Rydoo

Faire une note de frais, garder les justificatifs, attendre un remboursement, voilà des tâches que l’on n’apprécie pas lors d’un déplacement professionnel. Et pourtant, elles accaparent le temps des collaborateurs et des équipes finances et RH. La technologie met un terme à cette problématique en rendant possible la gestion des voyages d’affaires via application mobile. Parmi les solutions qui se démarquent sur le marché, on retrouve Rydoo.

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L’application Rydoo, la solution intégrée pour voyage d’affaires

Rydoo est un logiciel SaaS créé pour faciliter la gestion des déplacements professionnels. Accessible via smartphone ou PC, cette application tout-en-un réunit la réservation de voyage et la gestion des notes de frais. Elle s’adresse aux petites entreprises comme aux grandes structures. Présente dans 60 pays et disponible en 9 langues, elle compte plus de 900 000 utilisateurs actifs. Lancée en 2018 par la multinationale française Sodexo, Rydoo est le fruit de l’achat de deux entreprises : Xpenditure et iAlbatros. L’alliance entre un expert en traitement de notes de frais et un spécialiste en réservation en ligne de voyage a donné naissance à une solution unique en son genre. En effet, bien que les acteurs sont nombreux dans le secteur, ils agissent soit sur la gestion de note de frais, soit sur la réservation.

Les produits Rydoo

Cette application mobile prend en charge de bout en bout le processus de gestion des déplacements et frais professionnels. Pour cela, elle intègre deux modules : Rydoo Travel et Rydoo Expense.

Rydoo Expense

Numérisation des notes de frais

Rydoo passe à 100 % digital la gestion des dépenses professionnelles. Adieu les factures en papier. Fini les justificatifs oubliés au fond d’un tiroir. Avec cette application mobile, la soumission des notes de frais se fait en un clic. Il suffit de prendre en photo ses tickets de taxi, reçus, notes de restaurant, etc, et de les envoyer pour validation. Grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractère, Rydoo scanne les informations et les intègre dans l’ERP de l’entreprise. L’utilisateur peut ensuite suivre le statut de sa demande de remboursement depuis un tableau de bord. Dans le cas d’un déplacement en voiture, Rydoo compte le kilométrage par le biais de Google Maps. Les collaborateurs peuvent ainsi calculer facilement leurs indemnités kilométriques. En outre, le logiciel est aussi équipé d’un module qui convertit automatiquement les devis lors d’un voyage à l’étranger.

Automatisation du circuit de validation

La validation ou le refus des frais se révèle chronophage pour un manager. Heureusement, il est possible d’automatiser cette étape avec Rydoo Expense. Cela en intégrant directement la politique voyage et dépense de l’entreprise dans l’application. Vous gagnez ainsi des heures précieuses tout en gardant le contrôle sur les dépenses.

Rydoo Travel

Rydoo Travel est un outil essentiel pour bien préparer votre voyage. L’application vous accompagne dans le choix d’un vol, d’un train ou d’une voiture et s’occupe de la réservation d’hôtel. Vous n’avez qu’à renseigner la date et le lieu de départ ainsi que la destination, et Rydoo affiche les différentes possibilités. Vous pouvez décrire l’hôtel qui répond à vos besoins et elle vous laisse choisir parmi une sélection de 800 000 établissements. Bien sûr, tout est trié selon la politique de voyage de l’entreprise. Seules les offres qui répondent aux critères définis au préalable par l’employeur seront proposées.

Les bonnes raisons d’utiliser cette application

Le logiciel Rydoo a pour mission phare de simplifier le quotidien des professionnels en déplacement. Ils n’ont plus à lister les dépenses ni à conserver et trimbaler partout des reçus et des tickets en vrac. Il est aussi une aide précieuse pour l’équipe finance. Il permet de remonter facilement les informations comptables, de mieux piloter les dépenses et de recevoir en une seule facture tous les frais de voyage. Rydoo aide à réaliser un gain de temps considérable. L’époque où vous passez des heures à chercher un hôtel ou un vol est révolue. Le manager ne perd plus un temps fou à vérifier et valider ou refuser les notes de frais. Toutes ces tâches chronophages et sans valeur ajoutée sont désormais réalisables en quelques clics sur une seule et même plateforme. De plus, son implémentation se fait en quelques minutes, contrairement à ses concurrents qui prennent 6 à 12 mois. À part cela, Rydoo signe la fin du papier. En effet, notes de restaurant, tickets de taxi, factures d’hôtel sont autant de papiers qui augmentent votre impact sur l’environnement. Rydoo se voit donc comme un meilleur compagnon dans la transition digitale et aussi écologique de votre société. Enfin, ce logiciel permet au manager de garantir la conformité à la politique de l’entreprise. Un tel outil met un point aux erreurs, aux réservations et aux frais non respectueux des règles. Avec cette application, le chef d’entreprise peut intégrer automatiquement des règles et créer des alertes en cas de non-conformité. Il garde ainsi la main sur la gestion des déplacements professionnels.

Le prix de la solution

Rydoo applique une tarification simple et transparente, définie selon la taille de l’entreprise et le nombre d’utilisateurs. Ainsi, elle se décline en trois formules : Starter, Growth et Enterprise.

Starter

L’option Starter est recommandée pour une entreprise avec moins de 50 utilisateurs actifs. Accessible pour 6 euros par mois par utilisateur, elle inclut les fonctionnalités essentielles pour gérer les dépenses en déplacements des entreprises. Il s’agit entre autres :

  • le scan des notes de frais via smartphone
  • la gestion des indemnités kilométriques
  • la gestion de la validation des dépenses

Growth

La formule Growth convient aux structures avec 50 à 500 utilisateurs actifs. Elle comprend les services offerts en Starter, plus :

  • l’intégration de la politique des dépenses,
  • la gestion des indemnités journalières,
  • la gestion multi-entités.

Tout cela pour un abonnement mensuel de 8 euros par utilisateur.

Enterprise

Le forfait Enterprise s’adresse aux grands comptes avec plus de 500 utilisateurs actifs. En plus des modules offerts en Growth, il propose :

  • le rapprochement des dépenses et des transactions bancaires,
  • l’intégration de Rydoo à l’ERP de l’entreprise,
  • l’accès à l’API Rydoo.

Pour ce service, Rydoo ne communique pas de prix et préfère la demande de devis. Vous l’avez compris, les possibilités ne manquent pas avec Rydoo. Pour voir de vous-même à quel point cette application peut être pratique, n’hésitez pas essayer la version essai. Elle est gratuite pendant 14 jours.

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