La gestion de la paie

Une fois que les différents recrutements ont été effectués et que l’exploitation marche, il faut maintenant passer à la gestion de la paie. Gérer sa paie nécessite l’exécution de plusieurs activités de gestion courante, liée au travail du RH, ainsi que des démarches administratives spécifiques obligatoires.

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Les principales activités à mener sont :

  • L’élaboration des bulletins de salaires
  • Établissement des documents de gestion et de pilotage en interne des salaires.
  • Le paiement des salaires
  • L’établissement des déclarations et le calcul du paiement des impôts et taxes sur salaires.
  • L’établissement annuel de la Déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Élaboration des fiches de paie

L’établissement d’un bulletin de paie est obligatoire, selon la loi, dès que l’on embauche des salariés. Ce document doit présenter obligatoirement certaines mentions et informations relatives à l’employeur d’une part, et au salarié exerçant son métier d’autre part. À contrario, certaines mentions sont interdites, notamment celles qui sont relatives au droit de grève ou au métier de gestionnaire du personnel.

Le bulletin de paie permet de présenter de façon détaillée la rémunération perçue par l’employé ainsi que son métier de gestionnaire, le mode de détermination de la paie et les charges patronales.

Les éléments obligatoires sont :

Pour l’employeur :

  • Dénomination sociale
  • Numéros d’identification APE, SIRET
  • Organismes d’affiliation sociale

Salarié :

  • Nom,
  • poste occupé et classification professionnelle
  • Le type de contrat de travail
  • les éléments constitutifs du salaire
  • les cotisations sociales supportées

Le responsable des ressources humaines doit remettre un bulletin de paie à chaque salarié de l’entreprise (avec les absences et congés). À chaque versement, il doit conserver au sein de son entreprise un double des bulletins de salaires, et ce pendant au moins 10 ans.

Paiement des salaires

Le paiement des salaires peut se faire en espèces (pour les montants inférieurs à 1500 €), par chèque et par virement bancaire. Ce calcul prend en compte les congés et les absences.

Il est permis de payer des comptes sur le salaire, à condition qu’il soit mensualisé. Dans ce cas, celle-ci ne peut pas dépasser la moitié de la rémunération mensuelle qui est due au salarié.

Lorsque les salariés sont mensualisés, le paiement du salaire doit intervenir au moins une fois par mois. Pour les autres salariés, le paiement du salaire doit intervenir au moins deux fois par mois, avec 16 jours d’intervalle maximum entre chaque réglementation.

Établissement des déclarations et le paiement des impôts et taxes sur salaires

L’entreprise doit effectuer périodiquement, des déclarations de ses cotisations sociales (URSSAF), en remplissant un bordereau de cotisations qui contient plusieurs informations, afin d’en adresser la réglementation à l’organisme compétent, en accompagnement du bordereau.

Annuellement, un tableau récapitulatif qui reprend les salaires déclarés sur la DADS auxquels on applique les taux de cotisations qui étaient en vigueur durant l’année écoulée doit être fourni aux organismes sociaux avant le 31 janvier de l’année suivante.

Lorsque l’entreprise a versé plus de 150 000 euros de cotisations au titre de l’exercice précédent, elle devra obligatoirement déposer son bordereau de cotisation et son tableau récapitulatif par voie électronique.

Désormais, il est possible de déposer simultanément, dans une déclaration unique, le bordereau de cotisation et les tableaux de bord. Ce système qui s’appelle la déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS) peut être effectué sous format papier, par voie d’échange de données informatisées ou en ligne en saisissant directement les données sur internet.

Pour utiliser le système DUCS, l’entreprise (ou le prestataire qui est en charge de la gestion de la paie) doit être équipée d’un logiciel permettant d’utiliser ce système de comptabilité.

Établissement annuel de la Déclaration annuelle des données sociales (DADS)

Chaque année, durant le mois de janvier, l’ensemble des déclarations d’impôts et de cotisations sociales qui ont été effectuées au titre de l’année précédente est regroupé dans une déclaration unique et récapitulative qui est la Déclaration annuelle des données sociales (DADS). Elle est obligatoire, dès lors que l’entreprise verse des rémunérations qui sont imposables au titre des traitements et salaires.

La souscription de la DADS est réalisée via internet, sur le site www.netentreprise.net, mais il est permis aux entreprises PME qui ont moins de 200 personnes inscrites d’effectuer une déclaration papier.

Établissement des documents de gestion et de pilotage en interne des salaires.

Le métier sur la tenue des documents de gestion et de pilotage de la paie n’est pas obligatoirement prescrit par la loi. Il s’agit d’outils d’optimisation et de pilotage. Ce sont généralement les tableaux de bord de suivi de la paie et les dispositifs de suivi de l’évolution de la masse salariale.

Les différentes options de gestion de la paie

L’entreprise a le choix entre gérer sa paie en interne à travers un RH ou l’externalisation auprès d’un professionnel qui est spécialisé en la matière, telle que l’expert-comptable.

L’externalisation offre de nombreux avantages, lorsque l’entreprise est de taille modeste, car elle permet de bénéficier à une prestation de qualité à un meilleur cout. Cela devient donc plus efficient. Pour les entreprises plus importantes, la comptabilité interne ou le service des ressources humaines sera généralement chargé de gérer ce travail.

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