Choisir un logiciel de caisse pour son entreprise : Les critères

N’importe quel commerçant ou entreprise qui exerce une activité de commerce de détail est confronté à cette question. Quel logiciel de caisse choisir ? Se doter d’un logiciel de caisse est effectivement indispensable pour enregistrer les achats, gérer le stock et les diverses opérations comptables ou fiscales. Afin de répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs et pouvoir exploiter au mieux les informations fournies par le logiciel, il convient de faire le bon choix parmi les logiciels de caisse proposés sur le marché.

Quels sont les logiciels de caisse existants ?

 

Également appelé « caisse enregistreuse », le logiciel de caisse a évolué au fil du temps pour répondre à des besoins essentiellement de productivité, mais aussi de performance.

Ainsi, on distingue :

Les systèmes traditionnels

 

Les caisses enregistreuses traditionnelles (ou électroniques) trouvent leur origine dans la mécanographie. Se présentant comme une solution d’encaissement, la caisse enregistreuse traditionnelle va de la petite caisse à touche (à boutons, claviers plats) à la caisse électronique plus évoluée. C’est-à-dire qu’elle peut s’associer à divers périphériques, tels qu’un lecteur de codes barres, un afficheur de prix, un tiroir-caisse, une imprimante de tickets, etc.

Ainsi, ses principales fonctions sont :

  • réaliser les calculs (addition et multiplication pour les taxes)
  • imprimer les tickets et relevés de caisse
  • ouvrir et fermer le tiroir-caisse
  • et générer les résultats.

Entre autres, les caisses électroniques modernes permettent de :

  • rendre la monnaie
  • effectuer une lecture optique du prix et de la désignation d’un produit à travers les codes barres
  • lire une carte de paiement
  • gérer les stocks,
  • etc.

Et les systèmes tactiles informatisés

 

Quand l’informatique s’est intégrée au système traditionnel, cela a fait naitre des caisses enregistreuses qui s’exécutent sur des ordinateurs.

À l’heure actuelle, ce sont les logiciels de caisse, fonctionnant majoritairement sous Windows, qui dominent le marché. D’ailleurs, les chiffres le confirment : plus de 250 logiciels de caisse différents sont recensés en France. Ils sont également appelés terminaux de point de vente (TPV).

Ainsi, les logiciels de caisse permettent de transformer les PC en caisse enregistreuse. Avec la révolution mobile, ils peuvent également fonctionner sur les caisses tactiles, iPad et tablettes, disponibles pour iOS et Android.

En fonction de la gamme choisie, les logiciels de caisse offrent des fonctionnalités plus étendues :

  • un mode d’encaissement et de gestion d’activités plus souple et plus pointu (programmes de fidélité, rapport d’activité quotidien, gestion des commandes et livraisons…). Pour certaines activités, le logiciel de caisse est même couplé à un terminal de paiement.
  • une précision du démarque
  • une pérennisation des informations
  • une meilleure connaissance des clients
  • un suivi en temps réel des activités
  • plus de mobilité,
  • etc.

Comment choisir son logiciel de caisse ?

Comment choisir son logiciel de caisse ?

 

Avant de choisir votre logiciel de caisse, assurez-vous qu’il soit :

En adéquation avec l’activité de l’entreprise

 

Un logiciel de caisse dédié à la restauration, L’addition par exemple, ne sera pas forcément adapté à un petit commerce de proximité ni à un salon de coiffure. Chaque établissement a ses particularités, et nécessite donc un logiciel de caisse particulier.

En reprenant l’exemple sus-cité, un restaurant a besoin d’un TPV qui permet de prendre les commandes à distance, imprimer les notes, gérer les menus…, tandis qu’une épicerie a besoin de gérer ses achats et ses stocks, lire les codes-barres, etc.

Simple d’utilisation et ergonomique

 

Afin d’éviter une perte de temps à chaque nouveau venu, un logiciel de caisse facile à utiliser avec une interface agréable est bien sûr recommandé. Cela n’empêche pas qu’il soit évolutif pour que vous n’ayez pas à le changer dans les trois prochaines années.

Respectueux de la législation en vigueur

 

À compter du 1er janvier 2018, les entreprises doivent utiliser un logiciel de caisse certifié. C’est-à-dire qui satisfait aux conditions de sécurisation, d’inaltérabilité, de conservation et d’archivage des données. La conformité doit être prouvée par un certificat d’un organisme accrédité (AFNOR…) ou une attestation délivrée par l’éditeur. Le but ? Lutter contre la fraude à la TVA. Donc, le non-respect de cette loi conduit à une amende de 7 500 € par logiciel non sécurisé.

Édité par un producteur sérieux

 

La notoriété de l’éditeur est effectivement importante, car si le détenteur rencontre un problème d’utilisation, il pourra se tourner vers ce dernier. Vérifiez alors que l’éditeur du logiciel de caisse est bien domicilié en France (RCS ou SIRET vérifiable sur infogreffe.fr), et qu’il soit spécialisé dans le commerce. L’éditeur doit également proposer des mises à jour régulières du logiciel de caisse.

Intéressant en matière de cout

 

Finalement, soyez informé du cout global du logiciel de caisse choisi, voire sur plusieurs années avant de faire votre choix (abonnement, maintenance, mise à jour, cout de la hotline, etc. )

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