Comment changer la date de clôture d’exercice d’une société ? Les démarches à accomplir

Plusieurs raisons peuvent pousser (ou contraindre) le dirigeant d’une société à modifier les mentions des statuts de sa société comme la date de clôture de ses comptes, que ce soit l’augmentation de la durée prévue initialement pour éviter une perte dans le bilan de fin, la volonté de caler l’exercice comptable sur la saisonnalité de l’activité…

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Quand peut-on modifier la date de clôture d’une entreprise ?

Bien que le dirigeant n’a pas à justifier son choix auprès de l’administration, les comptes annuels d’une société commerciale doivent être, au sens de l’article L.123-14 du Code de commerce « réguliers, sincères et donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entreprise ». C’est le cas pour les formalités de modification de la date de clôture d’une entreprise.

Cette décision de modification des statuts de société et notamment de date de clôture ne doit donc être prévue dans le but de léser, volontairement ou non, l’Etat, les salariés, les fournisseurs ou les clients.

Quelle qu’en soit l’origine, la décision doit avoir été prise avant la fin de l’exercice social en cours et avant la fin de l’exercice comptable correspondant à la nouvelle date de clôture. Il ne peut en aucun cas être modifié si l’exercice est clos. De cette date de clôture dépendra la date de l’assemblée générale (AG ou procès verbal de l’assemblée générale extraordinaire), selon les dispositions de l’article L.225-100 du Code de commerce (AG au moins une fois par an, dans les 6 mois de la clôture).

En revanche, les activités relevant des BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux) peuvent modifier cette date. Il leur suffit de le signaler au Service des Impôts des Entreprises (SIE) dont ils dépendent.

Le Code de commerce impose, en son article L.123-12 que toute société commerciale doit contrôler au moins une fois tous les 12 mois « l’existence et la valeur » de ses éléments d’actifs et de passifs et d’établir les comptes annuels pour l’enregistrement comptable et l’inventaire, et cela de manière chronologique.

Le même article dispose que les bilan, compte de résultat et annexe forment un tout indissociable.

Seules quelques circonstances peuvent permettre une durée différente :

  • Lors de la constitution d’une société en cours de l’année civile (il est en théorie possible de réaliser une activité pouvant aller jusqu’à 24 mois ; en pratique et en général, les premiers sont d’une durée de 18 mois, afin de correspondre avec les années civiles).
  • Suite à une décision de modification de la date de clôture des comptes, dans les limites vues précédemment
  • Si les statuts prévoient une date de clôture variable (le dernier jour de février de chaque année, par exemple).

Si la forme juridique de l’entreprise est une entreprise individuelle, il faut aussi décider de la modification de la date de clôture de l’exercice comptable avec une assemblée générale extraordinaire et indiquer dans le procès verbal le changement de la date de clôture de l’exercice de la société, avant toute modification des statuts.

Les formalités de changement de la date de clôture

En termes de formalités, il sera nécessaire :

  • de procéder à la tenue d’une Assemblée Générale qui décidera de la modification de la date de cessation d’activité des comptes de l’exercice comptable
  • de renseigner un CERFA M2
  • de mettre à jour les statuts de la société

Selon l’ordre du greffe du tribunal, un exemplaire des statuts devra être déposé auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE), le dossier d’immatriculation dépend de la forme juridique.

Les frais à prévoir

Il n’est pas nécessaire de publier une annonce légale dans le cadre d’une telle procédure, mais il convient d’avoir un autre exemplaire des statuts déposé au Centre de Formalités des Entreprises si jamais les formalités de modification le sollicitent.

Ensuite il fait compter 82,94 € de frais à l’ordre du greffe du tribunal (au 1er mai 2016).

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