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La gestion des notes de frais professionnels est une tâche compliquée pour toute entreprise en raison du temps que cela implique. Cette obligation peut en effet nécessiter des heures voire des jours de traitement en fonction du nombre de salariés. Or, dans un monde où le temps se révèle précieux, il est essentiel de réduire ces temps de traitement. La solution ONexpense peut ainsi vous aider dans la gestion de vos notes de frais de manière simple et automatisée.
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comparerONexpense : une solution de gestion des notes de frais
ONexpense est une application de gestion des notes de frais destinée à tous les employeurs. Effectivement, elle s’adresse à toutes les entreprises de n’importe quelle taille, les entrepreneurs individuels inclus. Les indépendants, les TPE et les experts-comptables ont également la possibilité de recourir à cette solution innovante. Ce logiciel est d’ailleurs disponible sur Android, Windows/Linux et iOS. En outre, il incorpore une interface intelligente pour reconnaitre automatiquement les notes de frais de chaque employé au sein de l’entreprise.
Les fonctionnalités de l’application
La difficulté de gérer les dépenses professionnelles devient plus importante lorsque l’effectif d’une société s’avère plus élevé. S’ajoute à cela le fait qu’il existe différents types de frais professionnels (hébergement, repas, déplacement…). Justement, pour améliorer cette gestion, ONexpense dispose de nombreuses fonctionnalités.
Organisation des frais
Avec cette fonctionnalité, vous pouvez :
- Effectuer des saisies manuelles ou automatiques
- Saisir des frais kilométriques
- Gérer des invitations et des workflows
- Gérer les paiements de carte société
- Réaliser des exports paramétrés et standardisés
- Recevoir des alertes par mail
- Gérer les règles de validation des frais
L’interface de l’application permet aussi de procéder à une gestion multilingue et multidevise des notes de frais.
Archivage et stockage
En partenariat avec Novarchive, ONexpense héberge l’intégralité des justificatifs relatifs aux frais professionnels de votre entreprise. Elle conserve en effet la version dématérialisée de tous ces documents, et ce, pendant toute la durée de leur conservation légale. De plus, l’archivage et le stockage sont illimités.
Système d’information
Le système d’information de l’application est développé et intègre diverses fonctionnalités :
- La gestion multientreprise et multi Business-Unit
- L’intégration Microsoft Teams
- L’authentification Office 365
- La version Expert-Comptable
Exports
L’export de la note de frais est réalisable dans plusieurs formats avec ONexpense. Il s’agit notamment des extensions Excel, PDF, CSV, ZIP, etc. En plus, il est possible de faire des exports comptables Excel et des exports comptables paramétrés. D’un autre côté, vous pouvez consulter vos archives qui datent de moins de 6 ans.
Il est à noter que l’application intègre une fonction d’analyse et d’audit. Elle permet donc d’effectuer des analyses statistiques.
Comment utiliser le logiciel ?
L’utilisation du logiciel ONexpense n’a jamais été aussi simple. Peu importe les dépenses réalisées par vos employés, vous avez la garantie de les suivre et de les gérer sans paramétrage complexe. Pour ce faire, il convient de suivre 4 étapes.
Prise de photo
L’employé est tenu de prendre une photo du reçu de ses frais professionnels avec son smartphone depuis l’application. L’OCR intelligent (Optical Character Recognition) reconnait automatiquement les informations importantes comme la date, le montant, la TVA et l’émetteur.
Création de la note de frais
Après avoir pris la ou les photos, il peut créer et organiser ses reçus en profitant des nombreuses fonctionnalités proposées par ONexpense.
Export de la note de frais
Quelle que soit la destination de ses notes de frais, le salarié peut l’exporter dans des formats variés comme mentionné plus haut.
Envoi en validation
Dans le cas d’une entreprise, l’employé peut directement envoyer sa note de frais en validation à son employeur.
Pour information, si vous souhaitez obtenir un rapport des notes de frais professionnels, il suffit de vous connecter sur le portail web de ONexpense. À cet effet, vous obtiendrez un rapport contenant une compilation de ces documents suivant la date demandée. Sur cette plateforme web, il se montre d’ailleurs plus facile de repérer les excès des notes de frais professionnels par filtre (facturation, date d’émission…). Pour retrouver certaines informations, vous pouvez ainsi trier les reçus par ordre récent.
Pourquoi essayer ONexpense ?
Il est évident qu’ONexpense est une solution automatique qui se base sur une intelligence artificielle.
Le gain de temps constitue alors un des gros avantages de ce logiciel. En effet, le traitement des notes de frais requiert un investissement de temps considérable pour une entreprise. Cela est dû en grande partie à des mouvements financiers incessants. En plus de scanner, déchiffrer et extraire chaque information détaillée des justificatifs, il est possible que ceux-ci soient perdus. ONexpense vous permet de résoudre tous ces problèmes à travers ses fonctionnalités pratiques.
À sa création, l’application a été conçue pour s’adapter à toutes les demandes. Il est donc possible de recourir à ses services en ligne, mais également via un smartphone ou une tablette. De plus, elle peut vous accompagner dans le traitement de vos dépenses professionnelles. À cette fin, ONexpense peut être utilisée librement à n’importe quel moment depuis n’importe quel endroit. Cette mobilité est appréciée surtout chez les personnes qui voyagent beaucoup.
Mais encore, son partenariat avec Azure de la plateforme cloud de Microsoft lui permet de traiter et stocker un nombre illimité de notes de frais éditées via l’application. D’ailleurs, la marque vous garantit un espace sécurisé qui respecte la norme NF Z 42-013. Cette dernière concerne l’archivage électronique relatif à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques.
Concernant la version du produit, la mise à jour se fera automatiquement pour l’application en ligne. Une notification sera alors envoyée à tous les utilisateurs lorsqu’une nouvelle mise à jour est disponible pour les smartphones.
Enfin, l’autre principal atout de ce logiciel est son offre d’essai gratuit à durée illimitée qui vous donne accès à toutes ses fonctionnalités. Ainsi, vous pourrez simplifier la gestion de vos notes de frais au sein de votre entreprise.
Les tarifs
ONexpense propose aux entreprises deux formules bien distinctes :
- Pro à 1,9 euro par mois HT (paiement annuel) ou à 2,9 euros par mois HT (paiement mensuel) par utilisateur
- Entreprise à 2,9 euros par mois HT (paiement annuel) ou à 3,9 euros par mois HT (paiement mensuel) par utilisateur
Bon à savoir
Il existe une option zéro papier disponible à partir de 50 reçus par mois. C’est une solution d’archivage à valeur probante en France.
