Embaucher ses premiers salariés : ce qu’il faut faire

Embaucher un salarié est parfois nécessaire pour une entreprise qui voit son activité augmenter. Seulement, une embauche non préparée peut se révéler catastrophique pour l’entreprise. Dans les cas les plus extrêmes, une mauvaise politique d’embauche peut amener à la fermeture de l’entreprise. Il convient donc de suivre certaines étapes et de s’interroger correctement avant de proposer un emploi.

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Où embaucher ?

Pour un premier processus de recrutement, l’entrepreneur ne sait pas toujours à qui s’adresser pour trouver un salarié.

Les organismes d’État

Les organismes de l’État, tel pôle emploi, forment de très bons lieux pour mettre en relation employeur et salarié. Les employeurs remettent alors au soin de l’institution la recherche d’un salarié correspondant aux compétences recherchées.

Les agences d’intérim

En fonction des besoins de l’entreprise, il convient parfois de faire appel à des agences d’intérim. Là encore le principe est le même : l’embaucheur soumet les compétences recherchées à l’agence, qui tâchera alors de trouver un salarié répondant aux exigences.

Les réseaux sociaux

Trop souvent négligés dans la culture d’entreprise française, les réseaux sociaux peuvent constituer un excellent moyen de trouver des salariés. Ainsi, le réseau social Linkedin apparaît comme une excellente solution. Celui-ci permet de consulter les compétences, expériences et disponibilités des individus correspondant aux critères fixés au préalable. Linkedin est extrêmement utilisé dans le monde anglo-saxon et permet de fluidifier les relations entre offreurs et demandeurs d’emploi.

L’entretien d’embauche

Une fois qu’un salarié disposant des compétences nécessaires est identifié, il convient de convenir d’un entretien. Celui-ci répond à des règles bien précises et permet de cerner davantage la personnalité du salarié. De nombreux instruments de ressources humaines existent pour faire correspondre au mieux les attentes de l’entreprise et celle du salarié. L’entretien n’est pas à négliger, il convient de le préparer en amont.

  • En définissant les besoins de l’entreprise.
  • En définissant la position qu’occupera le salarié.
  • En définissant quelle est l’importance de cette position dans le cadre de l’entreprise.
  • En définissant les compétences et les profils recherchés.
  • En définissant le salaire en fonction des compétences demandées.
  • En définissant créant un questionnaire adapté.

Il est possible de soumettre le candidat à un test de personnalité. Ceux-ci permettent de connaître au mieux l’aspirant et de voir si ses qualités seront utiles où au contraire si elles entraveront l’activité de l’entreprise.

Dans certains cas, il est nécessaire de procéder à une visite médicale d’embauche par le médecin du travail. L’intégration de cette visite dans le registre médical de l’entreprise permet aussi à l’employé de bénéficier d’une assurance chômage au travail.

Il ne faut pas oublier que l’entretien d’embauche d’un salarié est un instrument de ressources humaines. Il doit aider l’embaucheur à y voir plus clair. C’est pourquoi un entretien en ligne reste derrière sauf pour les travaux à distance.

Celui-ci n’est en aucun cas tenu de donner une réponse à la fin de cet entretien.

Bien souvent, prendre des notes au cours de cet entretien peut l’aider à prendre une décision raisonnée par la suite, sinon il est toujours possible de proposer une période d’essai au candidat si des doutes persistent.

Les contrats de travail

Avant même d’avoir trouvé un salarié correspondant à ses exigences, les employeurs doivent demander des conseils pour savoir quels sont les différents types de contrats s’offrant à eux, mais surtout quels sont les différents contrats qui sont susceptibles de correspondre au poste à pourvoir. En effet, il ne sert peut-être à rien de prendre un CDI ou un CDD là ou un simple contrat d’intérim aurait fait l’affaire pour l’intégration d’un nouveau salarié au registre des employés. Si le salarié a vocation à occuper une place centrale dans l’entreprise, alors le Contrat à Durée Déterminée semble être la solution.

CDI ou CDD ?

Le Contrat à Durée Déterminée est un contrat portant sur une période au terme de laquelle le Contrat prend fin. L’embaucheur et le salarié ne sont alors plus liés. Bien souvent, le Contrat à Durée Déterminée suppose le versement de prime de précarité à la fin et il peut apparaître comme plus couteux que le Contrat à Durée Indéterminée, surtout si ce dernier se traduit par une démission (la démission pouvant être conclu tacitement entre l’employeur et l’employé, comme c’est souvent le cas dans le cadre d’un processus de recrutement d’étudiants). À ne pas confondre avec la période d’essai qui est plus court et où l’aspirant est généralement en apprentissage, même s’il bénéficie déjà d’un salaire et d’une assurance chômage.

Le Contrat à Durée Indéterminée comporte de nombreux avantages cependant, que ce soit pour l’embaucheur ou l’employé. Le premier voit son poste occupé pour une période de temps non fixée. Et l’employé est garanti d’avoir un emploi où d’être indemnisé en cas de licenciement. Mais attention, en évoquant les licenciements, il faut évoquer le fait que le CDI est moins flexible que le Contrat à Durée Déterminée et ne permet pas à l’entreprise de s’ajuster correctement en cas de ralentissement de l’activité. 

L’intérim

Le contrat d’intérim correspond à un emploi momentané, lié à une augmentation d’activité soudaine, mais non durable à laquelle doit faire face l’entreprise. Il s’agit bien souvent d’un excellent moyen pour faire face à une surcharge de responsabilités. Mais attention, il ne s’agit nullement d’une solution viable si l’augmentation de l’activité a vocation à se perpétuer dans le temps.

Le CNE

Le Contrat Nouvelle Embauche d’un salarié apparaissait comme une solution adéquate pour les entreprises de moins de 20 salariés, c’est-à-dire plus de 95 % des entreprises françaises. Il permettait, pendant une période de consolidation de 2 ans maximum, de rompre le contrat plus facilement. Il permettait en effet à l’entreprise de licencier le salarié avec un préavis court, et moyennant une indemnité allégée. La démission du salarié suivait la même ligne et était plus aisée.

La Déclaration Unique d’Embauche (DUE)

L’emploi d’un salarié doit répondre à certaines obligations de déclarations. Avant la mise en place de la déclaration unique d’embauche (DUE), les formalités étaient nombreuses, lourdes et couteuses.

Maintenant la procédure est relativement plus simple. L’embauche DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche) permet à l’entrepreneur de s’adresser à un guichet unique, souvent l’URSSAF dont dépend l’établissement concerné, avec l’ensemble des documents nécessaires. Désormais, l’embauche DUE est remplacée par l’embauche DPAE.

Elle doit s’effectuer impérativement avant la prise de position effective, et au plus tôt 8 jours avant la prise de position par l’employé.

Quelles sont les aides pour un premier salarié ?

Une entreprise qui recrute pour la première fois peut bénéficier d’une aide financière. Si entre 2015 et 2016, l’État accordait une prime d’embauche qui s’élevait à 4000 euros, actuellement, il propose plusieurs mécanismes d’aide à l’embauche du premier salarié. Il s’agit notamment de :

  • CUI-CIE qui permet à l’employeur de toucher une subvention s’il recrute un demandeur d’emploi rencontrant des difficultés à trouver un travail ;
  • l’emploi d’avenir qui permet à une entreprise dans le secteur non marchand de percevoir une subvention en cas d’embauche d’un jeune âgé de 16 à 25 ans sans qualification particulière ;
  • l’AFPR (Action de Formation Préalable au Recrutement), une aide financière destinée aux entreprises offrant une formation et recrutant en CDD un demandeur d’emploi inscrit à Pôle Emploi
  • le POE (Préparation Opérationnelle à l’Emploi), une aide financière pour les employeurs qui s’engagent à former et à recruter en CDI un demandeur d’emploi de Pôle Emploi.

Si l’entreprise œuvre dans une zone en difficulté et embauche une main-d’œuvre locale, elle peut prétendre à :

  • des exonérations d’impôts sur les bénéfices (pour les entreprises en zone franche urbaine-territoire entrepreneur) ;
  • des exonérations de cotisations sociales (pour les entreprises en zone de revitalisation rurale) ;
  • des exonérations de cotisations sociales et d’impôts dans une zone à redynamiser ;
  • des allègements fiscaux en cas d’implantation dans les quartiers jugés comme prioritaires en pleine ville.

Quand embaucher un premier salarié ?

Le recrutement d’un premier salarié peut s’effectuer dès le démarrage de l’activité. Si vous créez une entreprise de construction, par exemple, vous aurez immédiatement besoin de main-d’œuvre sur le chantier.

Tandis que si vous lancez un commerce ou une entreprise de service, vous avez la possibilité d’attendre avant de publier votre première offre d’emploi. Certains secteurs permettent en effet de mener une activité en solo. Dans ce cas, l’embauche d’un premier salarié ne sera utile que lorsque la demande augmente et que l’entrepreneur n’arrive plus à les répondre en étant seul.

Néanmoins, le bon moment pour recruter un salarié est celui où l’entreprise dispose suffisamment de moyen financier pour couvrir le coût du personnel. Il convient donc de calculer la masse salariale ainsi que les cotisations sociales à payer durant le contrat de travail. De même, il faut prévoir le chiffre d’affaires supplémentaire à atteindre pour prendre en charge le coût du salarié.

Quel est le coût à supporter pour l’embauche du 1er salarié ?

Recruter un salarié engendre des coûts dont il est capital d’anticiper avant de déclencher le processus d’embauche.

Outre le salaire brut et les cotisations sociales, il convient de prendre en compte les avantages et les gratifications salariales tels que les frais de transport, les tickets restaurants, les primes, le 13ᵉ mois, etc. 

Il faut également comptabiliser les dépenses inhérentes au processus de recrutement telles que :

  • les frais de publication de l’offre d’emploi ;
  • l’achat de tout le matériel dont le nouveau collaborateur aura besoin ;
  • les frais administratifs et médicaux ;
  • les frais de formation ;
  • etc.

Il est aussi nécessaire de prendre en considération le temps passé pour préparer le recrutement, réaliser les entretiens, sélectionner le candidat retenu… Tout ce processus s’avère long, accaparant ainsi votre temps que vous aurez dû consacrer à des missions plus importantes de votre activité. Il convient donc de calculer le manque à gagner en multipliant le coût horaire chargé par le temps passé pour chaque étape. 

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