Les mentions obligatoires et facultatives d’une facture

L’établissement d’une facture répond à des règles de forme précises. La loi prescrit ainsi toute une série de mentions obligatoires. Sans elles, la facture n’est pas valable. L’entreprise peut également ajouter des mentions facultatives, selon ses besoins et sa situation. Afin de ne rien oublier, cette rubrique revient pour vous sur les mentions obligatoires et facultatives d’une facture.

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Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ?

Les mentions obligatoires sur les factures sont diverses et variées. Certaines n’apparaissent que dans des situations spécifiques.

Mentions obligatoires portant sur la facture en elle-même

La facture doit indiquer en premier lieu une date.

En principe, la facturation survient dès la réalisation de la livraison ou dès la prestation du service. Attention : la livraison est entendue au sens juridique comme la date de transfert de propriété. Rien à voir, donc, avec le jour de livraison matérielle du bien, ces deux dates pouvant être différentes.

La facture doit en outre être numérotée… Mais pas n’importe comment ! La loi encadre la numérotation des factures. Celle-ci doit se faire par ordre chronologique et sans rupture. Pour plus de facilité, vous pouvez choisir un logiciel de facturation, il en existe une multitude, qu’ils soient payants ou gratuits.

Il convient également, le cas échéant, de préciser le numéro du bon de commande.

Mentions obligatoires portant sur l’identité des parties

Les mentions obligatoires des factures portent ensuite sur l’identité des parties. S’agissant du client, on retrouve les indications suivantes :

  • nom ou dénomination sociale du client,
  • adresse du client : domicile personnel si c’est un particulier, ou siège social si c’est une entreprise,
  • adresse de facturation, si différente du siège social.

S’agissant de l’entreprise vendeuse ou prestataire :

  • dénomination sociale (ou nom, prénom si c’est en entrepreneur individuel),
  • adresse du siège social,
  • forme juridique,
  • montant du capital social,
  • numéro d’immatriculation au RCS (avec la ville du greffe d’immatriculation) le cas échéant (commerçants et sociétés commerciales),
  • numéro d’immatriculation au Répertoire des Métiers (avec le département d’immatriculation) le cas échéant (artisans),
  • SIRET ou SIREN, ou mention « SIRET en cours d’attribution ».

Mentions obligatoires portant sur l’objet de l’opération

Par objet de l’opération, on entend le bien ou le service vendu. La facture doit obligatoirement comporter des indications suivantes :

  • quantité vendue, exprimée en unités, en poids, ou encore en volume horaire,
  • dénomination précise du bien ou service vendu : nature, marque, référence, matériaux…,
  • prix unitaire hors TVA,
  • réductions de prix éventuelles (rabais, remises…),
  • montant total hors TVA de chaque produit ou service,
  • montant total hors TVA de la facture,
  • montant total TTC de la facture (cf infra).

Mentions obligatoires relatives à la TVA

Il faut ici distinguer selon que l’entreprise vendeuse ou prestataire est assujettie ou non à la TVA. Les auto-entrepreneurs, par exemple, ne sont soumis à la TVA que s’ils dépassent certains seuils de chiffre d’affaires.

Si l’entreprise n’est pas assujettie à la TVA, elle ne doit bien entendu pas faire apparaître sur sa facture le montant de TVA à payer. Le montant TTC est alors égal au montant HT. En revanche, la mention « TVA non applicable, article 293B du CGI » doit obligatoirement apparaître.

Si l’entreprise est redevable de la TVA, les mentions obligatoires suivantes sont portées sur la facture :

  • numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel s’il en est redevable,
  • taux de TVA applicable, avec une ventilation le cas échéant,
  • montant total de TVA,
  • montant total TTC de la facture, après le rappel du montant HT.

Mentions à porter en cas de facturation à un professionnel

Certaines mentions obligatoires lors de la facturation n’apparaissent qu’en cas d’opération réalisée avec un professionnel.

Dans ce cas, l’entreprise est tenue de faire figurer sur la facture :

  • date limite de règlement, généralement 30 jours après émission,
  • conditions d’escompte, ou mention « escompte pour paiement anticipé : néant » si l’entreprise ne le pratique pas,
  • taux des pénalités de retard,
  • mention de l’indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement, cumulable avec les pénalités de retard.

Mentions obligatoires relatives à des situations spécifiques

Dans certaines situations, des mentions spécifiques sont à porter sur la facture.

Ainsi, si l’entreprise est tenue de souscrire une assurance professionnelle, elle doit faire apparaître sur la facture l’identité de l’assureur, ainsi que la couverture géographique du contrat. Par exemple, les artisans du bâtiment doivent faire mention de leur assurance décennale.

En outre, si l’entreprise est membre d’un centre de gestion agréé, elle doit en porter mention sur sa facture.

Quelles sont les mentions facultatives d’une facture ?

Il est possible de rajouter sur une facture d’autres mentions, si celles-ci sont pertinentes pour le client.

Il est par exemple possible de faire référence au moyen de paiement à utiliser. Certaines entreprises en profitent pour y insérer leurs coordonnées bancaires. Les paiements peuvent alors être plus simples et plus rapides. En l’absence de mention, le choix revient au client, à moins que le vendeur n’ait déjà évoqué avec lui cette question-là.

On peut également retrouver des mentions supplémentaires relatives à l’identité du vendeur, comme sa marque ou son enseigne. Il est possible de faire apparaître un logo en haut de ses factures.

L’entreprise peut également choisir de faire apparaître ses conditions générales de vente.

Finalement, l’entreprise est libre, mais toujours dans le respect des règles légales. Un auto-entrepreneur non soumis à la TVA ne peut par exemple pas la faire apparaître sur ses factures. Dans ce cas, il devra reverser à l’État ce qu’il a collecté… Sans pouvoir déduire de son côté la TVA qu’il paie.

Attention également à ne pas surcharger plus que de raison la facture, cela entrainerait une mauvaise lisibilité. Certaines informations peuvent figurer dans les CGV ou le contrat.

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