Comment rembourser une note de frais ?

Ce qui est sûr, c’est que la gestion des notes de frais est une tâche fastidieuse. En effet, entre la collecte des factures, la vérification de chaque justificatif, les moyens de remboursement… l’équipe financière perd du temps et de l’énergie. D’ailleurs, d’après les chiffres, le remboursement d’une note de frais coûte en moyenne 53 €.

La bonne nouvelle est qu’il existe des bonnes pratiques pour optimiser le remboursement des notes de frais. Alors, quelles sont-elles ? Comment accélérer le processus ? Éléments de réponses.

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Remboursement de notes de frais : les conditions de remboursement

La note de frais est un document qui résume les dépenses avancées par un salarié en déplacement dans le cadre de ses missions. Elle mentionne entre autres :

  • La date.
  • La nature de la dépense.
  • Et le montant.

Ce qu’il faut savoir, c’est que toutes les notes de frais ne sont pas remboursables. Dans les détails, celles qui donnent lieu à un remboursement sont :

  • Les frais de transport lors d’un déplacement professionnel.
  • Les frais d’hébergement si le lieu d’accueil est situé à plus de 50 km du domicile du salarié.
  • Les frais de repas : petit-déjeuner, déjeuner et dîner.
  • Les autres frais professionnels comme l’achat de matériel, l’abonnement à des outils essentiels à la mission, etc.

Pour être qualifiées comme telles et remboursées, les notes de frais doivent répondre à certaines conditions :

  • Elles doivent être engagées dans l’intérêt de l’entreprise.
  • Elles doivent être justifiées par les besoins de l’entreprise.
  • Elles doivent être proportionnées aux besoins réels et respecter les limites d’indemnisation imposées par l’URSSAF. Autrement, l’administration fiscale peut la requalifier comme un avantage en nature.
  • Elles doivent être justifiées.

Quand et comment présenter une note de frais ?

En principe, il n’y a pas de délai pour présenter une note de frais à l’entreprise. Toutefois, le salarié doit la présenter au service compétent de l’entreprise dans un délai raisonnable. Le plus souvent, l’établissement d’une note de frais se fait mensuellement.

Pour présenter sa note de frais, le salaire doit simplement remplir un formulaire papier ou en ligne selon la politique de l’entreprise. Dans le premier cas, celui-ci doit imprimer le formulaire, le signer et joindre les pièces justificatives nécessaires. Dans le second cas, il remplit un formulaire en ligne et scanne ses justificatives. Comme vous pouvez vous en douter, cette deuxième option permet de gagner du temps, non seulement au salarié, mais aussi à l’entreprise. En effet, les logiciels de gestion de notes de frais intègrent plusieurs fonctionnalités, et permettent d’inclure automatiquement les notes et les remboursements dans les systèmes d’information de l’entreprise.

Ensuite, l’équipe financière procède à la validation de la note de frais. Si cette dernière ne respecte pas toutes les conditions imposées, elle la corrige afin d’éviter un redressement fiscal.

La note de frais pour les frais de déplacement

Cette note concerne les salariés qui utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leurs déplacements professionnels. Le salarié peut se faire rembourser aux frais réels s’il peut prouver ses kilométrages personnels et professionnels. Auquel cas, il sera remboursé au forfait selon un barème kilométrique. Dans ce cas, sa note de frais doit mentionner les informations suivantes :

  • La raison des déplacements.
  • Les lieux des missions professionnelles.
  • Le nombre de kilomètres effectués.
  • Le nombre de chevaux fiscaux du véhicule (cette information se trouve sur la carte grise du véhicule).
  • Les péages sur les autoroutes ainsi que leurs montants.

La note de frais pour les frais d’hébergement

Cette note de frais doit être justifiée par deux raisons :

  • Le lieu d’accueil est situé à au moins 50 km du domicile de l’employé.
  • Le lieu d’accueil est peu desservi par les transports en commun. Dans ce cas, le trajet minimum doit être de 1 h 30.

Dans tous les cas, les factures doivent être jointes à la note de frais.

La note de frais pour les frais de restauration

Les frais de restauration doivent être justifiés par une facture mentionnant la date et le montant. En outre, les noms ainsi que les qualités des invités doivent être mentionnés au dos de la facture en cas de contrôle de l’URSSAF.

Si le salarié bénéficie de chèques restaurants, chaque repas remboursé par l’entreprise via la note de frais sera déduit du solde des chèques.

Les modes de remboursement des notes de frais

Le remboursement des notes de frais peut se faire aux frais réels ou au forfait. Tout dépend du système mis en place par l’entreprise. D’ailleurs, il est possible de rembourser différemment les salariés. Le mieux est de toujours demander l’avis des salariés sur le mode de remboursement qu’ils préfèrent.

Le remboursement aux frais réels

Cela veut dire que l’entreprise rembourse le salarié des frais qu’il a réellement engagés dans le cadre de ses déplacements professionnels. Ainsi, la présentation d’une facture et d’autres justificatifs est nécessaire pour se faire rembourser.

Certaines dépenses ne peuvent être remboursées qu’aux frais réels pour être qualifiées de notes de frais. Il s’agit entre autres de :

  • Frais de déménagement dans le cadre d’une mobilité professionnelle.
  • Frais engagés dans le cadre d’un détachement dans les DOM ou à l’étranger.
  • Frais supportés par le salarié en cas de télétravail.
  • Frais engagés pour l’utilisation d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication,

Le remboursement au forfait

Le remboursement se fait selon un barème fixé par l’URSSAF pour certains postes de dépenses. Normalement, le montant des remboursements est le même pour tous les salariés occupant les mêmes postes ou faisant partie de la même catégorie socioprofessionnelle.

Le remboursement au forfait est souvent mis en place pour les dépenses récurrentes, autrement dit :

  • Les frais de déplacement en France et à l’étranger.
  • Les frais de restauration.
  • Les indemnités kilométriques.
  • Certains frais relatifs à la mobilité professionnelle.

Comment simplifier le remboursement des notes de frais ?

Pour les entreprises de grande envergure ou en pleine croissance, la gestion des notes de frais peut être un vrai casse-tête. Mais comme on l’a dit un peu plus haut, il existe des solutions en ligne qui permettent de gagner du temps et de l’argent.

C’est notamment le cas de Rydoo, une application disponible sur ordinateur et smartphone permettant de gérer les voyages d’affaires et les notes de frais à tout moment.

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