Comment faire la paie en ligne ?

La remise de la fiche de paie ou bulletin de salaire fait partie des obligations légales de l’employeur envers ses employés. Cependant, cette tâche s’avère complexe et peut faire l’objet d’irrégularités. Heureusement, en s’appuyant sur les dernières avancées technologiques et numériques, il devient possible de simplifier et de sécuriser la paie. On parle alors de paie en ligne. Vous devez savoir que de nombreuses entreprises ont déjà adopté ce type de solution. Si vous aussi, vous souhaitez sauter le pas, voici ce qu’il faut savoir sur comment faire la paie en ligne avec un logiciel dédié.

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les logiciels de paie

Logiciel de paie en ligne : kézako ?

Pour assurer la paie en ligne, l’utilisation d’un logiciel adapté s’impose comme idéale, surtout pour les TPE et PME. En effet, c’est la rencontre entre le traitement des salaires en interne et l’externalisation complète (avec un expert-comptable). Comme le nom laisse indiquer, le logiciel de paie en ligne est un outil dédié à la gestion de la paie de manière dématérialisée.

Puisqu’il s’agit d’une solution en ligne, elle ne nécessite aucune installation sur votre ordinateur. Par conséquent, pour accéder à l’outil, vous devez passer par un navigateur internet (Chrome, Mozilla, etc.). Vous avez ainsi besoin d’une connexion internet et d’un appareil adapté.

L’objectif du logiciel de paie en ligne est de faciliter les différents processus liés à l’administration du salaire, notamment :

En privilégiant un logiciel de paie en ligne, vous vous libérez en outre des mises à jour à effectuer régulièrement.

Comment s’utilise ce type d’outil en ligne ?

En général, les outils de paie en ligne s’utilisent de manière très intuitive. Il suffit de :

  • Se connecter à la plateforme qui fournit le logiciel
  • Saisir les informations relatives à chaque salarié
  • Éventuellement, cocher les cas spécifiques si nécessaires comme les spécificités du BTP, des apprentis, du mandataire social salarié (président SAS) ou encore les régimes différents tels que l’Alsace-Moselle, l’exonération Lodeom…

Une fois toutes les manipulations effectuées, le logiciel produit les bulletins de paie et la Déclaration Sociale Nominative (DSN).

Des fonctionnalités supplémentaires

Vous aurez compris que pour produire les fiches de paie, le logiciel en ligne utilise de nombreuses fonctionnalités tout en prenant en compte certains éléments essentiels :

  • Évolutions récentes des taux de charges salariales et charges patronales
  • Taux des heures supplémentaires et des diverses indemnités
  • L’établissement des bordereaux de charges sociales
  • La présentation des fichiers interbancaires pour procéder aux virements des salaires
  • La prise en compte du fichier de DSN
  • L’établissement des divers documents comme les contrats de travail, les certificats de travail, le solde de tout compte, les certificats d’arrêt de travail…
  • L’intégration des écritures comptables
  • Calcul des jours de congé payé
  • L’exécution des déclarations sociales obligatoires sans l’aide d’un expert-comptable

Selon le logiciel choisi, il est même possible d’aller plus loin. En effet, certains logiciels de paie permettent de :

  • Préparer les déclarations uniques d’embauche (DUE)
  • Accéder à des documents types (contrat de travail, solde de tout compte…)
  • Télétransmettre des déclarations avec des fonctions adaptées à un secteur d’activité particulier
  • Optimiser la partie ressources humaines de l’entreprise avec une gestion des emplois du temps, la formation, les carrières…
  • Envoyer les demandes de congé et transmettre les notes de frais (pour les collaborateurs)

La formule choisie et le nombre de salariés peuvent également influer sur le type de fonctionnalités accessibles depuis le logiciel de paie. Ainsi, pour profiter d’un programme de paie en ligne adapté, déterminez dans un premier temps vos besoins avant d’effectuer un choix définitif.

Les avantages d’un programme de paie en ligne

Plus qu’une alternative au bulletin de salaire papier, l’usage d’un logiciel de paie en ligne fait profiter de nombreux avantages. Ces derniers se ressentent à la fois au niveau de l’employeur que des employés.

Outil de gestion de paie en ligne : les avantages pour l’employeur

Au-delà de la simplicité à produire des fiches de paie pour vos employés avec un logiciel de gestion en ligne, il y a :

  • La possibilité d’utiliser l’outil à peu près n’importe où
  • L’élimination de risque de perte de données
  • La réduction de coût d’envoi des bulletins de paie
  • La rapidité et l’automatisation de la production des fiches de paie
  • Le respect des dispositions règlementaires
  • La transmission sans intermédiaire des DSN
  • L’optimisation de la gestion RH de l’entreprise
  • Le renvoi d’une image de marque moderne
  • La réduction des erreurs humaines
  • La réduction de consommation de documents papier

Les atouts d’un logiciel de paiement en ligne pour les collaborateurs

Quant aux employés, le logiciel de paiement leur fait profiter des avantages suivants :

  • Un accès à distance et à tout moment à leur fiche de paie (récupération et consultation)
  • Une conservation plus sécurisée du bulletin (plus de risque de perte ou d’abimer le document)

A-t-on le droit de remettre un bulletin de paie par voie électronique ?

En principe, lorsqu’un employeur remet sa fiche de paie en main propre à un salarié, ce dernier la signe. À l’occasion d’une remise par voie électronique, il se révèle difficile d’exiger une formalité de signature. Ainsi, si vous décidez de recourir à ce moyen pour remettre un bulletin de paie à vos salariés, vous devez les informer un mois avant la première émission du document ou au moment de l’embauche.

Pour informer vos employés de la remise de la fiche de paie, vous pouvez user de tout moyen conférant une date certaine, soit :

  • Un courriel avec accusé de réception ou de lecture
  • Une lettre recommandée avec demande d’avis de réception
  • Une lettre remise en main propre contre récépissé
  • Etc.

Notez que le salarié a le droit de refuser de se voir remettre son bulletin de paie sous forme électronique. Si tel est le cas, il peut faire part de son opposition avant ou après la première émission du document de salaire en notifiant son employeur par tout moyen conférant une date certaine. Sa demande prend effet dans les meilleurs délais et au plus tard 3 mois suivant la notification.

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