La gestion des frais professionnels est une tâche complexe. Cette démarche administrative demande du temps et impacte sur la productivité d’une entreprise. Le recoupement des justificatifs de frais peut mener à des erreurs, voire à la perte de certaines factures. Afin de pallier ces inconvénients, il est nécessaire de s’appuyer sur des solutions digitales telles que Soldo ou Qonto. Ces fintechs proposent des services adaptés aux entreprises.
Mais qu’englobent réellement les notes de frais professionnels ? Qui choisir entre Soldo et Qonto ? Le point sur les services et les avantages qu’offrent ces solutions en ligne dans l’article qui suit.
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comparerFrais professionnels : de quoi s’agit-il ?
Par définition, « les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle » (URSSAF). En d’autres termes, ces frais sont avancés par le salarié. L’entreprise doit par la suite les rembourser.
L’indemnisation des notes de frais professionnels nécessite la présentation de justificatifs professionnels. La forme d’un dédommagement peut prendre la forme d’une allocation forfaitaire, d’un remboursement des dépenses réelles sous présentation des justificatifs ou d’une déduction forfaitaire spécifique sur le salaire soumis à cotisations (réservée uniquement à une catégorie de profession).
Les types de frais professionnels
Les frais professionnels se déclinent sous différents types :
- Les frais de repas : durant les déplacements professionnels
- Les frais de transport
- Les frais de voiture : utilisation d’un véhicule personnel pour une activité professionnelle
- Les frais de documentation professionnelle : toutes les documentations professionnelles indispensables, non fournies par l’employeur
- Les cotisations syndicales.
Mais également :
- Les frais de télétravail : les dépenses acquises en télétravail (connexion internet, l’espace de coworking, etc.)
- Les frais de mobilité et de déménagement : ils s’appliquent lorsque le collaborateur est en mutation
- Les frais de double résidence : ils concernent les personnes mariées ou pacsées, qui travaillent dans des zones éloignées géographiquement
- Les frais de vêtements : pour une tenue spécifique est imposée à la profession
- Les autres frais : il peut s’agir des dépenses de formation professionnelle, de stage, l’obtention d’une qualification, etc.
Les frais professionnels sont remboursables au montant réel des dépenses ou au forfait. Ceci est mentionné dans le Code du travail : « Les frais professionnels désignés comme tels et engagés par le salarié peuvent lui être remboursés au forfait ou sur le montant réel des dépenses. »
Qonto : qu’est-ce que c’est ?
Qonto est une banque digitale française qui a pris son envol en juillet 2017. Depuis son lancement, elle ne propose pas de compte pour les particuliers. Elle s’est surtout engagée à offrir des services de compte professionnel pour les entreprises, mais aussi pour les entrepreneurs indépendants. Actuellement, la néobanque se présente comme la première licorne française. En d’autres termes, une entreprise non cotée, valorisée à plus d’un milliard.
Qonto est catégorisée en tant que néobanque ou banque mobile. Elle propose deux abonnements mensuels dont :
- Un abonnement obligatoire avec une carte ou plusieurs cartes One à la clé
- Un abonnement optionnel pour les cartes Plus et X.
Pour l’abonnement obligatoire, le plan tarifaire correspond aux forfaits opté par les Indépendants ou les Startups et PME. Tandis que pour l’optionnel, les cartes proposées sont avantageuses au niveau de la couverture en assurance et des plafonds de dépense plus souple.
Concernant l’identifiant bancaire, Qonto fournit un code BIC pour les virements internationaux SWIFT et un IBAN français pour les virements SEPA.
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Comment gérer les frais professionnels avec Qonto ?
L’offre de compte bancaire pro en ligne de la banque Qonto pour la gestion des frais professionnels est très efficace, en comparaison à une banque traditionnelle. Les atouts de la banque digitale sont :
- Gestion de la trésorerie et des notes de frais centralisée dans une application unique
- Numérisation des justificatifs
- Plusieurs cartes bancaires : carte virtuelle éphémère, carte bancaire physique, comptes multiples
- Récupération automatique de la TVA
- Tableau de bord unique.
Grâce à Qonto, il est plus aisé de maitriser les dépenses professionnelles. La collecte des notes de frais se fait en prenant une photo depuis un smartphone et en l’intégrant au compte professionnel.
Les atouts de Qonto pour la gestion des frais professionnels
Qonto facilite la gestion des frais professionnels grâce aux offres proposées. Elle centralise toutes les opérations de compte bancaire sur un unique tableau de bord.
Qonto met à disposition des Startups et des PME l’offre Essentiel, l’offre Business et l’offre Entreprise.
Pour la catégorie des professions libérales, des indépendants et des freelances, elle leur propose l’offre Solo, l’offre Smart et l’offre Premium.
La néobanque Qonto adapte ses services par rapport à la situation professionnelle de l’entreprise.
Soldo : qu’est-ce que c’est ?
Soldo est une institution de monnaie électronique. Chronologiquement, c’est en 2014 qu’elle a vu le jour sur une plateforme de gestion de dépenses grâce à des professionnels de la banque et d’un groupe d’entrepreneurs. Elle a évolué et en 2015 la première transaction par carte bancaire Soldo, s’est fait. En 2017, elle signe son premier client professionnel.
Fintech britannique, Soldo débarque en France en 2020, pour devenir aujourd’hui une des solutions clés de la gestion des frais professionnels.
Il faut savoir qu’il n’est pas possible avec Soldo d’émettre des virements sortants. Les comptes Soldo complètent uniquement un compte bancaire professionnel.
Comment gérer les frais professionnels avec Soldo ?
L’un des objectifs majeurs de Soldo est de faciliter la gestion des frais professionnels. Pour cela, la fintech émet des cartes bancaires qui sont jointes à des sous-comptes associés à un salarié. Ainsi, chaque mouvement réalisé est retranscrit sur une plateforme consultable en ligne et en temps réel. En outre, tous les justificatifs peuvent être numérisés.
Soldo offre trois formules d’abonnement :
- La formule pro
- La formule Premium
- La formule Entreprise.
Ces offres ont en commun des frais de carte s’élevant à 5 euros pour toute commande de carte MasterCard.
Les avantages de Soldo pour la gestion des frais professionnels
Soldo met à disposition plusieurs cartes d’entreprises très avantageuses. Une carte permet de simplifier la gestion de la trésorerie d’une entreprise. Pour le salarié, elle est utilisable lorsqu’une dépense est utile lors d’une mission. La carte bancaire apporte un gain de temps et de flexibilité.
En fonction du type de carte bancaire choisie (carte affaires, carte de crédit professionnelle, carte corporate, carte carburant, carte virtuelle, carte logée ou carte prépayée), la solution offre des atouts indéniables.
Les options sont disponibles selon les besoins de l’entreprise.
Chacune de ces fintechs a de nombreux avis positifs en ligne pour la gestion des frais professionnels d’une entreprise. Le choix entre Soldo et Qonto dépend des besoins spécifiques de votre société.
