Frais professionnels : Quels sont ils ?

Tous les salariés peuvent être amenés à effectuer des dépenses dans le cadre de leur activité professionnelle. Il s’agit des « frais professionnels ». Ces dépenses sont évidemment remboursées par l’entreprise. Pour ce faire, l’employeur exige des notes de frais de la part du salarié pour pouvoir prendre en charge les dépenses et rembourser le montant.

Restauration, vêtement, transport… quelles sont les dépenses incluses dans les frais professionnels ? Dans cet article, retrouvez en quoi consistent réellement les frais professionnels.

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Frais professionnels : de quoi s’agit-il ?

L’Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales (l’URSSAF) désigne les frais professionnels comme « des dépenses engagées par un salarié ou un employé dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle ». En d’autres termes, les frais professionnels correspondent à des frais avancés par le salarié, qui sont inhérents à sa fonction ou à l’exécution de son travail. Au titre de l’accomplissement d’une mission pour l’entreprise, le travailleur salarié ou assimilé doit supporter certaines charges.

Quels sont les types de frais professionnels ?

Pour accomplir sa mission au sein d’une entreprise, un salarié peut être dans l’obligation de couvrir certaines dépenses.

Les frais de repas et de déplacements

Considérés comme des frais professionnels de nourriture, les frais de repas représentent les dépenses engagées par un salarié à titre de restauration en extérieur. En effet, le salarié est souvent contraint de prendre un repas hors de son lieu de travail (au restaurant par exemple). Les raisons peuvent inclure les diverses conditions liées à l’organisation du travail : horaire continu, horaire décalé, travail de nuit, etc. En outre, le salarié peut aussi être contraint de se déplacer et de couvrir les frais assujettis. Dans ce cas, il peut obtenir une indemnisation de repas ou de restauration si les frais excèdent les 4,30 euros.

Les frais de transport

Les frais de déplacement professionnels incluant les frais de transport ou de voyage sont compris dans les frais professionnels remboursables. À cet effet, l’employeur est à la charge de toutes les dépenses concernant les billets de train, la course en taxi, les billets d’avion ou les nuitées à l’hôtel. Lors d’un voyage d’affaires, il n’est pas rare de devoir couvrir d’autres dépenses imprévues et des frais supplémentaires (retard ou annulation d’avion, vol, accident, rapatriement, etc.). L’employeur doit tout prendre en compte pour un dédommagement et une indemnisation, en particulier lorsqu’il est question de grand déplacement. Entre les frais supplémentaires de nourriture et de logement, le salarié en déplacement professionnel peut aussi se retrouver dans l’impossibilité de regagner son domicile. Que ce soit pour des raisons de distance ou de moyens de transport indisposés, l’entreprise est tenue de verser une indemnité. L’employeur peut déduire celle-ci de l’assiette des cotisations de Sécurité sociale.

Les frais de voiture

L’utilisation d’un véhicule personnel (automobile, motocyclette, vélomoteur, scooter) au titre d’une mission professionnelle permet aux salariés de bénéficier d’un remboursement de frais de voiture.

D’après le code fiscal, chaque salarié bénéficie d’un abattement forfaitaire de 10 % pour ses dépenses de transport pour se rendre au travail. Cela fait référence aux frais de transport domicile-lieu de travail. La déduction n’est possible que dans la limite d’un aller-retour quotidien inférieur à 40 kilomètres. Le salarié doit alors justifier :

  • le moyen de transport utilisé
  • la distance parcourue
  • la puissance fiscale du véhicule
  • la fréquence de déplacement mensuel.

Selon le véhicule utilisé, le collaborateur peut prétendre à un montant calculé sur la base du barème fiscal d’indemnités kilométriques.

Les frais de mobilité professionnelle

Conformément à l’arrêt de la Cour de cassation du 11 février 2016, les frais de mobilité professionnelle désignent les frais de notaire que le salarié doit couvrir pour acquérir un logement dans le cadre d’une mobilité professionnelle. Cela peut être en raison d’une affectation.

Les frais de télétravail

Le télétravail prend la forme d’une organisation de travail exécuté hors des locaux d’une entreprise. Les salariés peuvent donc effectuer leurs missions chez eux ou ailleurs, mais peuvent prétendre aux mêmes droits qu’un salarié exerçant une fonction sur le lieu de travail. Le télétravailleur bénéficie d’une allocation ou d’un remboursement des frais de télétravail : utilisation d’outils informatiques, abonnement ou souscription à une connexion internet, achat de fournitures et mobiliers de bureau, etc.

Les frais de double résidence

Les époux ou les partenaires pacsés sont souvent contraints d’exécuter leur activité professionnelle dans des zones géographiques éloignées. Il est question de frais de double résidence.

Les frais d’habillage

Encadrée par la loi, la prise en charge des frais professionnels inclut également les frais d’habillage ou de vêtement. Cela entre en compte lorsqu’une activité exige le port d’une tenue de travail spécifique : costume des avocats, blouse des médecins, uniforme des ouvriers, etc.

Les autres frais professionnels

L’employeur peut également prendre en charge d’autres frais :

  • Les frais de documentation professionnelle indispensable à l’exercice d’une activité
  • Les frais de formation professionnelle ou de stage
  • Les dépenses pour l’acquisition d’un diplôme ou d’une qualification professionnelle
  • Les dépenses d’utilisation de local ou de bureau.

Le remboursement des frais professionnels est-il obligatoire ?

Le Code du travail stipule que les frais professionnels engagés par le salarié peuvent lui être remboursés au forfait ou sur le montant réel des dépenses, par l’entreprise. Le salarié doit présenter un justificatif pour pouvoir espérer un dédommagement. Il peut s’agir d’une note de frais, d’un titre, d’une facture ou encore d’une quittance.

L’exonération des frais professionnels peut se présenter sous la forme d’un remboursement des dépenses professionnelles réelles auquel sous condition de pièce justificative. L’employeur peut aussi réaliser un versement d’allocations forfaitaires ou une déduction forfaitaire spécifique sur le salaire soumis à cotisations sociales. Cette dernière forme de dédommagement est réservée uniquement à certaines professions.

D’après l’article L.136-1-1 du Code de la sécurité sociale liée à l’assiette de la CSG et de la CRDS, aucun frais professionnel n’est considéré comme un revenu d’activité. Selon l’article L.242-1 sujet à l’assiette de CSG et l’article L.136-1-1 du Code de la sécurité sociale, les frais exposés aux salariés au titre de frais professionnels ne sont pas soumis à la base de calcul des cotisations et des contributions de Sécurité sociale ni à la base CSG-CRDS.