Pourquoi et comment modifier les statuts une entreprise ? Les formalités

Si la rédaction des statuts est obligatoire lors de la création d’une entreprise, ce document n’a pas vocation à demeurer figé. Les statuts doivent en effet suivre les évolutions et changements ayant une influence sur la société. Il est ainsi nécessaire de procéder à la réécriture des clauses statutaires dès lors que la situation de l’entreprise vient à changer. Après un rappel des causes classiques d’une modification statutaire, cette rubrique décrypte pour vous la procédure pour modifier les statuts d’une entreprise.

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Modifier les statuts d’une entreprise : pour quelles raisons ?

Plusieurs raisons peuvent expliquer la modification des statuts d’une entreprise : changement de dénomination, réduction ou augmentation du capital, transformation, cession de parts…

En dehors de ces cas généraux, les associés doivent procéder à la modification de statuts de l’entreprise dès que l’une des informations contenues dans les statuts n’est plus à jour. Les statuts doivent en effet être le reflet exact de l’activité, de l’organisation et du fonctionnement de l’entreprise.

Changement de dénomination

La dénomination sociale est, au même titre que le capital ou le siège, l’un des éléments constitutifs d’une société. Elle désigne le nom sous lequel la société est enregistrée au RCS.

La dénomination sociale, bien qu’elle figure dans les statuts et sur tous les documents administratifs et commerciaux de l’entreprise, n’est pas figée. Elle peut être amenée à évoluer, au gré de la volonté des associés ou des évolutions de l’offre de l’entreprise.

Un changement de dénomination sociale implique bien entendu de modifier les statuts de l’entreprise.

Attention : ce changement impose d’être particulièrement attentif sur le plan de la propriété intellectuelle. Pas question de porter préjudice aux droits des tiers. Une marque peut déjà avoir été déposée sous le même nom.

Il est alors indispensable de vérifier si la dénomination sociale est disponible, au moyen d’une recherche de disponibilité auprès de l’INPI.

Il est d’ailleurs bon d’accompagner le changement de dénomination d’un dépôt de marque.

Modification d’objet social

L’objet social désigne l’activité exercée par la société. C’est le but ou l’opération pour lequel la société a été constituée.

L’objet social doit refléter très précisément l’activité exercée à l’instant T. Il est impératif que les statuts soient à jour sur ce point. En cas de changement ou d’évolution de l’activité exercée, il convient de procéder à la modification de l’objet sociale des statuts de l’entreprise.

Le changement d’activité n’est pas nécessairement radical, tel qu’un changement de secteur d’activité. Cela peut également consister en la diversification des activités exercées par la société, en procédant à une adjonction d’activité.

Les changements mineurs dans l’activité de l’entreprise ne nécessitent pas de réécrire l’objet social, du moment que les nouvelles activités exercées entrent encore dans l’objet social.

Les rédacteurs de statuts font en principe en sorte de prévoir un objet social suffisamment large, pour que la société puisse adapter légèrement son activité sans avoir à procéder à une modification de ses statuts ou être bloquée dans l’exercice de son activité.

La rédaction de l’objet social ne doit pas pour autant être trop imprécise. Les termes utilisés doivent être clairs.

Transfert de siège social

Le siège social est l’adresse administrative et juridique officielle d’une société. Pour diverses raisons, la société peut avoir besoin de procéder à un changement de siège social.

Le transfert du siège social n’est pas géographiquement limité. Il peut ainsi intervenir :

  • Dans le ressort du même tribunal de commerce. Le ressort renvoie à l’étendue de la compétence territoriale d’une juridiction.
  • En France, dans le ressort d’un autre tribunal de commerce.
  • Dans l’Union Européenne.
  • À l’étranger.

Selon la localisation du nouveau siège social, les formalités à accomplir pour procéder au transfert peuvent être plus ou moins lourdes. Il est certain qu’un transfert du siège à l’étranger sera plus contraignant qu’un transfert dans le ressort du même tribunal de commerce.

La société ne peut pas décider arbitrairement de la localisation de son nouveau siège social. En effet, la démarche doit correspondre à une réalité. La décision de modification doit être accompagnée d’actions concrètes. Cela signifie que le centre décisionnel et administratif de la société doit être réellement déplacé une fois la décision actée.

Changement de dirigeant

Selon la forme sociale considérée, le nom donné au dirigeant varie. Le dirigeant peut ainsi être gérant, président, directeur général…

Il est courant que le dirigeant d’une entreprise change au cours de la vie sociale. Plusieurs raisons peuvent expliquer la cessation des fonctions d’un dirigeant :

  • Arrivée au terme du mandat.
  • Survenance d’un motif d’empêchement personnel, tel que le décès.
  • Révocation par les associés ou par le juge.

La cessation des fonctions d’un dirigeant provoque la nomination de son successeur. Le dirigeant peut être nommé dans les statuts ou dans un acte séparé.

Dans cette seconde hypothèse, la cessation de ses fonctions n’impose bien entendu pas la modification statutaire. Il conviendra cependant de procéder à une publicité de sa nomination afin d’en avertir les tiers.

Si le dirigeant est nommé directement au sein des statuts, la modification des statuts est requise à chaque changement de dirigeant.

Augmentation de capital

Au même titre que le siège ou la dénomination, les statuts mentionnent le montant du capital social dans une clause dédiée. L’ensemble des documents administratifs et commerciaux de l’entreprise doivent ensuite reprendre cette information.

Le capital peut être amené à varier à la hausse ou à la baisse : nouvelles souscriptions, minoration ou majoration des parts sociales, etc. Par exemple, à la suite de souscription de nouvelles parts sociales. On parle dans ce cas de réduction ou d’augmentation de capital. Il convient dans ce cas de modifier le capital social de l’entreprise.

Une exception existe cependant pour les sociétés à capital social variable. Ce terme désigne les sociétés pouvant, dans certaines limites, faire varier très facilement leur capital social.

Ces sociétés sont ainsi dispensées de convoquer une assemblée générale exceptionnelle et de procéder à l’accomplissement des formalités de publicité habituelles. On les reconnaît grâce à la mention « capital social variable », apposée sur l’ensemble de leurs documents administratifs et commerciaux.

Transformation de la société

La transformation d’une société désigne un changement de forme sociale sans avoir besoin de procéder à une dissolution-liquidation. Elle permet de préserver la continuité de l’activité. 

La transformation d’une société est soumise aux règles applicables à la modification statutaire.

Les autres modifications statutaires

Statuts non modifiés : Quels sont les risques ?

Les statuts d’une entreprise doivent être modifiés chaque fois que l’une des informations qu’ils contiennent n’est plus d’actualité. Ne pas mettre à jour les statuts d’une entreprise en cas d’augmentation du capital, transfert du siège ou pour n’importe quel autre motif présente des risques non négligeables sur le plan juridique.

Les changements dans l’activité, l’organisation et le fonctionnement de la société n’existent aux yeux des tiers que s’ils figurent dans les statuts et que les formalités de publicité des statuts ont été dûment réalisées. À défaut, ils sont inopposables aux tiers.

Par exemple, une société qui vient à changer d’activité sans modifier ses statuts en conséquence est réputée dépasser son objet social. Les conséquences sont alors dramatiques.

Une action en régularisation peut être engagée par tout intéressé. Pire, les responsabilités du dirigeant et de la société peuvent être mises en cause pour les actes accomplis en dehors de l’objet social.

Autre conséquence : en cas de sinistre, la société ne sera pas couverte pour les activités non prévues dans l’objet social.

Pour toutes ces raisons, il est impératif de mettre à jour les statuts le plus rapidement possible après un changement de situation ou la survenance d’un évènement spécifique.

À noter que les risques sont exactement les mêmes lorsque les statuts ont été certes modifiés, mais que les formalités de publicité n’ont pas été entièrement respectées. Les effets sont les mêmes : aux yeux des tiers et de l’État, la modification statutaire n’a pas eu lieu. Les nouveaux statuts sont inopposables aux tiers.

Dans cette situation, toute personne intéressée est autorisée à demander une action en régularisation dans un délai de trois ans.

Comment modifier les statuts d’une entreprise ? La procédure

La modification des statuts d’une entreprise peut avoir une l’influence sur les droits des tiers. C’est la raison pour laquelle le droit des sociétés impose le respect d’un certain formalisme.

Une fois que la décision de modifications de statuts a été actée par les associés, c’est au représentant légal de réaliser les diverses formalités obligatoires.  

Les étapes pour modifier les statuts d’une entreprise

Modifier les statuts d’une entreprise impose le respect de formalités accomplies dans un ordre précis. Les étapes de la procédure sont les suivantes :

  • Décision des associés de modifier les statuts. Ils sont en principe réunis en AG. Cela peut également être une décision de l’associé unique.
  • Modification de la ou les clauses statutaires concernées.
  • Insertion d’un avis dans un journal d’annonces légales (JAL).
  • Dépôt d’une demande d’inscription modificative au RCS, le plus souvent par l’intermédiaire d’un CFE.
  • Insertion au Bodacc, effectuée par le greffier du tribunal de commerce.

L’expression de la volonté des associés et la réécriture des statuts en découlant sont donc insuffisantes pour modifier les statuts d’une entreprise. Gare au respect des délais et de l’ordre des formalités !

Attention, certaines de ces étapes ne sont pas tout le temps obligatoires. Tout dépend de la clause statutaire concernée. Parfois, la société est dispensée d’insérer un avis dans un JAL, ou encore de déposer un dossier au Centre de Formalités des Entreprises.

À noter également que les développements ci-dessous ne concernent pas les sociétés à capital variable.

Il n’appartient pas aux associés de réaliser les différentes formalités imposées par le droit. Cela relève des fonctions du représentant légal.

Étape 1 : La décision de modifier les statuts de l’entreprise

La décision de modifier les statuts de l’entreprise appartient exclusivement aux associés en principe réunis en assemblée générale extraordinaire.

À cette occasion, du fait de l’importance de la décision, les règles de convocation, de majorité et de quorum sont renforcées. Celles-ci varient en fonction de la forme sociale de l’entreprise.

La décision de modifier les statuts donne lieu à la rédaction d’un procès-verbal.

Bien entendu, l’associé unique d’une société unipersonnelle — telle qu’une EURL ou SASU — n’a pas à convoquer d’assemblée générale. On parle alors de décision de modification de l’associé unique, consignée dans un registre spécial.

Dans certains cas, le procès-verbal doit faire l’objet d’un enregistrement au service des impôts des entreprises. C’est le cas s’il s’agit d’augmentation de capital ou de transformation de l’EURL.

Étape 2 : La modification des clauses statutaires concernées

Une fois que les associés se sont mis d’accord sur le principe, les statuts actuels doivent être modifiés.

L’ancienne formulation est remplacée par une nouvelle, en accord avec ce qui apparaît dans le procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire.

L’exemplaire des nouveaux statuts n’a pas à être enregistré auprès du service des impôts des entreprises.

Étape 3 : L’insertion d’un avis dans un JAL

La modification des statuts d’une entreprise impose généralement l’insertion d’un avis dans un journal d’annonces légales du lieu du siège social.

La publication d’un avis est-elle obligatoire ?

Certaines modifications statutaires ne requièrent pas cette publication.

Seules sont concernées par cette formalité les mentions apparaissant dans l’avis de constitution de la société, publié au JAL avant l’immatriculation de l’entreprise. C’est le cas notamment de l’objet social, de la dénomination, du capital, ou encore de la nomination ou cessation des fonctions du gérant.

Toute modification statutaire qui ne porterait pas sur l’une des mentions apparaissant dans l’avis de constitution n’a pas à être publiée. C’est par exemple le cas de la modification des dates d’ouverture et de clôture des exercices sociaux.

Les mentions obligatoires de l’avis

Pour être valable, l’avis doit comporter certaines mentions obligatoires.

  • La forme de la société.
  • Le montant du capital social.
  • L’adresse du siège social.
  • La dénomination sociale.
  • Le numéro d’identification de la société et son RCS.
  • L’indication des modifications survenues, en reproduisant l’ancienne mention à côté de la nouvelle. Par exemple, si l’objet social a changé, il est nécessaire de faire apparaître la formulation de l’ancien objet, et celle du nouvel objet.

L’insertion d’un avis au JAL doit être faite avant le dépôt de la demande d’inscription modificative au RCS.

Le transfert de siège social présente une particularité lorsque le transfert s’opère dans le ressort d’un autre tribunal de commerce.

Dans ce cas, il convient de procéder à deux publications : la première dans un JAL du département de l’ancien siège, et la seconde dans un JAL du département du nouveau siège.

Étape 4 : La demande d’inscription modificative au RCS

La demande d’inscription modificative au RCS peut être requise. Elle doit dans ce cas intervenir dans le délai d’un mois suivant la modification de statuts.

Les modifications concernées par la demande d’inscription modificative

Les modifications de statuts faisant l’objet d’une telle inscription sont celles qui ont fait l’objet d’une mention au RCS lors de la création de la société. C’est le cas du changement de siège social, de la modification du capital social, de la dénomination, ainsi que de la nomination d’un nouveau dirigeant.

Dans les cas où la demande d’inscription modificative n’est pas obligatoire, le représentant légal de la société est néanmoins tenu de déposer directement au greffe un exemplaire des statuts mis à jour ainsi que la décision de l’assemblée générale statuant sur la modification statutaire.

En effet, toute modification des statuts, quelle que soit la clause statutaire modifiée, doit faire l’objet d’un dépôt au greffe du tribunal.

A qui s’adresser pour effectuer la demande ?

Il est possible de présenter une demande d’inscription modificative auprès de deux entités :

  • Le centre de formalités des entreprises CFE dont dépend la société. C’est l’hypothèse la plus fréquente. Cela peut se faire sur place ou par voie électronique. Le CFE se chargera ensuite de transmettre les documents au greffe. S’il y a un transfert de siège hors ressort, le CFE compétent est celui du nouveau siège.
  • Directement au greffe du tribunal de commerce compétent.

Les pièces à joindre à la demande d’inscription modificative

Des documents sont à joindre obligatoirement lors de la demande d’inscription modificative au RCS ou au greffe :

  • Un formulaire M2 (ou M3 en cas de changement de dirigeant), dûment rempli et signé.
  • La décision de modification prise par les associés.
  • Un exemplaire des statuts mis à jour, certifié conforme par le représentant légal.
  • Le cas échéant, l’attestation de parution dans un JAL.
  • Les pièces justificatives de nature à justifier les modifications apportées au statut. C’est le cas du justificatif d’occupation des nouveaux locaux lors du transfert de siège social, ou encore de la copie de la pièce d’identité du nouveau gérant.

Le greffier reçoit les documents directement du représentant légal, ou bien par l’intermédiaire du centre de formalités des entreprises CFE.

Il est tenu de s’assurer de la régularité de la demande. Il vérifie également que les modifications apportées aux statuts de la société sont conformes aux textes légaux et réglementaires.

Étape 5 : L’insertion au Bodacc

Le greffier est enfin tenu de procéder à une insertion au Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales (Bodacc) pour toute modification entraînant un changement des mentions portées dans l’avis de constitution de la société paru au Bodacc. On retrouve ici encore la règle du parallélisme des formes.

Les modifications concernées par l’insertion au Bodacc sont celles qui ont trait à la dénomination sociale, au montant du capital social, à l’adresse du siège ou encore à l’identité du dirigeant.

Faut-il se faire accompagner pour modifier les statuts d’une entreprise ?

Le représentant légal et les associés peuvent procéder seuls à la modification des statuts de leur entreprise. Cependant, l’accompagnement par un professionnel du droit peut s’avérer judicieux.

La digitalisation du droit a en outre permis l’émergence de procédures entièrement dématérialisées. Il est maintenant possible de modifier les statuts d’une entreprise en ligne, grâce aux legaltechs.

Modifier seul les statuts d’une entreprise

Par souci d’économie, le représentant légal peut décider de modifier seul les statuts de l’entreprise.

Modifier seul les statuts d’une entreprise n’est jamais une opération gratuite. Il faudra en effet s’acquitter de droits de greffe et de frais de publicité dans un JAL.

Le cout de l’insertion d’un avis dans un JAL n’est pas fixe. Il dépend du journal choisi et de la longueur de l’avis. Certains journaux offrent des prix plus compétitifs que d’autres. Il faut compter en moyenne 150-200 € par annonce. Malgré un cout non négligeable, l’attestation de parution est incontournable.

Les frais de greffe sont également une dépense non négligeable. Leur cout varie en fonction de la nature de la modification statutaire. Par exemple, une modification statutaire n’ayant pas besoin d’être publiée au Bodacc supportera des frais de greffe moins onéreux.

Les frais de greffe se divisent entre les émoluments du greffe, les frais INPI, et les frais de publication au Bodacc. Il faut compter environ 200 € pour modifier les statuts d’une entreprise.

Modifier les statuts d’une entreprise sans être accompagné n’est en outre pas sans risque. Gare aux erreurs dans la rédaction des statuts, ou au non-respect des formalités imposées par le droit ! Des statuts non publiés auraient les mêmes conséquences que des statuts non mis à jour.

Modifier les statuts d’une entreprise avec un avocat

Il est également possible de se faire accompagner par un professionnel du droit ou du chiffre, tel qu’un avocat, pour modifier les statuts d’une entreprise.

Cela permet au chef d’entreprise de se faire conseiller sur la rédaction des nouvelles mentions statutaires, ou sur l’opportunité d’insérer telle ou telle clause. L’avocat veille à ce que les statuts soient parfaitement rédigés et complets. Certaines clauses nécessitent en effet une rédaction rigoureuse, que seul un professionnel sera à même de maîtriser.

Il est également le garant de l’accomplissement dans les règles de l’art de toutes les formalités de publicité obligatoires.

Le recours à une expertise de ce type comporte évidemment un cout non négligeable, mais promet une sécurité juridique maximale.

Modifier les statuts d’une entreprise grâce aux legaltechs

Depuis quelques années, il est possible de réaliser un grand nombre de formalités juridiques directement en ligne. On doit cette possibilité aux legaltechs, les start-ups du droit.

Il est ainsi possible de modifier les statuts d’une entreprise directement en ligne, en remplissant un formulaire dédié. La legaltech se charge ensuite de procéder aux diverses formalités requises par la loi.

Les legaltechs interviennent également à la création de la société. Elles peuvent fournir des statuts tout prêts aux associés, pensés pour minimiser les risques juridiques associés à des statuts mal rédigés.

Cette option représente un gain de temps pour le chef d’entreprise, pour un cout relativement peu élevé. Cela consiste alors un juste milieu entre agir seul et recourir aux services d’un avocat.

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