AGO : l’assemblée obligatoire des associés de SARL

Au sein d’une société à responsabilité limitée (SARL), même si le gérant a le pouvoir de gérer l’activité au quotidien, les décisions sont prises par les associés réunis en assemblée générale. Durant celle-ci, les associés discutent et prennent les décisions importantes concernant la société. Ils sont également informés des évènements relatifs à la vie de l’entreprise. Il est néanmoins important de distinguer l’assemblée générale ordinaire (AGO) de l’assemblée générale extraordinaire (AGE). Cette rubrique a justement pour objet de vous en apprendre plus sur l’AGO dans une SARL.

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AGO/AGE quelle différence ?

Pour savoir si vous devez organiser une assemblée générale extraordinaire (AGE) ou une assemblée générale ordinaire (AGO), posez-vous la question suivante : la ou les décisions à prendre par les associés modifient-elles le contenu des statuts ?

Par exemple pour modifier le capital social, changer l’adresse du siège social, il s’agit d’une AGE, car il y a obligatoirement modification des statuts.

Dans les cas qui ne modifient pas le contenu des statuts, c’est à une assemblée générale ordinaire annuelle qu’il faut convoquer les associés. Dans les entreprises exploitées dans le cadre d’une société à responsabilité limitée, une assemblée annuelle suffit généralement puisqu’il s’agit souvent de TPE et de PME. On parle dans ce cas d’assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA). Elle permet de prendre toutes les décisions relatives à la gestion et à la vie sociale de la SARL.

Quelles sont les compétences de l’AGO ?

La première compétence de l’assemblée annuelle des associés d’une SARL est l’approbation des comptes sociaux. Toutes les SARL doivent réunir leurs associés (qu’ils soient 2 ou plus) dans les 6 mois suivant la clôture des comptes de chaque exercice.

L’assemblée générale ordinaire valide uniquement certains contrats : les conventions règlementées. Il s’agit des contrats passés directement ou par personne interposée entre la société et la gérance ou un associé. Tous les associés doivent en être informés via un rapport du gérant ou rapport du commissaire aux comptes si la SARL en a un.

Pour les autres contrats portant sur des opérations courantes et conclues à des conditions normales par la société, le code de commerce ne prévoit pas de contrôle par les associés.

Contrairement à d’autres formes de personnes morales (société civile comme la SCI par exemple), il n’est pas nécessaire de convoquer une assemblée générale extraordinaire (AGE) pour modifier le gérant d’une SARL ou renouveler son mandat.

À la demande des associés de la société ou si la SARL atteint les seuils économiques et sociaux à la clôture des comptes, l’AGOA peut nommer un commissaire aux comptes (CAC).

S’ils le veulent, pour assurer un bon suivi de la gestion de la SARL, les associés peuvent soumettre certaines décisions trop importantes au vote en AGOA.

Enfin la loi Macron de 2015 a élargi la compétence de l’AGO au déplacement du siège social, non plus seulement dans le même département ou dans un département limitrophe, mais également sur l’ensemble du territoire français. Cette même loi a également modifié les règles de majorité : il suffit d’une majorité simple des associés au lieu d’une majorité représentant au moins les trois quarts des parts sociales.

L’AGO est-elle obligatoire dans une SARL ?

Une AGO rassemble les associés de la SARL. Durant cette réunion, le gérant de l’entreprise présente le rapport de gestion, l’inventaire et les comptes annuels aux membres de l’assemblée afin de les soumettre à approbation. L’AGO est aussi l’occasion de prendre les décisions concernant l’avenir de la société. Ces décisions peuvent être en rapport avec :

  • la nomination du commissaire aux comptes,
  • la nomination et la fixation de la rémunération du gérant ou sa révocation,
  • la politique future de la SARL,
  • l’approbation des conventions règlementées,
  • l’approbation des comptes annuels,
  • l’adoption des stratégies pour atteindre les objectifs de la SARL,
  • la validation des conventions conclues entre le gérant et la société ou les associés et la société.

Par ailleurs, le gérant est obligé de convoquer une AGO. S’il n’y procède pas, selon l’article L.241-5 du Code de Commerce, il encourt un emprisonnement d’une durée de six mois et le paiement d’une amende de 9 000 euros.

Comment organiser l’AGO de la SARL ?

Tenue de l’AGO dans une SARL : quand ?

L’assemblée générale annuelle se fait périodiquement, au moins une fois par an dans les six mois de la clôture de chaque exercice comptable, le procès-verbal de l’assemblée doit en outre être consigné. Pour rappel, ce dernier dure 12 mois sauf pour le premier exercice qui suivant la création de la société peut être plus court ou plus long. Les AGO dans la SARL peuvent se passer aussi à tout moment de l’année. Cependant, les associés et le gérant tendent généralement à n’en tenir qu’une seule par an : l’assemblée générale annuelle.

La convocation des associés à l’assemblée

C’est au gérant de SARL d’informer les associés de la tenue prochaine de l’AGO. Il procède à cela en leur adressant une convocation au moins 15 jours avant la date de la réunion. Il est intéressant de noter que ce délai minimum peut être prolongé. La convocation des associés doit être transmise en main propre à chaque associé par lettre recommandée ou contre décharge.

En temps normal, le pouvoir de convoquer les associés à une AGO appartient au gérant. Toutefois, en cas d’incapacité de la gérance, la responsabilité de convocation incombe au commissaire aux comptes. Si la SARL n’a pas de commissaire aux comptes ou a plusieurs cogérants, il faut se reporter aux statuts pour savoir à qui revient ce pouvoir. Si cela n’est pas spécifié, alors chaque associé peut convoquer une AGO dans la SARL en sollicitant un mandataire en justice.

La convocation d’une assemblée générale ordinaire doit préciser :

  • le nom et la fonction du gérant ou de l’auteur de la convocation,
  • le lieu, la date et l’heure de l’assemblée,
  • l’ordre du jour qui doit être concis et clairement défini,
  • le pouvoir de représentation des associés durant l’AGO en cas d’absence.

Bon à savoir

Si l’AGO ne concerne pas l’approbation des comptes, il est possible d’avoir recours à la visioconférence.

Le lieu où se déroule l’AG

Le lieu où se déroule l’assemblée est souvent le siège social de la SARL comme indiqué dans les statuts. Si ces derniers ne précisent pas cela, l’endroit devra être mentionné dans la convocation à l’AG. Notez que le lieu choisi doit être capable d’accueillir tous les associés présents ou représentés sur la feuille de présence dans des conditions optimales.

Les documents à transmettre au préalable aux associés

En même temps que la remise de la convocation à l’AG de la SARL, certains documents doivent être mis à la disposition des associés. Ces documents sont :

  • le rapport de gestion,
  • les comptes annuels de la SARL,
  • les projets de résolution,
  • le rapport du commissaire aux comptes si la SARL en dispose,
  • les dépenses non déductibles fiscalement.

Ils servent notamment à aider les associés à prendre leur décision durant la réunion. Ces documents mis à la disposition des associés, ces derniers peuvent poser des questions par écrit au gérant. Ce dernier devra effectivement répondre à toutes les questions durant l’AG. Dans l’éventualité où le gérant n’exécute pas cette obligation, chaque associé peut en référer au président du Tribunal de commerce compétent. Le résultat pourrait être de contraindre le dirigeant de procéder à la transmission des documents sous astreinte ou de désigner un mandataire qui sera chargé de le faire.

Le déroulement de l’AGO dans la SARL

Pour que l’AGO se déroule au mieux, il est important de suivre certaines étapes. Établir une feuille de présence n’est pas obligatoire, mais il est conseillé d’en avoir pour justifier la régularité des formalités de vote, tout comme il faut consigner le PV d’assemblée. D’ailleurs, les modalités de vote doivent être communiquées dans les statuts. Justement, pour que les décisions prises durant l’assemblée ne soient pas annulées, il faut respecter le quorum (majorité simple ou selon un pourcentage des parts sociales). Il s’agit d’avoir le nombre minimum d’associés ou représentés pour la tenue de l’AGO de SARL. Ce point peut être fixé par les statuts ou l’assemblée. Il convient également à l’assemblée d’élire un président de séance s’il n’est pas prévu dans les statuts.

Après que les associés présents ou représentés aient pris les décisions inscrites à l’ordre du jour et dans le projet de résolution, il importe de les enregistrer dans un procès-verbal d’assemblée générale. Ce procès-verbal d’assemblée générale doit respecter certaines conditions de fond et de forme pour avoir une valeur juridique. Il devra également être classé dans le registre obligatoire dédié à cet effet.

Procéder aux formalités de publication des décisions prises

Que les comptes soient approuvés ou non, le gérant dispose d’un mois pour déposer une copie du résumé des débats au greffe du Tribunal de commerce. Les décisions relatives à la modification des statuts, à la composition de la direction de la SARL, etc. sont également à communiquer au greffe du tribunal. Ils seront par la suite publiés au BODACC.

Bon à savoir

Le défaut de dépôt est punissable de 1 500 euros pouvant aller à 3 000 euros en cas de récidive. En effet, suite à la convocation d’une assemblée pour mener des modifications dans la SARL, les tiers ainsi que le public doivent être informés sur le résumé des débats avec le procès-verbal de l’assemblée.

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