Spendesk ou Mooncard : Quelles solution de gestion des dépenses entreprise choisir ?

La gestion des notes de frais fait partie du quotidien des entreprises. Pourtant, c’est un processus qui peut devenir chronophage et fastidieux. Entre la vérification des reçus papiers et la comptabilité, on peut facilement se perdre. Pour optimiser la gestion des dépenses professionnelles, une entreprise a intérêt à mettre en place une solution digitalisée. Il en existe plusieurs sur le marché dont Spendesk et Mooncard. Mais laquelle de ces deux options choisir ? La réponse dans cet article.

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Spendesk

Créée en 2016, Spendesk est une plateforme de gestion financière en ligne destinée à simplifier le suivi et le paiement des dépenses professionnelles. Comptant plus de 3500 utilisateurs, ce logiciel permet à l’équipe financière de mieux contrôler les frais professionnels des collaborateurs. La mise en place de cet outil améliore considérablement la transmission des données entre le service comptable et les employés.

Véritable solution complète de gestion financière, Spendesk offre un large panel de fonctionnalités ainsi que des moyens de paiement intelligents pour faciliter le traitement des dépenses professionnelles.

Les cartes de paiement Mastercard

Spendesk propose à l’entreprise d’équiper les collaborateurs de cartes de paiement physiques ou virtuelles. Connectées à la plateforme, ces cartes corporate Mastercard permettent à l’entreprise de laisser les employés faire des achats en toute autonomie tout en gardant le contrôle sur les dépenses. Grâce aux cartes de paiement Spendesk, l’équipe financière peut suivre en temps réel depuis la plateforme les transactions effectuées, identifier l’auteur ou encore modifier les plafonds de paiement. Les employés, quant à eux, ont la possibilité de gérer leurs cartes depuis leurs smartphones.

La gestion des notes de frais

Ce logiciel en ligne automatise la gestion des notes de frais. Depuis l’application mobile, les collaborateurs peuvent prendre en photo leurs reçus et soumettre leurs notes de frais. Le service de la comptabilité peut ensuite les vérifier, les valider ou non et procéder à leur remboursement en quelques clics. Outre les notes de frais, il est aussi possible de gérer les indemnités kilométriques depuis la plateforme. Il suffit pour les employés d’y déclarer leurs frais de déplacement. L’outil calcule ensuite automatiquement le montant des dépenses en se basant sur les kilomètres parcourus.

Depuis une interface unique, l’employeur peut visionner l’ensemble des dépenses professionnelles : frais de déplacements, restauration, hébergement, etc.

La gestion des factures fournisseurs

Au-delà de la gestion des notes de frais, Spendesk simplifie aussi la gestion des factures fournisseurs. Ce logiciel en ligne permet de centraliser les bons de commande, les factures et les échéanciers sur une seule interface. Le service comptable gagne ainsi du temps dans la validation des factures et leur comptabilisation.

Mooncard

Mooncard est une fintech française lancée en 2016 en vue de simplifier la gestion des dépenses professionnelles. La plateforme en ligne met à disposition des entreprises des outils innovants conçus pour les libérer de la corvée des notes de frais. Elle compte actuellement plus de 5000 utilisateurs, dont des TPE, des PME et des grandes entreprises.

Des cartes de paiement Visa

À l’instar de Spendesk, Mooncard offre des cartes corporate avec lesquelles les collaborateurs peuvent payer leurs achats sans avancer les fonds de leur poche. Physiques ou virtuelles, ces cartes Visa sont acceptées partout dans le monde. De plus, elles sont paramétrables. L’employeur a la possibilité de garder le contrôle sur les dépenses en définissant les montants et les usages autorisés. Quant aux informations sur les frais professionnels, elles sont automatiquement renseignées sur le tableau de bord du logiciel. Ainsi, l’équipe comptable peut consulter en temps réel l’ensemble des dépenses professionnelles.

La gestion des notes de frais avec Mooncard

La gestion des notes de frais se fait en deux temps trois mouvements avec Mooncard. Avec cet outil, le collaborateur n’a qu’à prendre en photo son justificatif et le déposer sur l’interface pour créer automatiquement une note de frais. Celle-ci sera ensuite soumise à validation selon le processus d’approbation défini au préalable par l’entreprise. Après acceptation du service comptable, elle est comptabilisée dans le journal des achats de l’entreprise.

La gestion des dépenses de la flotte automobile

Mooncard met à disposition de l’entreprise une carte carburant afin de gérer facilement les dépenses inhérentes à la flotte automobile. Appartenant au réseau Visa, cette carte est acceptée dans toutes les stations-service, les parkings, les stations de lavage et les péages. Connectée au logiciel de gestion de flotte de l’entreprise, cette solution permet de communiquer instantanément les informations telles que le type de carburant acheté, la quantité, le kilométrage, etc.

L’automatisation de la comptabilité

Bien plus qu’une plateforme en ligne de gestion des dépenses, Mooncard est un véritable outil comptable. Ce logiciel intelligent est doté d’algorithmes capables de récupérer des informations comptables sur les reçus comme la nature de la transaction, le montant, la TVA, la date, etc. Il reprend ensuite les données pour les enregistrer sur un journal d’achat et les exporter vers un logiciel de comptabilité.

Spendesk ou Mooncard : verdict

Dans l’ensemble, les avis des clients sont assez positifs pour les deux logiciels en ligne. Pour sa part, Spendesk gagne une note de 3,7/5 sur Google. Les utilisateurs apprécient particulièrement la facilité de prise en main de l’outil. Les entreprises ont à portée de main une solution complète, simple et intuitive pour traiter les dépenses professionnelles.

Néanmoins, certains déplorent le fait que les tarifs ne soient pas communiqués sur la plateforme. Il faut demander un devis pour connaître le prix.

De son côté, Mooncard emporte la mise avec une note de 4,4/5 sur Google. La plateforme marque un point avec son option « carte carburant » qui facilite considérablement la gestion des dépenses de la flotte auto. Cet outil se révèle intéressant pour les entreprises disposant d’un parc automobile plus conséquent. Il présente toutefois une limite : celle d’appliquer un taux de change de 3 % pour les paiements en dehors de la zone euro. Les tarifs restent cependant clairs dès le départ. Le logiciel en ligne est accessible dès l’achat d’une licence à partir de 5 euros. Il convient toutefois d’effectuer un devis pour calculer le montant de l’abonnement à payer selon les besoins de l’entreprise.

Quoi qu’il en soit, l’utilisation d’un logiciel de gestion des dépenses professionnelles est bénéfique pour l’entreprise. Que vous optiez pour Spendesk ou pour Mooncard, vous avez le contrôle total sur les sorties d’argent. De plus, vous évitez les risques d’erreurs et de fraudes. Recourir à un tel outil vous permet également de dire adieu aux saisies manuelles et de gagner du temps sur la comptabilité.