Cleemy

La solution aux notes de frais Cleemy

Cleemy est un des huit logiciels de gestion de la suite Lucca, conçus pour automatiser la paperasserie administrative et RH. Créé en 2002, cet éditeur de logiciel SaaS est une référence sur le marché. D’ailleurs, il est présent dans 50 pays et revendique plus de 3600 clients et 610 000 utilisateurs. En janvier 2014, Lucca lance Cleemy, une solution en cloud pour gérer les notes de frais. Accessible sur smartphone et PC, cet outil dématérialise les notes de frais et automatise la validation ou le refus des dépenses professionnelles. Il s’adresse principalement aux grandes PME, quel que soit le secteur d’activité, mais se prête aussi bien aux start-ups. Parmi ses clients, on recense des entreprises du secteur public que des cabinets de conseil, des spécialistes en BTP, des acteurs de la santé et pharmaceutique et même des professionnels en télétravail. À l’heure où nous écrivons, il compte plus de 1250 clients partout dans le monde.

Les services proposés

Le traitement des notes de frais

Cleemy gère de A à Z les notes de frais. Depuis cette application, vous pouvez déclarer à tout instant vos dépenses en prenant tout simplement en photo vos tickets de caisse. Équipée d’une technologie de reconnaissance de caractères, elle scanne les informations utiles et les envoie au manager pour validation. Vous n’avez donc plus besoin de faire des saisies manuelles ni de conserver un justificatif papier.

Automatisation du processus de validation

Il est possible de configurer cette application selon la politique de dépense de l’entreprise. Le dirigeant d’entreprise peut y définir le plafond des frais et les forfaits dédiés. De cette manière, le collaborateur est vite alerté si ses dépenses dépassent du montant autorisé. De son côté, le manager n’a plus qu’à valider ou refuser le paiement en un clic.

Calcul des indemnités kilométriques

Le calcul du coût par trajet s’avère difficile en cas de gestion manuelle des notes de frais. Mais cette tâche est faisable en s’équipant d’un bon logiciel comme Cleemy. L’application permet un suivi exact des déplacements des employés via Google Maps. Elle repère les coordonnées GPS des smartphones et évalue automatiquement les frais kilométriques. En même temps, elle renseigne les adresses où se sont rendus les collaborateurs.

Synchronisation des moyens de paiement

Grâce à son partenariat avec la néobanque Anytime, Cleemy propose des cartes de paiement qui peuvent être synchronisées avec le système de gestion. Les dépenses engagées sont remontées automatiquement, puis comparées avec les justificatifs pris en photo.

La comptabilité par Cleemy

En plus de se synchroniser avec un mode de paiement bancaire, Cleemy peut être lié à un ERP. Une fois les notes de frais validées, l’application génère des écritures sur un logiciel de paie ou de comptabilité. Ainsi, les charges sont affectées facilement sur le plan comptable. Le collaborateur, quant à lui, reçoit directement le remboursement de ses notes de frais sur sa paie.

Gestion à l’international

Pour un groupe multinational, la gestion des notes des notes de frais est un vrai casse-tête. Entre les devises et les politiques de dépenses qui diffèrent d’une filiale à une autre, il n’est pas évident de s’y retrouver. Cleemy apporte une solution à cette problématique en proposant :

• une interface multilingue,
• la conversion automatique des devises,
• la gestion de la TVA dans tous les pays,
• la configuration des règles par pays.

Pourquoi utiliser Cleemy ?

Avec Cleemy, la gestion des notes de frais se fait en deux temps trois mouvements. Ce gain de temps profite à toute l’équipe : manager, comptable, commerciaux, RH… En s’équipant de cet outil, le manager n’a donc plus besoin de passer un temps fou à vérifier les notes de frais. Le remboursement est alors accéléré. Le comptable, quant à lui, voit son travail facilité.

En outre, Cleemy accompagne l’entreprise dans sa transition écologique. En dématérialisant toute la démarche administrative des notes de frais, ce logiciel aide à atteindre un objectif zéro papier. Conforme à la loi  A 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales, il permet de jeter les justificatifs en papier. En effet, l’ensemble des données sont stockées sur le logiciel. En cas de contrôle fiscal, l’administration n’a qu’à accéder à votre compte Cleemy. Ce qui réduit considérablement l’impact de l’entreprise sur l’environnement.

À part cela, ce logiciel est aussi apprécié pour sa simplicité. Destiné à faciliter la vie des professionnels, Cleemy dispose d’une interface ergonomique et intuitive. Il n’y a pas besoin de se former pour l’appréhender. D’ailleurs, tout le monde peut l’utiliser, même ceux qui n’ont pas de connaissances spécifiques en nouvelle technologie.

Enfin, cette application permet au chef d’entreprise de garder la main sur les frais. Grâce à la possibilité d’intégrer  les règles de dépenses, cet outil évite les erreurs, les surcoûts ou encore les manœuvres frauduleuses. Il aide à assurer la conformité à la politique d’entreprise.

Combien coûte Cleemy ?

La tarification de Cleemy est définie selon le nombre d’utilisateurs susceptibles de déclarer des notes de frais. Ainsi, selon l’effectif, il est possible de bénéficier d’un tarif progressif. Par exemple, pour une entreprise comptant jusqu’à 9 déclarants, prévoyez un prix forfaitaire de 50 euros hors-taxes par mois. Pour 200 à 299 utilisateurs, le logiciel est accessible à partir d’un abonnement mensuel de 3,40 euros hors taxe par collaborateur. Vous pouvez connaitre le montant que vous allez débourser pour cette application depuis le site internet officiel de son éditeur Lucca. Il suffit de renseigner le nombre d’utilisateurs. En revanche, si vous avez plus de 500 déclarants, il faudra demander un devis.

En plus de la tarification s’ajoutent des services payants, notamment :

• la numérisation et la récupération des justificatifs depuis des sites marchands pour un abonnement mensuel de 1,25 euro par déclarant,
• la synchronisation des cartes de débit avec Cleemy pour 2 euros par mois
• la synchronisation d’une carte bancaire de la société avec Cleemy pour 2 euros par mois.

Mais avant de vous lancer, vous pouvez toujours demander une démo ou essayer la version gratuite de l’application.