Facture d’avoir : Quelles sont les obligations ?

Les entreprises exerçant dans la vente de produits ou de services peuvent être amenées à éditer une facture d’avoir. À quoi sert ce document ? Quelle est l’obligation d’un fournisseur envers le client en matière de rectification liée à la facturation ? Quelle est la réglementation en vigueur concernant la rédaction d’une facture d’avoir ? Découvrez les réponses à ces questions dans les lignes suivantes.

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Qu’est-ce qu’une facture d’avoir ?

Comme les factures classiques, il s’agit d’une pièce comptable et juridique fournissant des informations financières relatives à une prestation ou à la vente de marchandises. Toutefois, elle est destinée à des utilisations spécifiques qui sont toutes autres qu’une demande de paiement au client.

L’utilité d’un avoir en facturation

Une facture d’avoir, parfois appelée « note de crédit », sert à modifier ou annuler une facture de doit enregistrée au niveau de la comptabilité de l’entreprise. Il implique donc un remboursement partiel ou total, ou alors une réduction sur la prochaine facture. À cet effet, ce document constitue un justificatif et une reconnaissance de dette provenant de l’entreprise fournisseur envers le client.

En quoi une facture d’avoir est-elle une obligation légale ?

En 2018, une loi anti-fraude à la TVA a été instaurée dans le but d’encadrer les modifications des données de paiement sur les factures. La loi stipule qu’il est interdit pour toute société de modifier ou de supprimer une facture. Pour procéder légalement à la correction ou à l’annulation de celle-ci, il faut alors recourir à d’autres opérations comme l’établissement d’une facture d’avoir.

Elle permet de garder la facture contenant une erreur et d’assurer la continuité sur la numérotation des documents. Ceci est essentiel afin d’éviter à l’entreprise une imputation de fraude fiscale. Sauf précision dans les conditions de vente, les factures d’avoir possèdent une durée de validité de 5 ans. Par ailleurs, elles doivent être conservées pendant 10 ans.

Avoir et facture d’avoir : quelle différence ?

Dans le système de facturation, la notion d’avoir décrit l’opération qui consiste à rectifier ou annuler une facture émise. La facture d’avoir, quant à elle, est le document formulé par une entreprise pour matérialiser cette opération. Elle est utile au comptable, au dirigeant d’entreprise, ainsi qu’aux agents des administrations pour effectuer des vérifications au niveau de la comptabilité. De ce fait, elle doit également être comptabilisée en guise de décaissement. Dans le cas contraire, la facture de doit initiale qui constitue un encaissement ne sera ni réduite, ni annulée dans les comptes.

Dans quels cas les entreprises doivent-elles émettre une facture d’avoir ?

L’établissement de cette pièce peut avoir lieu dans différentes situations au cours d’une activité commerciale.

Suite à une erreur de facturation

La facture d’avoir permet aux entreprises de corriger un oubli ou une faute sur la facture initiale. Les erreurs peuvent concerner :

  • Le tarif d’une prestation ou le prix unitaire d’un produit,
  • Le code d’identification d’un produit,
  • Les coordonnées du client,
  • Un trop-perçu.

Dans ce cas, son émission a pour but d’ajuster et de comptabiliser la différence entre le montant exact et celui erroné. La facture d’avoir sert aussi à la rectification des détails incorrects dans les mentions obligatoires.

En cas de retour de marchandise

Il peut arriver qu’un produit ou une prestation présente des défauts ou ne corresponde pas à la commande. Même après facturation, le client peut le renvoyer et décliner le paiement. En conséquence, le fournisseur est tenu d’éditer une facture d’avoir afin d’annuler la facture initiale dans la comptabilité de l’entreprise. Si le client insatisfait a déjà réglé une avance ou la totalité de la facture, le fournisseur doit rédiger un avoir pour en assurer le remboursement.

Pour accorder un geste commercial

Diverses raisons peuvent amener un prestataire ou un vendeur à offrir une remise, un rabais, une ristourne ou un escompte après facturation. Ce peut être pour compenser un défaut de résultat sur la prestation d’une entreprise, pour résoudre un litige, pour dédommager un retard de livraison. La facture d’avoir informe le client qu’il a droit à un remboursement partiel. Ceci s’intègre le plus souvent dans une démarche de fidélisation.

Pour rappel, du point de vue comptable, l’enregistrement d’une facture d’avoir diffère pour un fournisseur et un client. En effet, pour le premier, il s’agit d’un montant à débiter, tandis que pour le deuxième, le montant est à créditer.

Comment éditer une facture d’avoir en conformité avec la loi ?

Pour rédiger une facture d’avoir, il faut se référer à certaines règles et prendre en compte les informations obligatoires à mentionner.

La numérotation d’une facture d’avoir

La loi stipule que les factures doivent contenir des numéros formés d’un ensemble de chiffres suivant un ordre chronologique, continu et sans rupture. En ce qui concerne la forme, deux modes de numérotation sont possibles.

La première option : un numéro s’intégrant à celui des factures classiques : par exemple, si la facture erronée détient le numéro 2022-020 et que vous avez édité d’autres factures numérotées consécutivement de 2022-021 jusqu’à 2022-029, la facture d’avoir portera le numéro 2022-030. Pour la distinguer, elle doit alors comprendre :

  • Soit la mention « AVOIR »,
  • Soit la mention « net à créditer », « net à déduire » ou « net à votre crédit » (opposée à « net à payer »),
  • soit un signe négatif (-) devant chaque montant (hors-taxe, TVA et toutes taxes comprises).

La deuxième option : un numéro spécifique pour la numérotation en parallèle des factures d’avoir. Ici, leurs numéros sont donc dissociés de ceux des autres factures. Le plus souvent, la lettre A est introduite en guise d’élément de distinction (A2022-001, A2022-002, etc.).

Quelles sont les mentions obligatoires dans une facture d’avoir ?

Le contenu de ce document doit respecter la réglementation et inclure les éléments obligatoires ci-après :

  • La date d’émission et le numéro de la facture,
  • L’identité et les coordonnées du fournisseur,
  • L’identité et les coordonnées du client,
  • Les détails des produits ou des services facturés (date de facturation, désignation, code d’identification, quantité, prix unitaire, prix total HT),
  • Les informations sur la TVA (taux applicables et montants),
  • Le montant total TTC à déduire.

En outre, la facture d’avoir doit comporter les modalités de paiement, notamment la date et le mode de règlement de la somme due. L’entreprise peut choisir entre un remboursement par chèque, une émission de bon d’achat ou une remise sur la prochaine facturation. Dans ce dernier cas, le montant ou le taux de réduction appliqué doit être précisé.

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