salarié en même temps que le versement de son salaire. Ce bulletin de paie peut être remis au salarié :

  • en main propre ;
  • par voie postale ;
  • par voie électronique.

Sous forme électronique, l’accès aux bulletins de paie doit être sécurisé. Un employeur ne peut donc envoyer par simple mail le bulletin de paie à ses salariés. Dans ce cas, l’employeur peut mettre en place une plate-forme avec un accès sécurisé proposé aux salariés afin d’avoir accès aux bulletins de paie. Dans tous les cas, l’accès en version électronique des bulletins de paie doit répondre à l’impératif de l’intégrité, de la confidentialité et de la disponibilité des données y figurant.

De plus, un employeur n’a pas l’obligation de faire signer ou de faire émerger le bulletin de paie reçu par un salarié. Il peut néanmoins demander une signature ou un émargement du salarié afin d’avoir un élément de preuve confirmant que le salarié a perçu une somme au titre de son salaire correspondant au montant inscrit sur le bulletin de paie.

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