Comment choisir son logiciel comptable ? Sur quels critères ?

Un logiciel comptable doit permettre de répondre aux obligations comptables et fiscale de votre société. Mais il doit aussi être adapté à votre activité et à la taille de votre entreprise. Enfin vous devez choisir entre un logiciel en ligne ou à installer sur vos postes de travail.

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Connaître ses obligations en matières comptables pour mieux choisir son logiciel

Choisir son logiciel de comptabilité sans connaître ses engagements comptables revient à tâtonner sur un chemin glissant. Vous devez en effet trouver un logiciel qui convient à vos obligations.

La tenue des documents comptables

C’est l’une des premières obligations du gérant d’entreprise. En effet, il est obligé de tenir le journal comptable ainsi que le grand livre comptable. Ces documents serviront à répertorier les achats et les ventes de l’entreprise. Il devra en outre tenir les comptes annuels. Ces comptes sont constitués du compte de résultat, du bilan comptable ainsi que de l’annexe explicative.

Préserver les pièces justificatives

Tout document pouvant servir à prouver les informations enregistrées dans les comptes doit être conservé par les dirigeants d’entreprise. Il peut s’agir des différentes factures d’achats par exemple ou de toute autre pièce justifiant une vente. La préservation et le rassemblement de ces documents figurent parmi les obligations comptables d’une entreprise. Pour faciliter l’exécution de cette obligation, l’utilisation d’un logiciel se montre extrêmement efficace.

Déposer les comptes annuels

Avant de déposer les comptes au greffe du tribunal de commerce, le gérant doit faire en sorte qu’ils soient approuvés par les associés pendant une assemblée générale.

Des obligations comptables pour chaque régime d’imposition

Si votre entreprise est soumise aux BIC (bénéfices industriels et commerciaux), à l’impôt sur les sociétés ou au régime réel normal d’imposition, vous devez tenir une comptabilité d’engagement si vous ne voulez pas vous exposer à de lourdes sanctions. C’est-à-dire un enregistrement de vos dettes et de vos créances. Vous devrez le faire aussi longtemps que durera l’exercice de vos activités. Généralement, les obligations comptables des entreprises sont unifiées. Par conséquent, une SARL aura les mêmes obligations comptables qu’une SAS par exemple. À noter également que les entreprises individuelles auront les mêmes obligations comptables que les sociétés commerciales.

Face à ces obligations comptables, les dirigeants d’entreprise font appel à des experts comptables. Pour alléger les honoraires de ce professionnel, il est conseillé d’utiliser un logiciel de comptabilité. Effectivement, ce dernier pour se charger de certaines tâches à sa place. Mais en plus, certains logiciels vous permettent de ne plus avoir recours à un expert-comptable.

Quels sont les différents types de logiciel comptable ?

La raison d’être de votre logiciel sera de vous aider à gérer plus aisément votre entreprise. Ce, en facilitant vos obligations comptables. Avant de jeter votre dévolu sur un logiciel, vous devrez savoir de quel type de logiciel il s’agit.

Un logiciel comptable « On-premise »

Il s’agit d’un outil qui sera intégré au système informatique de votre bureau. De fait, vous aurez accès à vos données comptables uniquement en étant sur votre lieu de travail. Par conséquent, ce type de logiciel convient mieux aux chefs d’entreprise qui n’ont pas besoin de suivre 24 heures sur 24 leur comptabilité. Ce type de logiciel sécurise vos données de manière optimale, dans le sens où vos données seront sauvegardées par vos soins.

Le logiciel comptable « Online »

Ce type de logiciel vous permet d’accéder à vos données comptables à toute heure et à tout moment. Là où vous avez accès à internet, vous pouvez gérer votre comptabilité. Et ce, depuis votre smartphone, votre tablette ou votre ordinateur personnel.

En choisissant ce type de logiciel, vous confiez vos données comptables à l’éditeur. Ce dernier se chargera alors de les stocker dans ses propres serveurs. Outre les différents services d’assistance par téléphone ou par mail, les mises à jour automatiques et l’absence des frais d’infrastructure attirent de plus en plus d’entrepreneurs.

Les logiciels de précomptabilité

Ce type de logiciel a plus de succès au niveau des TPE. Et pour cause, ces logiciels dits « de précomptabilité » ne proposent que la comptabilité de base. Autrement dit, ils vous permettent tout simplement de faire le suivi de vos dépenses, de gérer vos factures et de générer vos écritures comptables. N’en demandant pas davantage, les formes juridiques que nous venons de citer tirent de nombreux profits d’un logiciel facile à utiliser et ne disposant pas de nombreuses fonctionnalités, qui au fond, ne leur serviront à rien. Il faudra cependant se méfier du fait que ce type de logiciel ne permet pas d’établir des documents comptables et juridiques.

Néanmoins, les PME et les grandes entreprises qui ont recours aux services d’un expert-comptable peuvent également se servir de ces logiciels.

Les logiciels plus sophistiqués

Ces logiciels offrent plus d’options et de fonctionnalités. En effet, en plus de vous proposer les comptabilités de base, ils vous permettent de réaliser votre bilan comptable. À travers la plupart de ces logiciels, vous tomberez souvent sur des fonctionnalités diverses et pratiques comme la possibilité d’envoyer des courriers aux clients qui vous doivent encore de l’argent par exemple. Le plus grand intérêt de ce type de logiciel réside dans le fait qu’il permet d’effectuer plusieurs tâches. Voilà qui vous épargnera un temps précieux dans la gestion de votre comptabilité. Cela vous évitera en outre d’utiliser plusieurs autres outils.

Comment choisir son logiciel de comptabilité ?

Choisir son logiciel comptable

Pour établir vos critères de choix, vous devrez faire le point sur les besoins de votre entreprise. Assurez-vous que les fonctionnalités s’accordent avec votre organisation. Mais vous devez également paramétrer vos critères de choix en fonction du logiciel lui-même.

L’envergure de votre entreprise

La taille de votre entreprise sera en effet un facteur déterminant dans le choix de votre logiciel de comptabilité. Si les logiciels sophistiqués « Online » conviennent plus aux grandes entreprises, les logiciels locaux « On-premise » sont plus adaptés aux TPE et aux PME. Effectivement, cela ne signifie en aucun cas que les PME et les TPE ne peuvent pas utiliser de logiciel « Online » ou que les grandes entreprises ne doivent pas se servir d’un logiciel « On-premise ».

Votre secteur d’activité

Toujours dans le but d’écarter le risque de choisir le mauvais logiciel, si certains logiciels comptables proposent des services standardisés, d’autres logiciels comptables peuvent mettre à la disposition des entreprises des fonctionnalités spécialement dédiées à leurs activités. Ces logiciels spécifiques vous permettent alors de contrôler votre gestion et vous permettent de faire le suivi de vos activités. Pour toutes ces raisons, ils conviennent plus aux sociétés artisanales. En tenant compte de votre secteur d’activité, vous choisirez plus facilement votre logiciel de comptabilité.

Le nombre d’utilisateurs

En choisissant un logiciel en ligne payant, vous pouvez donner l’accès de vos données à un certain nombre de vos collaborateurs et à votre expert-comptable. Plus le nombre d’utilisateurs est élevé, plus votre logiciel vous coûtera cher.

Le niveau de protection du logiciel comptable

Votre logiciel comptable devra être un outil fiable. Cependant, tous les logiciels ne le sont pas toujours à 100 %. En effet, le niveau de protection proposé par les logiciels « Online » est généralement moins élevé que celui dont disposent les logiciels « On-premise ». Toutefois, parce que la taille de votre entreprise vous l’oblige, vous choisissez un logiciel en ligne. Dans ce cas, il faudra vous assurer que l’outil respecte la réglementation de conservation, sécurisation et inaltérabilité des données.

Les autres fonctionnalités

Vous devrez en effet choisir votre logiciel de comptabilité en fonction des options qu’il propose. Et pour cause, outre les fonctionnalités purement comptables, des services supplémentaires peuvent étoffer les options du logiciel. C’est là qu’il faudra que vous revoyiez vos besoins.

Il existe par exemple des modules de gestion de paie qui permettent aux entreprises qui gèrent leur paie en interne de calculer les charges sociales, d’établir les bulletins de paie… Certains logiciels peuvent même vous permettre de rédiger des contrats de travail.

D’autres logiciels comptables ajoutent des modules qui offrent aux sociétés immobilières de gérer à la fois leur comptabilité et leurs parcs d’immobilisations. En cas de cession, ces logiciels vous permettront de calculer les moins ou plus-values.

Conclusion

À présent, vous avez tous les atouts en main pour pouvoir choisir votre logiciel. Si l’on devait résumer le tout, choisir son logiciel comptable passe par une plus grande connaissance de ses obligations en matière de comptabilité et une meilleure compréhension des besoins de son entreprise. Vous devez également connaître les critères de choix si vous ne voulez pas vous retrouver avec un logiciel comptable qui ne correspond pas à vos attentes. En effet, le choix de son logiciel de comptabilité est une opération qui demande un maximum de réflexion et de minutie, car cet outil vous accompagnera tout au long de la durée de vie de votre société.