Comment rédiger une promesse d’embauche ?

Pour une entreprise en pleine croissance, recruter les nouveaux talents en permanence est une évidence. De la conception de l’offre à l’intégration du nouveau collaborateur en passant par l’entretien, le recrutement est un processus bien encadré.

Après l’entretien d’embauche avec le candidat idéal, il peut très souvent arriver qu’il ne soit pas immédiatement disponible. Il peut aussi arriver que le poste ne soit pas disponible parce que l’actuel occupant ne l’ait pas encore libéré.

Dans l’un ou l’autre cas, il est impossible de signer déjà le contrat de travail définitif. La solution idéale est d’adresser au futur collaborateur une promesse d’embauche.

Dans ce document écrit, le recruteur prend l’engagement d’embaucher le candidat définitivement à une période précise. Compte tenu de la technicité de cet acte, sa conception n’est pas toujours à la portée du premier venu. Mentions obligatoires, éléments de forme, aspects pratiques, valeur juridique. Voyons ensemble comment rédiger une promesse d’embauche.

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À quoi renvoie une promesse d’embauche ?

Tout simplement, la promesse d’embauche est ce document juridique dans lequel un employeur prend l’engagement d’embaucher un candidat. C’est un acte écrit qui intervient lorsqu’il n’est pas encore possible de signer le contrat de travail définitif.

L’entretien d’embauche marque la fin d’un processus de recrutement. Celui-ci doit déboucher sur un contrat de travail en vue de l’intégration du nouveau collaborateur.

Il peut arriver que le candidat retenu soit encore lié à son entreprise actuelle ou alors qu’il soit soumis à une condition. Il peut aussi arriver qu’en interne, le poste ne soit pas disponible. Dans ces deux cas, une incertitude plane des deux côtés.

L’employeur prend le risque de voir sa perle rare filer entre ses doigts durant ce préavis de départ. Quant au candidat, il craint d’être devancé par un autre qui ferait changer d’idée le recruteur pendant ce temps mort.

Pour mettre toutes les parties à l’abri de ces inquiétudes, le législateur a prévu la promesse d’embauche. Son rôle est de rassurer le candidat retenu au terme du recrutement qu’il sera effectivement embauché à telle date. Par cet acte, le candidat s’engage, vis-à-vis de l’employeur, à venir travailler dans son entreprise.

Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, la promesse d’embauche peut être oralement faite au terme de l’entretien d’embauche. La forme écrite est la plus privilégiée. Les parties au futur contrat de travail ont la garantie qu’elles s’engageront bientôt.

Quelle est la valeur de ce document en matière de recrutement ?

Aux yeux de la loi, la promesse d’embauche est soit une promesse unilatérale de contrat, soit une offre de contrat de travail. C’est depuis les arrêts de la Cour de cassation de septembre 2017 que ces statuts ont été confirmés.

Lorsque la promesse d’embauche prend la forme d’une promesse unilatérale de contrat, elle consiste en un document dans lequel l’employeur s’engage à signer ledit contrat avec le candidat. Juridiquement, elle a la valeur d’un contrat de travail.

Ce dernier garde sa liberté d’accepter ou de refuser la proposition. En cas d’acceptation, il devra tenir sa promesse au risque de payer des dommages et intérêts à l’entreprise.

Du côté de l’entreprise, une rétractation durant le délai de réflexion n’aura pas d’effet sur la conclusion du contrat, mais sera considérée comme licenciement abusif.

Lorsqu’il s’agit plutôt d’une offre de contrat de travail, le recruteur propose dans le document de signer le contrat de travail avec le futur collaborateur dans un délai. En cas d’acceptation, une rétractation par la suite de sa part entraîne le paiement de dommages et intérêts.

Il en est de même de l’employeur contre qui le candidat pourra demander des dommages et intérêts auprès du conseil des prud’hommes. Toutefois, cette offre ne vaut pas juridiquement un contrat de travail.

Pour le futur salarié, la promesse d’embauche donne l’assurance qu’il signera son futur contrat. Il peut donc aisément calculer son préavis et préparer sa lettre de démission de son poste actuel.

Pour l’employeur qui recrute, ce document réduit tout risque de désistement futur du candidat avant la date fixée. Ce n’est certes pas encore un contrat de travail, mais une belle entrée en matière dans l’entreprise.

Comment se rédige concrètement une promesse d’embauche ?

Une fois ces préalables établis, il importe maintenant de savoir comment se rédige la promesse d’embauche.

La forme du document

Légalement, la promesse d’embauche n’est pas une obligation. Relativement à sa forme, il est possible qu’elle soit écrite ou orale. La forme orale est précaire et très fragile, car en cas de contestation, sa preuve devant les juridictions sera difficile. Pour cette raison, la forme écrite est plus conseillée.

Quand bien même la promesse d’embauche est un document écrit, la loi n’impose pas de formalisme spécial. Ce peut être sur un papier contrat professionnel, un mail, ou une simple feuille.

Il suffit que le document à parapher soit précis, clair et destiné à un individu déterminé. Dans le même sens, le document doit explicitement décliner le choix opéré entre l’offre et la promesse unilatérale de contrat de travail.

La liberté est laissée au rédacteur de l’acte d’en produire un qui réponde à son besoin. Il peut donc s’inspirer de ce qui se fait dans les pratiques courantes. À la seule condition d’y intégrer les informations essentielles d’une promesse d’embauche.

Les informations à intégrer dans le document

Plusieurs informations peuvent entrer dans une promesse d’embauche. L’absence de certaines le priverait de toute pertinence légale.

Il s’agit des mentions obligatoires suivantes :

  • Noms et prénoms du futur salarié ;
  • Raison sociale de l’entreprise et noms du responsable des recrutements ;
  • Type de contrat de travail envisagé (contrat à durée déterminée ou indéterminée) ;
  • Rémunération mensuelle ou salaire annuel promis ;
  • Intitulé du poste et brève présentation avec éventuellement la fiche ou charte de poste ;
  • Date d’entrée en fonction prévue du candidat ;
  • Horaires et lieu de travail (ou les lieux en cas de déplacements envisagés) ;
  • Lieu et date de rédaction de la promesse d’embauche.

Si la promesse d’embauche est faite sous une ou plusieurs conditions, celles-ci font partie des mentions obligatoires. L’employeur devra préciser dans le document que le candidat devra obtenir tel diplôme ou qualification à telle date, afin d’être embauché. Les conditions doivent être précises pour être respectées par le candidat.

Dans la promesse, le recruteur a la possibilité d’arrêter, à l’attention du candidat, une date limite de délai de réflexion.

Les autres formalités

La promesse d’embauche est avant tout un document privé qui vient sceller l’accord mutuel entre deux personnes : le candidat et l’employeur. Le document doit être rédigé en deux exemplaires contenant des informations identiques.

Sur les deux exemplaires, l’employeur et le candidat doivent apposer leur signature afin d’officialiser leur convention. Après la signature, un exemplaire est remis au candidat et l’autre, gardé dans les archives de l’entreprise.

Pour un travailleur étranger, il faudra s’assurer en amont que le candidat dispose d’une autorisation de travail qui lui permet d’exercer en France.

Qui peut rédiger une promesse d’embauche ?

La promesse d’embauche est un document à l’initiative de l’employeur en situation de recrutement. Tout le monde peut le rédiger en s’inspirant des modèles standards. Il s’agit d’un document juridique qui bénéficie d’un certain encadrement. La rédaction de la promesse d’embauche doit obéir à certaines règles et contenir des mentions obligatoires.

La non-observation de ces règles débouchera sur la rédaction d’un document caduque. Pour cette raison, il est recommandé de se référer au responsable juridique de l’entreprise. À défaut, la rédaction d’une promesse d’embauche peut être confiée à un cabinet spécialisé.

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