Comment numéroter ses factures ? Les obligations et solutions

À quoi servent une facture et sa numérotation ?

Pour rappel, une facture sert à prouver la réalité d’une transaction, rappeler les conditions de vente et justifier la comptabilité. Ce document s’avère donc essentiel. Concrètement, la loi énumère trois cas pour lesquels la facturation est de mise. À savoir les opérations monétaires entre professionnels, la vente à distance et à la demande du client particulier.

Quant à la numérotation de la facture, elle permet de démontrer qu’une entreprise est conforme à la loi en cas de contrôle fiscal. Dans l’éventualité où les numéros de facture ne seraient pas continus, la cohérence de la comptabilité de l’entreprise est en effet remise en question.

Comment procéder à la numérotation des factures ?

La numérotation correspond en fait tout simplement à l’apposition d’un numéro unique sur la facture. Le numéro se situe plus précisément en haut de page du document. Notez bien que cet emplacement est privilégié et indiqué, car il y est plus visible. Ainsi, même si vos factures font plusieurs pages, le numéro doit toujours figurer à cet endroit.

Quoi qu’il en soit, la numérotation en elle-même ne peut être faite au hasard. À vrai dire, elle se doit de répondre à plusieurs règles importantes.

Obligation de suivre un ordre chronologique pour numéroter ses factures

Pour être conformes à la législation, les factures doivent être numérotées de manière à former un ordre chronologique ou une suite constante. Par exemple, si dans la matinée, la facture n° 12 a été établie, un peu plus tard viennent obligatoirement la facture n° 13, puis le n° 14 et ainsi de suite.

Numérotation de facture : pas de rupture

Si les numéros de facture doivent suivre un ordre chronologique, il va de soi que les sauts de chiffre ou les oublis sont à proscrire. Dès lors, si les factures n° 4 et n° 6 ont été émises par une entreprise, mais que la facture n° 5 est inexistante, celle-ci risque d’avoir des problèmes avec le fisc en cas de contrôle.

Cela implique également qu’il est interdit de repartir du numéro 1 après tout autre chiffre plus élevé après une semaine ou un mois.

Numéroter ses factures se fait sans doublon

L’ultime obligation concernant la numérotation, c’est de donner un numéro unique à chaque facture. En d’autres mots, en aucun cas, il ne peut y avoir de doublon.

Choisir la façon de numéroter ses factures

La numérotation de vos factures peut effectivement s’effectuer de plusieurs manières. Il vous appartient d’opter pour celle qui convient le mieux à votre système de conservation et d’organisation. Vous avez ainsi notamment le choix entre les trois options suivantes.

La suite séquentielle simple pour numéroter ses factures

La suite séquentielle simple correspond aux numéros de type n° 1, n° 2, n° 3, n° 4, n° 5, n° 6, etc.

Utiliser un préfixe temporel pour sa numérotation de factures

Cette forme de numérotation consiste à ajouter un préfixe indicateur de date, le plus souvent, devant le numéro de la facture. Il peut s’agir du mois, de l’année en cours ou des deux simultanément.

Par exemple :

• Mois, n° 07-043
• Année, n ° 2021-043
• Année et mois, n° 2021-07-043

Sachez qu’il est aussi possible d’ajouter le jour, mais cela est peu recommandé. De fait, cette démarche peut vite devenir chronophage. Par contre, cette manière de procéder est souvent utilisée par les entreprises éditant un large volume de factures.

Numéroter ses factures avec des préfixes avec des lettres

Cette manière de procéder est recommandée pour les entreprises cumulant plusieurs types d’activité. En effet, le préfixe avec des lettres peut correspondre à une activité en particulier, voire une catégorie de clients ou le nom d’une boutique si vous en possédez plusieurs.

Exemple : n° Bout Lyon-0124, n° Bout Montp-0115…

Le changement de numérotation de facture et de système de numérotation

En principe, il n’existe aucune obligation de changer de série de numérotations de facture. Toutefois, si l’année est mentionnée dessus, vous devrez procéder à une modification en cas de changement d’année.

Il se peut que vous ayez choisi un système de numérotation qui ne vous convient plus. Basculer vers un autre système est possible, mais restez vigilant pour éviter les doublons. D’ailleurs, pour limiter ce risque, la modification ne doit s’opérer qu’en cas de changement d’exercice comptable ou de changement d’année.

Conservez en tout cas des traces de changement de numérotation. Préparez également des explications sur le sujet en cas de contrôle fiscal.

Continuité de numéro de facture non respectée : que faut-il faire ?

Tout le monde n’étant pas à l’abri d’une erreur, il peut arriver qu’un numéro de facture soit sauté. L’action à adopter lorsque cette situation se présente est de noter l’oubli dans le manuel des procédures comptables afin de s’en souvenir et de pouvoir le justifier. Dans tous les cas, il ne faut pas créer une facture avec le numéro manquant. Cela revient à antidater le document, ce qui est illégal.

Suppression et réutilisation d’une facture

D’autres erreurs de facturation (nom, montant…) peuvent se produire. Quand cela arrive, il ne faut pas supprimer la facture, car une fois finalisée, elle a une valeur comptable et légale. La chose à faire est de l’annuler au moyen d’un avoir.

Notez également que le numéro qui figure sur la facture ne peut être réutilisé. Une éventuelle réutilisation de ce numéro nuit au principe d’unicité de la numérotation des factures.

Solution de numérotation de facture

Dans le but de limiter autant que possible les erreurs et les oublis concernant la numérotation des factures, on conseille l’utilisation d’un logiciel de facturation. Ce type d’outil reconnait en effet les systèmes de numérotation et les intègre automatiquement lors de l’édition des factures. Une véritable solution qui vous facilitera la vie et vous enlèvera un poids dans la gestion de votre entreprise !