Facture sur Word : comment créer ce document ?

Dans le cadre des échanges commerciaux, il est d’usage de créer des factures sur Word. Ces documents en version électronique seront d’ailleurs obligatoires à partir de 2023. Que ce soit en micro-entreprise, en société ou encore en association, il s’avère nécessaire d’établir une facture à chaque transaction. Dans cet article, nous vous expliquons comment créer une facture sur Microsoft Word.

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Dans quels intérêts créer une facture sur Word ?

La création d’une facture constitue une contrainte réglementaire à l’égard du client, qu’il soit professionnel ou non professionnel. Toutefois, lorsqu’il s’agit d’un client non professionnel (consommateur), il est possible que celui-ci réclame le document. En principe, l’établissement d’une facture se révèle indispensable en cas de :

  • Vente de marchandises entre professionnels ;
  • Vente en ligne qui implique un membre de l’UE et un particulier membre d’un autre état de l’UE ;
  • Prestation de services d’un montant supérieur à 25 euros TTC ;
  • Exécution de travaux immobiliers ;
  • Livraison à une enchère publique de biens d’occasion, d’objets de collection ou d’œuvres d’art.

Par ailleurs, la facture tient un rôle important puisqu’elle permet d’identifier le vendeur ou le prestataire, l’acheteur, le montant concerné ainsi que la date de la livraison ou de la prestation. Aussi, elle fait office de preuve d’échange entre les parties contractantes. En effet, ce document à la fois commercial et comptable dispose d’une valeur juridique qui démontre l’accord conclu entre le fournisseur et le client.

D’autre part, la facture comporte les détails portant sur les conditions de négociation de la vente ou de la prestation. Qui plus est, elle sert de support à la collecte et à la déduction de TVA, voire au contrôle de l’impôt par l’administration fiscale.

Comment créer une facture sur Microsoft Word ?

D’une manière générale, on retrouve 5 types de factures qui s’utilisent suivant des cas spécifiques. Ce sont :

  • Les factures ordinaires ;
  • Les factures d’acompte ;
  • Les factures d’avoir ;
  • Les factures pro forma ;
  • Les factures de clôture.

Chaque type de factures doit se conformer à des règles particulières lors de sa conception. Pour une utilisation de Word, la production se fait directement dans le logiciel. Puis, il convient d’effectuer un certain nombre d’étapes tout en respectant quelques règles.

Les différentes règles à respecter

La langue et la devise dans lesquelles la facture est dressée sont prévues dans l’article L123-22 du Code de commerce. Concrètement, le document doit être rédigé en français et traduit au cas où le client ne serait pas francophone. En outre, tous les montants doivent figurer en euros, une conversion pouvant se révéler nécessaire si le client le souhaite. Dans ce cas de figure, le professionnel devra veiller à ce que la devise soit convertissable. En revanche, les transactions effectuées ainsi que leurs taxes restent facturées en euros.

Une fois le document établi sur Microsoft Word, il faudra le faire signer par les contractants, puis l’imprimer en deux exemplaires. La signature électronique peut se faire sur un fichier Word ou PDF. À noter que celle-ci doit répondre aux normes en vigueur sur le territoire économique français et le sol européen. Dans les détails, toute entreprise qui envisage de suivre un procédé de signature électronique est tenue de se tourner vers un prestataire de services de confiance agréé et qualifié. Ce dernier pourra apporter des procédés correspondant aux exigences légales. Par ailleurs, une liste de ces prestataires est disponible et mise à jour à l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI).

Pour couronner le tout, il semble primordial d’indiquer les informations utiles lors de l’établissement d’une facture sur Microsoft Word. Celles-ci varient en fonction de la nature de l’opération et du document à produire.

Les mentions obligatoires

Une facture ne possède aucune valeur juridique lorsqu’elle ne précise pas les mentions obligatoires. De plus, selon l’article L144-3 du Code de commerce, le manquement à ces informations est passible d’une amende de 75 000 euros, voire de 150 000 euros en cas de récidive. Des sanctions fiscales sont également prévues pour l’entreprise qui ne respecte pas la réglementation, dont une amende d’un montant de 15 euros pour chaque omission ou inexactitude dans la facture, conformément à l’article 1737 du Code général des impôts. Pour autant, cette amende ne peut dépasser 25 % du montant total de la facture.

Ci-après les mentions obligatoires concernant les clients qui doivent figurer dans la facture :

Les renseignements obligatoires liés aux vendeurs ou aux prestataires sont les suivants :

  • Le nom ou la dénomination sociale ;
  • L’adresse du siège social ou de facturation ;
  • Les informations légales.

Comme évoqué plus haut, la facture comporte aussi l’ensemble des détails de la transaction. Cela concerne notamment la description des produits ou services, les prix, le coût unitaire ou de la main d’œuvre, les coûts HT et TTC, les frais de livraison, le montant total à régler, les modalités de paiement et les pénalités applicables. S’ajoutent à ceux-ci d’autres informations comme le type de facture, la date d’échéance et le numéro de référence.

D’un autre côté, il faut marquer la mention « facture » accompagnée du numéro et de la date d’émission sur la pièce. Si une réduction de prix s’applique, le professionnel devra s’assurer de l’indiquer dans le document.

S’agissant d’une opération entre deux professionnels, il est impératif de préciser les conditions sur l’indemnité de recouvrement ou le délai de paiement, tout comme les pénalités de retard.

Quelles alternatives pour établir une facture ?

Assurément, l’utilisation de Microsoft Word paraît plus adaptée à la création d’une facture. Néanmoins, il existe d’autres outils électroniques qui permettent d’établir un tel document.

On peut par exemple citer Excel. Avec ce tableur, le principe reste le même : il faut concevoir le modèle et le personnaliser selon la situation existante. Excel a l’avantage de pouvoir limiter le risque d’erreurs dans les calculs et effectuer un suivi fréquent. Grâce à ses différentes fonctionnalités à l’instar des formules prédéfinies et des tableaux récapitulatifs, le professionnel pourra créer sa facture plus facilement et plus rapidement.

Toutefois, compte tenu de l’évolution de la technologie, les entreprises ont tendance à s’orienter vers des solutions plus développées. À l’heure actuelle, elles sont nombreuses à utiliser des logiciels de facturation pour élaborer leurs factures. Ces outils ont été spécialement conçus pour favoriser la personnalisation des documents, mais aussi automatiser leur envoi.

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