Comment élire le bureau d’une association ?

Pour qu’une association puisse fonctionner de manière juste et optimale, elle doit se doter d’un bureau. C’est cet organe qui prend les décisions relatives à la gestion de l’organisation. Il est essentiellement composé d’un président, d’un secrétaire général et d’un trésorier qui sont élus. Comment procéder à l’élection des membres du bureau d’une association ? Éléments de réponse.

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Comment se déroule l’élection du bureau d’une association ?

La loi sur les associations 1901 n’impose pas de règles spécifiques concernant l’élection du bureau. Chaque structure est donc libre de définir les modalités de désignation des membres de l’équipe dirigeante. En général, ces dispositions sont prévues dans les statuts. Il convient alors de s’y reporter pour connaître la procédure de vote à utiliser. En principe, les statuts déterminent :

  • l’organe compétent pour élire les membres du bureau ;
  • le mode de scrutin (scrutin uninominal, majorité simple ou double, nombre de tours) ;
  • les modalités d’organisation (bulletin secret, vote à main levée, vote en ligne ou par correspondance, validité ou non des procurations) ;
  • le quorum requis pour valider l’élection ;
  • la durée du mandat du bureau désigné.

Qui élit les membres du bureau d’une association ?

Selon les dispositions statutaires, la responsabilité d’élire les membres du bureau revient soit à l’assemblée générale, soit au conseil d’administration. 

Élection par l’assemblée générale

L’assemblée générale réunit tous les membres de l’association ou leurs représentants en vue de prendre les grandes décisions relatives à la structure de l’organisation comme la désignation des membres du bureau. Elle peut être convoquée en session ordinaire (AGO) ou en session extraordinaire (AGE).

Les dirigeants convoquent alors les adhérents à l’assemblée générale selon les conditions prévues dans les statuts. Une liste des candidats doit être établie en amont puis communiquée à l’ensemble des participants de l’AG afin qu’ils puissent avoir le temps de réfléchir à leur choix. 

Selon les modalités définies dans les statuts, le vote peut se faire par voie directe ou par procuration.

Élection par le conseil d’administration

Lui-même étant élu par l’assemblée générale, le conseil d’administration peut se voir attribuer le rôle de voter les membres du bureau. Dans ce cas, l’élection s’effectue selon les directives fixées dans les statuts. 

Qui peut candidater à l’élection ?

Le plus souvent, les membres du bureau sont issus du conseil d’administration. Cependant, il est possible de créer un bureau sans disposer d’un conseil. De ce fait, tout le monde peut porter sa candidature pour devenir membre du bureau, même sans être adhérent à l’association. Néanmoins, les personnes frappées d’interdiction de gestion par une décision de justice ou en faillite sont inéligibles.

Quelles sont les formalités à accomplir suite à l’élection du bureau ?

L’élection du bureau est un évènement qui change l’administration d’une association. Par conséquent, elle doit faire l’objet d’une déclaration à la préfecture qui héberge le greffe des associations. En effet, le bureau nouvellement désigné n’est officiel que lorsqu’il est déclaré. Ainsi, l’équipe dirigeante dispose d’un délai de trois mois pour notifier l’administration du changement du bureau de la structure associative. À défaut, l’ancien bureau sera considéré comme toujours en place au sein de l’organisation. 

Pour effectuer cette déclaration, il faut remplir le formulaire Cerfa 13971 ou adresser au greffe compétent une lettre avec accusé de réception mentionnant les informations personnelles des nouveaux membres du bureau (noms, prénoms, nationalité, fonction). Une copie du procès-verbal de l’élection du bureau doit être jointe à ce document. À savoir qu’il est aussi possible de réaliser cette déclaration en ligne.

Au-delà des formalités administratives, des démarches sont aussi à effectuer auprès de la banque de l’association afin de transférer les pouvoirs bancaires aux membres du bureau. 

Enfin, si les statuts mentionnent des informations sur les membres du bureau, il convient d’y apporter les modifications nécessaires.

Quels sont les rôles des membres du bureau d’une association ?

Comme il a été dit, le bureau est constitué d’un président, d’un secrétaire et d’un trésorier. Il peut également inclure des membres supplémentaires comme un vice-président, un secrétaire adjoint et un vice-trésorier. Chacun de ses membres a des rôles spécifiques qui sont précisés dans les statuts de la structure associative. Il en va de même pour leur pouvoir et leurs missions. 

Ainsi, le président est celui qui représente légalement la structure. C’est lui qui signe les contrats et qui agit en justice au nom de l’association. C’est aussi lui qui se charge des actes relatifs à la gestion quotidienne de l’association. Il est parfois assisté par un vice-président qui le remplace en son absence.

Le secrétaire général, quant à lui, est le responsable de la gestion administrative de l’association. Il s’occupe de la rédaction des documents et des registres associatifs, des déclarations en préfecture, des convocations aux assemblées générales, des procès-verbaux des réunions, etc. Il se charge également de la communication avec les adhérents. Le secrétaire adjoint l’assiste dans la réalisation des tâches administratives.

En ce qui concerne le trésorier, il a pour mission de gérer les finances de l’association. Il tient les comptes de l’organisme, encaisse les recettes, effectue les opérations de paiement et entretient les relations avec la banque. En cas de besoin, il peut se faire assisté par un vice-trésorier.

L’élection du bureau d’une association est-elle obligatoire ?

En principe, l’élection du bureau d’une association n’est pas obligatoire. La plupart des associations préfèrent toutefois mettre en place cet organe en vue de ne pas concentrer le pouvoir entre les mains d’une seule personne. D’autant plus qu’adopter un bureau s’avère utile pour faciliter la gestion quotidienne de l’association et assurer son bon fonctionnement.

Si l’élection du bureau d’une association loi 1901 est facultative, il existe quelques cas exceptionnels où elle est obligatoire. C’est notamment le cas si :

  • l’association veut obtenir un agrément ;
  • elle désire être reconnue d’utilité publique.

En effet, l’article 25-1 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 exige un bon fonctionnement démocratique de la part de toute association qui souhaite obtenir un agrément ou une reconnaissance de l’État. Le fait d’élire l’organe de direction de l’organisme permet ce fonctionnement démocratique.

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