Comptabilité d’un auto-entrepreneur : Quelles obligations ?

Un auto-entrepreneur a l’avantage de bénéficier d’une comptabilité allégée. Exit les calculs trop compliqués, les lourdeurs administratives et le dépôt de comptes annuels. En revanche, il reste un chef d’entreprise et n’est pas exempté de certaines formalités légales. Quelles sont-elles ? Petit rappel des obligations comptables de l’auto-entrepreneur.

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Les documents comptables obligatoires

Même si la comptabilité d’une micro-entreprise soit ultra-simplifiée que celle des sociétés commerciales, cela ne signifie pas pour autant qu’elle n’a pas à enregistrer ses mouvements. En effet, un auto-entrepreneur doit tenir des livres de comptes notamment un livre de recettes et un registre des achats.

La tenue d’un livre de recettes

Un livre de recettes est un document qui recense tous les encaissements perçus dans le cadre de l’activité auto-entrepreneuriale. Il se présente sous forme d’un tableau à 6 colonnes mentionnant :

  • la date d’encaissement
  • la référence de la facture correspondante
  • le nom du client
  • la nature de la recette (prestation de service, vente de marchandises, etc.)
  • le montant de la recette
  • le mode de paiement

Ce document peut être en format papier ou en version numérique sur un logiciel comptable spécifique. Un modèle officiel est aussi téléchargeable sur le site internet du Ministère de l’Économie.

En outre, le livre de recettes doit être tenu à jour et les opérations sont à enregistrer de manière chronologique.

La tenue d’un registre des achats

Le registre des achats est obligatoire pour les auto-entrepreneurs dont l’activité consiste à :

  • vendre des marchandises, des fournitures ou des denrées à emporter ou à consommer sur place
  • fournir des services d’hébergement.

Ce document récapitule le détail des achats et dépenses effectués chaque année. Comme dans le livre de recettes, il doit indiquer :

  • la date de l’achat
  • les références des pièces justificatives
  • le nom du fournisseur
  • le montant
  • le mode de règlement.

Chaque opération est présentée par ordre chronologique.

La facturation

L’auto-entrepreneur a l’obligation de facturer ses clients pour chaque vente réalisée. C’est surtout impératif dans certains cas tels que :

  • la vente de marchandises ou de prestations à des professionnels
  • la vente à distance
  • la vente de certains biens aux enchères publiques

Les factures répondent à une formalité particulière. Elles doivent préciser :

  • les coordonnées de l’entrepreneur
  • son numéro SIREN
  • les références de son immatriculation
  • la date d’émission de la facture
  • le numéro de la facture attribué par ordre chronologique
  • le nom et l’adresse du client
  • la date de livraison des biens ou de l’exécution de la prestation
  • la description de la prestation (prix unitaire, quantité)
  • le montant total facturé
  • la date de règlement
  • les conditions d’escompte s’il y en a
  • le taux de pénalité en cas de défaut de paiement
  • l’indemnité pour frais de recouvrement

La conservation des pièces justificatives

Bien que ce soit moins fréquent, un auto-entrepreneur peut être soumis à un contrôle fiscal. Dans ce cas, il doit conserver toutes les factures et pièces justificatives liées aux opérations d’achat et de vente ou de prestation de services. Par sécurité, celles-ci sont à archiver pendant un délai minimum de 10 ans.

La déclaration de son chiffre d’affaires

Comme pour tous les professionnels, un auto-entrepreneur est tenu de déclarer son chiffre d’affaires auprès de la caisse sociale de sa région. La déclaration peut se faire par mois ou par trimestre.

Cette obligation demeure même en l’absence de chiffre d’affaires. En cas de manquement, l’entrepreneur encourt une amende de 46 euros par déclaration manquante.

À part cela, il doit communiquer le montant de ses ventes auprès de l’administration fiscale en vue de payer l’impôt sur le revenu.

L’ouverture d’un compte bancaire dédié

Depuis le 1er janvier 2015, la loi impose à l’auto-entrepreneur l’ouverture d’un compte bancaire dédié à son activité. L’idée est de séparer les transactions personnelles et professionnelles afin de faciliter la gestion de sa comptabilité et simplifier les opérations de contrôle fiscal. Ce compte sert notamment à :

  • encaisser les recettes
  • payer les achats et dépenses liés à l’activité
  • prélever la rémunération personnelle de l’entrepreneur
  • obtenir un prêt
  • rembourser un crédit

Toutefois, la création d’un compte professionnel n’est pas obligatoire, un simple compte particulier séparé suffit. C’est plutôt une bonne chose, car un compte bancaire professionnel coute relativement cher pour une petite entreprise.

En outre, la loi PACTE de mai 2019 dispense certains auto-entrepreneurs de cette obligation. Cette nouvelle mesure concerne les professionnels réalisant un chiffre d’affaires inférieur à 10 000 euros en deux ans.

Conseils pour bien tenir sa comptabilité

Vous l’avez compris, la comptabilité des auto-entrepreneurs est ultra-simple. Néanmoins, elle requiert une certaine rigueur. En effet, la comptabilité doit être tenue à jour pour qu’elle ne soit pas compliquée à gérer. Pour cela, il est recommandé d’utiliser un logiciel de comptabilité. Bien que ce ne soit pas obligatoire, enregistrer les écritures sur un logiciel comptable est très pratique. Cela permet entre autres d’assurer la facturation, l’établissement de devis et le suivi des paiements. La gestion journalière de la comptabilité aide aussi à fournir des documents clairs en cas de contrôle fiscal et à suivre en temps réel la rentabilité de l’entreprise.

D’autre part, il ne faut pas attendre le dernier moment pour calculer les factures ou le chiffre d’affaires. Une organisation régulière est nécessaire pour éviter les erreurs, inadmissibles pour un chef d’entreprise.

Enfin, il est conseillé d’archiver les documents comptables sur des solutions de stockage en ligne dans la mesure où ils doivent être conservés pendant 10 ans. Il est donc essentiel de pouvoir les retrouver facilement. D’autant que les papiers peuvent s’égarer et les disques durs risquent de tomber en panne à tout instant.

Certes, le statut d’auto-entrepreneur offre une façon très souple d’exercer une activité professionnelle. Cependant, il est tout de même plus sage de respecter les obligations fiscales prévues. Un manquement à ces formalités peut porter préjudice à l’entreprise.

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