Facture sur Excel : comment créer ce document ?

Bien qu’il existe de nombreuses méthodes pour créer les factures clients, Excel reste la plus connue de tous les assistants de facturation et la plus plébiscitée par les entreprises. Mais comment réaliser un fichier dans l’optique d’une facture ? Quels sont ses points forts ? Existe-t-il des objections légales quant à l’utilisation de ce programme de Microsoft ? Et comment y procéder pour la réaliser ? Découvrez toutes les réponses à ces questions dans cet article.

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La nécessité d’effectuer une facture

Avant de procéder à la création d’un fichier de facture sur Excel, rappelons d’abord l’importance de réaliser une facturation dans les prestations d’une entreprise. Pièce prenant une importance cruciale à la fois dans la comptabilité, dans la fiscalité, sur le point commercial, mais également d’un point de vue juridique, la facture tient un rôle important au sein de celle-ci.

En effet, c’est à partir de cette pièce que le comptable élabore les différents comptes annuels (compte de résultat, bilan comptable et annexes légales), ainsi que la réalisation de la déclaration de la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) des entreprises.

Du point de vue commercial, la facture officialise l’achat d’un produit, d’un article ou la concrétisation d’un service. Mais aussi, ce document sert à établir les comptes d’une personne, tout en facilitant le contrôle des impôts de l’entreprise. Et le plus important, c’est qu’elle témoigne de la véracité d’une transaction commerciale.

Ainsi, en cas de litige, elle tient un rôle juridique important, allant même jusqu’à pouvoir réclamer une créance ou le retour d’articles en cas d’impayés. En somme, c’est un instrument important dans la gestion et la conservation des données des entreprises.

Excel : Pourquoi choisir cet outil dans la gestion des factures ?

Programme créé par Microsoft Office, Excel est l’un des logiciels de données les plus complets disponibles sur le marché. Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, son utilisation comme outil de facture présente de nombreux avantages dans la gestion.

Une simplicité et une rapidité incroyable

Facile et rapide à prendre en main, la création d’un fichier Excel permettra à tout un chacun, même ceux qui possèdent peu de compétences informatiques de créer leur propre facture. Il va sans dire que ce logiciel de Microsoft possède déjà des modèles de facture prédéfinis pour simplifier le travail des comptables.

Les formules de calculs et les trames étant établies à l’avance, il leur suffit de trouver un document et remplir tous les champs qui répondent à leurs attentes. 

Une économie dans le système de facturation

L’autre gros atout d’Excel réside dans sa capacité à faire réaliser des économies à son utilisateur, notamment pour ceux qui débutent dans le domaine de l’entrepreneuriat, à l’image des startups ou microentreprises, ou bien des freelances.

Avec ce programme, ils ne se trouveront plus dans l’obligation de créer un logiciel avancé pour leur facturation, tout en pouvant l’utiliser gratuitement pour leur activité. L’économie réalisée pourra donc être investie dans les autres prestations de l’entreprise.

Quelles sont les interdictions concernant la facturation sur Excel ? 

Du fait de sa facilité de prise en main, la plupart des indépendants se ruent vers l’utilisation d’un fichier Excel comme outil de facturation pour les clients et de sauvegarde de données. Mais est-ce que tout le monde peut l’employer ?

Certains types d’entreprises sont pour autant soumis à des règlementations et défendus d’utiliser ce logiciel tableur. Il s’agit de ceux assujettis à la TVA effectuant des opérations financières avec des clients non assujettis (particuliers, associations ou micro-entrepreneurs).

À vrai dire, le recours à l’utilisation d’un fichier Excel ou bien d’un logiciel de traitement de texte en vue d’une facturation est perçu comme une fraude. Ce qui pourrait leur coûter une amende de 7 500 euros selon la loi antifraude à la TVA. 

Pour réaliser leurs opérations de devis ou de facturation comme les factures d’acompte, factures d’avoir ou la facture de clôture, ils devront se tourner obligatoirement vers un logiciel de caisse sécurisé et certifié par l’administration fiscale selon l’article 286 du CGI (Code général des impôts).

Les mentions obligatoires d’une facture Excel

Comme tout document légal, une facture Excel doit se conformer aux mêmes dispositions établies par la loi. Certaines mentions obligatoires devraient alors apparaitre lors de la création de votre facture. Parmi elles :

  • Les noms et adresses du fournisseur et du client ;
  • Le numéro SIRET ;
  • Le numéro de TVA (pour les factures supérieures à 150 euros Hors-Taxes) ;
  • La date de la vente du bien ou de la prestation de service ;
  • La date du paiement ;
  • Un numéro unique chronologique bien ordonné ;
  • La quantité de vente ou de prestations effectuées ;
  • La dénomination du produit vendu ou de la prestation ;
  • Le prix unitaire hors-taxe ;
  • La mention d’exonération de TVA pour certaines activités en freelance.

D’autre part, l’entreprise peut personnaliser sa facture en ajoutant d’autres données de cette liste :

  • Un logo ;
  • Le numéro SIREN de l’entreprise ;
  • La date de la facture ;
  • Les coordonnées professionnelles (nom, adresse, numéro de téléphone et adresse mail) ;
  • La liste détaillée des services de la société ;
  • Sa marque de fabrique (label, savoir-faire, garanties) ;
  • Le détail des articles vendus ;
  • Etc.

Comment établir sa propre facture sur Excel ?

Une fois fixé sur le contenu et les informations obligatoires devant figurer dans une facture Excel, il est temps de passer à la création de ce fichier. Pour cela, l’entreprise dispose de deux options : choisir parmi les différents modèles proposés ou bien opter pour la création d’une facture personnalisée à partir d’une feuille de calcul vierge.

Facture à partir d’un modèle existant

À partir de votre ordinateur, vous pouvez :

  • Ouvrir l’onglet Excel et saisir « facture » sur la barre de recherche en haut de la fenêtre ;
  • Choisir le modèle correspondant à vos besoins parmi toutes les références disponibles et cliquer dessus pour obtenir un nouvel onglet ;
  • Cliquer sur « Créer » afin d’ouvrir le modèle de fichier choisi dans une nouvelle fenêtre ;
  • Effectuer les modifications souhaitées ;
  • Enregistrer les nouvelles données de facture.

Pour l’établissement de cette facture depuis un exemplaire prédéfini, il faudra tout de même être connecté à internet.

Facture personnalisée depuis un document vierge

Pour établir une facture à partir d’un nouveau fichier, vous devez :

  • Ouvrir une nouvelle feuille de calcul vierge ;
  • Insérer les différentes mentions obligatoires (mentions facture, date, numéro de facture, etc.) ;
  • Intégrer les formules (calcul automatique du sous-total HT, calcul de la somme TTC) ;
  • Renommer puis enregistrer le fichier.

Pour calculer la somme des prix, il suffit d’entrer la formule =SOMME (prix 1, prix 2) dans la case Sous-total HT. Quant au prix TTC, il faudra prendre en considération le taux de TVA (Prix TTC = Prix HT x taux de la taxe).

Pour une plus grande efficacité, il vaut mieux se tourner vers les versions plus récentes d’Excel ou bien opter pour les versions en ligne. Assurez donc la gestion de vos factures grâce à ce magnifique assistant.

En suivant ces quelques étapes et en appliquant une bonne méthode, vous obtiendrez une facture Excel en bonne et due forme. Votre prestation sera ainsi améliorée avec ce logiciel de gestion de Microsoft. 

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