TVA sur note de frais

Les entreprises assujetties à la TVA peuvent la récupérer sur les dépenses qu’elle a engagées dans le cadre de ses activités. Toutefois, la récupération de la TV sur les notes de frais est soumise à certaines conditions et ne s’applique pas à tous les frais. Le point sur le sujet.

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Rappel sur ce qu’est une note de frais

Une note de frais est un document papier ou numérique permettant à un salarié de demander à l’entreprise employeur le remboursement des dépenses professionnelles qu’il a personnellement engagées dans l’intérêt de l’entreprise. 

Récupération de la TVA : quelles sont les règles de base ?

Pour pouvoir récupérer la TVA sur les notes de frais, l’entreprise doit respecter les conditions générales suivantes :

  • les dépenses engagées servaient l’intérêt de l’entreprise ;
  • chaque dépense est justifiée par une facture originale respectant le formalisme imposé. Entre autres, le montant de la TVA doit y être mentionnée. Ainsi, la récupération de la TVA n’est pas possible sur la base d’un bon de commande, d’un devis ou d’une facture pro forma ;
  • la pièce justificative (la facture) est émise au nom de la société et non à celui du dirigeant ou du salarié
  • la TVA est exigible chez le fournisseur.

Les règles sur les frais particuliers

Comme dit en préambule, certaines notes de frais ne permettent pas de récupérer la TVA. Pour d’autres, des règles particulières s’appliquent, en plus des règles de base énoncées ci-dessus.

La TVA sur les frais de déplacement

Les frais de déplacement englobent plusieurs catégories, en l’occurrence les carburants, le parking et les péages. Toutefois, les TVA sur certaines notes de frais ne sont pas récupérables quand bien même elle figure sur les factures. Sur d’autres, elle peut être récupérée seulement en partie. 

La TVA sur le carburant

La TVA est récupérable à 100 % sur le gazole et le superéthanol E85 pour un véhicule utilitaire. Et à 80 % si c’est pour un véhicule de tourisme. 

Pour le GPL (gaz de pétrole liquéfié), le propane liquéfié, le butane liquéfié et le GVN (gaz naturel comprimé), la TVA peut être récupérée à 100 %. Et ce, qu’il s’agisse de véhicule de tourisme ou de véhicule utilitaire. Par contre, si le GPL est à l’état gazeux, la TVA est récupérable uniquement à 50 % pour les véhicules de tourisme. Mais pour les véhicules utilitaires, elle l’est à 100 %.

Pour l’essence, la TVA n’était pas récupérable auparavant. Toutefois, depuis le 1er janvier 2017, l’État a mis en place un échéancier de déductibilité de la TVA afin d’aligner les règles de récupération de la TVA sur les véhicules fonctionnant à l’essence avec celles des véhicules diesel. Ainsi, à partir du 1er janvier 2022, les règles seront les mêmes, à savoir 100 % pour les véhicules utilitaires et 100 % pour les véhicules de tourisme. 

Les indemnités kilométriques

Étant donné que les notes de frais sur les indemnités kilométriques ne supportent pas la taxe sur la valeur ajoutée, il n’y a pas de TVA à récupérer.

Les péages d’autoroute

En principe, la TVA est récupérable sur les frais de péage d’autoroute. À condition que les trajets aient été effectivement réalisés dans le cadre de missions professionnelles dans l’intérêt de l’entreprise. 

Par ailleurs, les factures qui justifient les frais doivent mentionner :

  • la raison sociale de l’entreprise ;
  • l’adresse du siège social de l’entreprise ;
  • le nom du collaborateur conducteur ;
  • le numéro d’immatriculation du véhicule ;
  • et l’objet du déplacement.

Les dépenses de stationnement

La TVA est récupérable pour les emplacements réservés au personnel de l’entreprise, aux clients et aux visiteurs. Dans les autres cas, elle n’est pas déductible (achat et location de places de parking).

Les frais de location et d’entretien du véhicule

La récupération de la TVA n’est possible que si le véhicule est de type utilitaire.

La TVA sur les frais d’hébergement

La TVA sur les dépenses d’hébergement ne donne pas lieu à la récupération de la TVA dès lors qu’elles concernent le dirigeant ou un salarié de l’entreprise. Par contre, les nuitées payées pour le compte d’un tiers permettent la récupération de la taxe sur la valeur ajoutée. 

La TVA sur les frais de réception (frais de repas)

Toutes les dépenses de repas du dirigeant ou d’un salarié de l’entreprise donnent lieu à la récupération de la TVA dès lors qu’elles ont été engagées dans le cadre de ses missions :

  • déplacement professionnel ;
  • réunion entre les collègues ;
  • repas d’affaires avec un client, un fournisseur, un prospect, etc.

Toutefois, certaines conditions doivent être réunies pour que la récupération e la TVA soit possible. Il faut notamment que le collaborateur prouve le caractère professionnel de la facture. Pour cela, la facture doit :

  • mentionner l’identité et la qualité des bénéficiaires ;
  • mentionner  le nom et l’adresse du restaurateur, son numéro de TVA intracommunautaire, le taux et le montant de la TVA ainsi que les montants HT et TTC ;
  • être au nom de l’entreprise.

À noter que si la note est inférieur à 150 €, un simple reçu ou un ticket suffit. Toutefois, le taux et le montant de la TVA ainsi que les montants HT et TTC doivent y être indiqués.

La TVA sur les autres frais

Le dirigeant ou un salarié peut engager d’autres dépenses dans l’intérêt de l’entreprise : achat de fournitures, abonnements téléphoniques, cadeaux d’affaires, etc.

La TVA est également récupérable sur ces notes de frais à condition que les dépenses soient justifiées

Comment simplifier la gestion des notes de frais ? 

La gestion des notes de frais est une tâche chronophage et contraignante. Pourtant, la récupération de la TVA est d’une importance capitale pour les finances de l’entreprise. De fait, elle permet d’économiser jusqu’à 2,5 % des frais. C’est pourquoi il est primordial d’optimiser la gestion des notes de frais. 

En effet, si l’URSSAF constate des irrégularités dans la gestion des notes de frais, l’entreprise risque une augmentation des bases de ses cotisations sociales.

La gestion des notes de frais avec un expert-comptable

L’expert-comptable est un professionnel de la comptabilité qui maîtrise les règles de récupération de la TVA sur les notes de frais. Ses conseils et son accompagnement sont précieux pour l’entreprise, notamment pour les grandes structures employant de nombreux collaborateurs qui partent souvent en mission. 

Pour lui faciliter la tâche, l’entreprise peut utiliser un logiciel de gestion de note de frais. En outre, ce type d’outil est incontournable pour les sociétés qui n’ont pas les moyens financiers de recourir aux services d’un expert-comptable.

La gestion des notes de frais avec un logiciel dédié

De nombreuses solutions en ligne permettent aux entreprises de gérer leurs notes de frais de manière totalement dématérialisée. 

Un bon logiciel de gestion de notes de frais doit proposer certaines fonctionnalités, entre autres :

L’ergonomie

Le logiciel de gestion se doit d’être facile à manipuler par tous les utilisateurs : les salariés et les administratifs (comptables, contrôleurs de gestion et directeurs administratifs). Sur ce point, il doit :

  • disposer d’une application mobile : les notes de frais sont souvent éditées par les collaborateurs nomades. Ils doivent pouvoir enregistrer les dépenses et les factures à partir de leur smartphone ou leur tablette.  
  • offrir un stockage numérique des justificatifs pendant le délai légal ;
  • permettre de saisir rapidement une dépense et de consulter en temps réel les justificatifs.
  • ne pas nécessiter une formation particulière pour être utilisé. 

Les meilleurs logiciels de gestion de notes de frais sont livrés avec un tutoriel d’utilisation. 

L’automatisation

La solution doit permettre d’automatiser tout le processus de gestion des notes de frais :

  • le plafonnement selon le type de frais et la qualité des salariés ;
  • les indemnités kilométriques ;
  • la récupération de la TVA.

L’exportation des données

Un bon logiciel permet d’exporter les données sur les notes de frais dans le logiciel de comptabilité de l’entreprise. Ce, dans le respect du plan comptable. 

parmi les logiciels de gestion de notes de frais les plus efficaces, il y a :

La gestion des notes de frais avec les cartes bancaires

Gérer les notes de frais et automatiser le processus de récupération des notes de frais, c’est possible avec quelques banques en ligne

Des cartes business entièrement paramétrables sont mises à la disposition des salariés pour les dépenses professionnelles. Grâce à une fonctionnalité de justificatif intégré, le compte de l’entreprise est documenté de ces dépenses au fil de l’eau.

Qonto, Manager.one, Helllo bank… figurent parmi les banques en ligne qui proposent ce type de cartes bancaires.  

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