Logiciel de comptabilité pour les indépendants : Comment choisir ?

Quelle comptabilité pour un travailleur indépendant ?

Un indépendant ou un freelance a des responsabilités comptables. Celles-ci dépendent de son statut juridique et de son régime fiscal.

L’entrepreneur individuel

De manière générale, le travailleur freelance travaille sous le statut d’entreprise individuelle. Cette forme juridique engage moins de formalités administratives. Par ailleurs, les entreprises individuelles sont soumises par défaut au régime réel à l’impôt sur le revenu. L’imposition varie selon la nature de l’activité. Deux cas sont alors possibles :

• activité de vente de marchandises ou de prestations de services, l’imposition aux bénéfices industriels et commerciaux s’applique (BIC) ;
• activité non commerciale (libérale), l’indépendant est dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC).

Le régime réel à l’IR peut être simplifié ou normal dépendamment de votre chiffre d’affaires et de votre activité.

Le régime réel simplifié

Les entreprises exclues du régime micro BIC sont soumises de plein droit au régime simplifié d’imposition. Cela sous réserve que leur chiffre d’affaires HT annuel ne dépasse pas :

• 818 000 € pour les activités de vente et prestations d’hébergement ;
• 247 000 € pour les prestations de services.

Pour rappel, le régime micro BIC est accessible aux entreprises qui, au cours des deux années civiles précédentes, ont un chiffre d’affaires qui ne dépassent pas :

• 176 200 € pour les activités de commerce et de fourniture de logement.
• 72 600 € pour les autres activités qui relèvent des BIC.

Le régime réel normal

Le régime réel normal d’imposition s’applique de plein droit aux entreprises dont le chiffre d’affaires hors taxes annuel excède les seuils suivants :

• 818 000 € pour les activités de commerce et de fourniture de logement ;
• 247 000 € pour les activités de prestations de services.

Sachez que vous pouvez opter pour ce régime même si votre chiffre d’affaires n’atteint pas ces seuils.

Les obligations comptables pour le régime réel simplifié et normal sont assez lourdes et imposent de :

• tenir un livre journal, un grand livre et un livre d’inventaire ;
• réaliser des comptes annuels à chaque clôture d’exercice ;
• faire une déclaration de TVA avec un versement d’acomptes ;
• réaliser des déclarations sociales et fiscales tout au long de l’année.

Le microentrepreneur

L’indépendant peut également opter pour le régime de la microentreprise ou le régime microfiscal. Dans ce cas, ses responsabilités comptables sont moins lourdes.

Être autoentrepreneur vous impose de payer des cotisations sociales et l’impôt sur le revenu en fonction du montant de votre chiffre d’affaires. Le règlement des cotisations sociales se fait mensuellement ou trimestriellement. Leur taux se calcule en fonction du chiffre d’affaires réalisé et dépend de votre activité.

• 12,8 % pour la vente de marchandises.
• 22 % pour les prestations de service artisanales ou commerciales.
• 22 % pour une activité libérale.

Le paiement de l’impôt sur le revenu se fait de manière mensuelle. Il peut s’agir d’un prélèvement à la source ou d’un prélèvement libératoire en même temps que les cotisations sociales.

Les obligations comptables du microentrepreneur consistent notamment à :

• établir un registre des recettes et des achats ;
• conserver des preuves de vos achats (facture…) ;
• émettre des factures en double exemplaire (une pour le client et une pour votre microentreprise) ;
• déclarer votre chiffre d’affaires par mois ou par trimestre selon l’option que vous aurez choisie au lancement de votre activité freelance.

En tant qu’autoentrepreneur, vous n’avez aucune obligation vis-à-vis de la TVA puisque votre évolution se fait en franchise de la taxe.

Toutefois, si votre chiffre d’affaires excède un certain seuil, vous devenez redevable à la TVA. Sachez également que vos charges d’exploitation ne sont pas déductibles et que vous profitez d’un abattement forfaitaire qui repose sur la nature de votre activité. Les abattements se définissent comme suit :

• 71 % des bénéfices pour les activités de vente et de fourniture de logements ;
• 50 % des bénéfices pour les autres activités qui relèvent des BIC ;
• 34 % des bénéfices pour les activités libérales.

Soulager les obligations comptables de l’indépendant/freelance grâce à un logiciel

Vous l’aurez compris, respecter vos responsabilités comptables en tant qu’indépendant demande du temps. Temps que vous pouvez consacrer au développement de votre activité. Pourtant, délaisser ses obligations comptables ou un simple retard de déclaration est punissable d’une amende ou d’une pénalité fiscale.

Un logiciel de comptabilité permet de gagner du temps, de réduire les risques d’erreurs et de faciliter les échanges avec l’administration. De plus, ce type d’outil n’est pas réservé aux comptables et experts-comptables. Toutefois, sachez que son utilisation n’est pas obligatoire. D’ailleurs, les indépendants sous le régime de la microentreprise peuvent s’en passer s’ils ont une bonne organisation et une certaine aisance mathématique. Pour les entrepreneurs individuels, l’usage de cet outil informatique peut s’avérer salvateur.

Indépendant/freelance : les bénéfices d’un logiciel de comptabilité

Utiliser un logiciel de comptabilité procure plusieurs avantages non négligeables. En premier lieu, il y a le gain de temps évoqué précédemment. Les tâches de saisie, la récolte de justificatifs, la gestion de la TVA et des factures sont effectivement automatisées.

Ensuite, il y a l’optimisation de la collaboration avec votre expert-comptable. Un logiciel comptable centralise les données, ce qui favorise la répartition des tâches. En outre, l’outil informatique réduit les risques de données et les erreurs (type mauvaise saisie, doublon…).

Par ailleurs, le logiciel de comptabilité intègre des systèmes d’alerte qui permettent de piloter l’activité en temps réel.

Il existe deux types de logiciels, ceux à télécharger et ceux en ligne. Les logiciels de comptabilité en ligne présentent plus d’avantages que ceux à télécharger.

• Accessibles depuis n’importe quel appareil doté d’une connexion.
• Pas d’engagement.
• Coût inférieur.
• Suivent les évolutions de la législation.

Comptabilité, ce qu’il est possible de faire avec un outil dédié

Le nombre de fonctionnalités varie d’un logiciel à un autre. Cependant, il existe des usages communs :

• suivi de trésorerie ;
• saisie comptable ;
• création de plans comptables ;
• export du fichier des écritures comptables ;
• gestion de la TVA ;
• création des journaux ;
• affectation des opérations bancaires ;
• gestion de devis et factures (vente et achats) ;
• alertes et relances ;
• accès expert-comptable pour collaboration.

Comment choisir son logiciel comptable pour indépendant/freelance ?

Il existe une véritable pléthore de logiciel comptable sur le marché. Votre choix doit être éclairé, car l’outil doit s’adapter à votre activité et à vos besoins. Pour vous aider, voici les critères essentiels :

Votre statut juridique

Votre statut juridique influe sur vos obligations comptables et la difficulté de gestion de comptabilité. Le logiciel que vous choisirez doit être en mesure d’y répondre.

Votre secteur d’activité

Selon le domaine dans lequel vous évoluez, certaines fonctionnalités peuvent vous être indispensables.

Un commerçant, par exemple, aura besoin d’un logiciel comptable qui se connecte à un logiciel de caisse.

Le type de logiciel

Le type de logiciel dépend de vos préférences. Vous pouvez opter pour un outil en ligne ou à télécharger et mobile ou non.

Si vous préférez la simplicité, un logiciel comptable en ligne est à même de vous satisfaire. En effet, il s’utilise quasiment partout et se met à jour automatiquement.

Concernant les solutions comptables à télécharger, il est important de bien se renseigner. Notamment sur le système de sauvegarde et la comptabilité avec votre appareil. Il est en effet possible que le logiciel ne fonctionne pas sur mobile ou Mac.

La sécurité et le stockage de données

Toute solution comptable se doit de respecter des règles particulières sur la protection de la confidentialité et la sécurité des données. En effet, il s’agit d’un standard fortement encadré par la loi.

Lorsque vous consultez les pages dédiées à la sécurité d’un logiciel, vérifiez également l’état du cryptage. Quant au stockage, il vous appartient d’opter pour un serveur basé en France ou à l’étranger.

Les fonctionnalités et l’ergonomie du logiciel comptable

En plus des fonctions de base, penchez-vous sur vos besoins réels et la fonctionnalité qui fera la différence pour vous.

Afin d’avoir une idée précise du potentiel d’un outil, testez-le. Sachez que certaines solutions sont proposées gratuitement à l’essai pour une durée limitée. C’est aussi de cette manière que vous pouvez vous rendre compte de la facilité d’utilisation du logiciel. Si vous arrivez à utiliser plusieurs de ses fonctions sans support, il s’agit peut-être du bon.

Le rapport qualité-prix

Lors de leur recherche du meilleur logiciel comptable, bon nombre d’indépendants/freelances sont tentés de privilégier la solution la moins chère, voire gratuite. Non pas qu’il s’agisse d’une mauvaise idée, mais les outils les moins onéreux sont souvent les moins poussés. Entre autres, avec un logiciel acheté, vous pouvez finir en quelques minutes une même tâche qui vous prendrait plusieurs heures sur un logiciel gratuit.