Comment obtenir un extrait Kbis ?

Le Kbis est un document qui permet au public d’identifier une société civile ou commerciale immatriculée au registre du commerce et des sociétés. D’ailleurs, toute d’absence d’immatriculation au RCS est considérée comme un délit de travail dissimulé.

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Quelles sont les informations du KBIS ?

L’extrait Kbis comporte différentes informations essentielles sur l’entreprise notifiées dans les statuts, telles que

  • la dénomination sociale,
  • la forme juridique,
  • le montant du capital social,
  • l’objet social,
  • l’adresse du siège social,
  • la durée de la société,
  • le nom du greffe d’immatriculation,
  • le numéro d’identification unique et le code NAF,
  • etc.

Il fait également mention de toutes les procédures collectives à l’encontre de la société :

  • redressement,
  • sauvegarde
  • et liquidation judiciaire.

En tant que carte d’identité de l’entreprise, l’extrait Kbis atteste de sa légalité et de son existence juridique.

Tout au long de la vie de l’entreprise, ce document est mis à jour pour être en accord avec la réalité. Ainsi, en cas d’événements majeurs qui modifient les statuts, le Kbis est également modifié en conséquence par le greffier du tribunal de commerce où la société est immatriculée dans le mois qui suit le changement.

A lire également : Le répertoire SIRENE

Dans quels cas peut on avoir besoin d’un k-bis ?

Le Kbis est un document qui peut être demandé par tout intéressé auprès du greffe compétent : le dirigeant de l’entreprise, l’administration, un client, un fournisseur, etc. D’ailleurs, il s’agit de l’un des documents administratifs que l’on demande le plus aux entreprises. Délivré par le greffe du tribunal de commerce (ou de la chambre de commerce du tribunal d’instance ou de grande instance en Alsace et Moselle) du lieu d’immatriculation de la société au moment de l’immatriculation et lors de toute demande, l’extrait Kbis est indispensable dans plusieurs cas :

  • Ouverture de compte bancaire professionnel au nom de la société.
  • Déblocage des fonds déposés sur le compte bancaire ouvert au nom de la société.
  • Achats de matériels professionnels au nom de la société.
  • Candidature à un appel d’offres.
  • Demande d’une aide à la création ou à la reprise d’entreprise sur Pôle Emploi.

Dans ces cas, l’extrait Kbis sert de justificatif d’existence légale de la société.

Quel est le délai de validité d’un Kbis ?

Légalement, un extrait Kbis a une durée de validité de 3 mois. Ainsi, au-delà de ce délai, elle n’a plus de valeur juridique. En cas de démarche administrative, la société concernée doit faire une demande de Kbis à jour auprès du greffe du tribunal de commerce dont elle dépend et recevoir une nouvelle version.

Un Kbis numérique est-il valable ?

Un intéressé a deux possibilités pour obtenir l’extrait Kbis d’une société :

  • Faire une demande auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise.
  • Faire une demande par courrier.
  • Faire une demande en ligne via le site Infogreffe.fr. Cette deuxième alternative permet d’obtenir rapidement le document officiel, soit en le téléchargeant, soit en demandant une réception par courrier.

Ainsi, seul le Kbis commandé auprès du greffe ou sur le site Infogreffe fait foi pour toutes les démarches administratives au nom de la société. Toute demande d’un extrait Kbis numérique sur un site autre que celui mis en place par les greffes des tribunaux de commerce est donc nul et non avenu.

Comment faire pour en obtenir un ?

Comme on l’a dit précédemment, il est possible de demander l’extrait Kbis d’une société, soit directement auprès du greffe du tribunal de commerce dont elle dépend, soit par courrier, soit sur le site Infogreffe.fr.

Faire une demande auprès du greffe du tribunal de commerce ou par courrier

Dans les deux cas, la personne qui en fait la demande doit renseigner soit la dénomination sociale de la société, soit son nom ou son sigle, soit numéro SIREN ou SIRET. L’extrait Kbis réceptionné est certifié par le greffe du tribunal du commerce. Le Kbis est obtenu quasi immédiatement si la demande se fait sur place et dans les 3 jours ouvrés dans le cas d’une demande par courrier.

Faire une demande en ligne

Pour ce faire, le dirigeant ou tout autre intéressé doit mentionner sur le site Infogreffe la dénomination sociale ou le numéro SIREN/SIRET. Pour plus de précision, il est possible de renseigner l’activité principale de la société, son département ou sa commune. Ensuite, il faut aller sur la partie « Documents officiels » de l’entreprise et cliquer sur « Extrait Kbis ». Puis, il faut sélectionner le mode de transmission du document (courrier ou électronique) et cliquer sur « Terminer ma commande » ou sur le panier en haut de la page et suivre les étapes pour récupérer l’extrait Kbis et le justificatif.

Avec une demande en ligne, l’extrait Kbis est reçu immédiatement. À noter que les entreprises immatriculées en Alsace, en Moselle et en Guyane ne peuvent pas demander leur extrait Kbis en ligne.

À quel prix ?

Quel que soit le mode de demande d’extrait Kbis (sur place, par courrier ou en ligne), la démarche est payante. Les tarifs en vigueur au 1er janvier 2020 sont :

  • 2,82 € si c’est un retrait sur place.
  • 4,08 € pour un envoi par courrier.
  • 3,53 € s’il est envoyé en ligne (réception par mail ou en téléchargement).

Un Kbis peut-il être gratuit ?

En octobre 2019, le GIE Infogreffe sous la responsabilité du Conseil national des greffiers des tribunaux de commerce crée MonIdenum, en application des dispositions de l’arrêté du 9 février 2016 portant des dispositions du titre XXI du livre Ier du code de procédure civile aux greffiers des tribunaux de commerce (NOR : JUST1603716A).

MonidIdenum est un service d’authentification gratuit et sécurisé des justiciables utilisé par le Tribunal Digital. Il permet à un représentant légal d’entreprises françaises physiques ou morales immatriculées au registre du commerce et des sociétés (RCS) de télécharger gratuitement et de manière illimitée leur extrait Kbis. Il lui permet également de s’authentifier sur les services digitaux partenaires avec un seul compte. Plus généralement, le site a pour ambition de :

  • Faciliter l’accès à toutes les démarches administratives effectuées au greffe du tribunal de commerce.
  • Simplifier le recours à la justice.
  • Permettre aux dirigeants d’entreprises d’agir en leur nom de manière sécurisée.

Pour télécharger gratuitement son Kbis, le représentant légal doit :

  • Se rendre sur le site www.monidenum.fr
  • Activer son identité numérique.
  • Saisir son identifiant et son mot de passe.
  • Se connecter à son espace personnel.
  • Cliquer sur l’onglet « Kbis et Performances ».
  • Cliquer sur le bouton « télécharger ».

L’extrait Kbis délivré par le site MonIdenum est juridiquement opposable.

Peut-on recevoir régulièrement un Kbis ?

On l’a dit plus haut, un extrait Kbis est valable pendant 3 mois. Au-delà de ce délai, il est non opposable aux tiers. Pour éviter les demandes de Kbis tous les trimestres, il est possible de faire une demande d’envoi périodique selon une périodicité choisie. Ainsi, l’entreprise peut recevoir son Kbis à jour régulièrement.

Pour ce faire, l’entreprise doit souscrire un abonnement sur le site Infogreffe. lors du processus de commande :

  • Dans la section de commande de l’extrait Kbis, cocher la case « Courrier ».
  • Préciser la périodicité (en nombre de mois) et la durée de la période des envois périodiques (maximum 24 mois).

Par défaut, les envois se font à l’adresse mentionnée dans le profil. Toutefois, il est possible d’envoyer les documents à une adresse différente au moment de la commande ou lors des envois périodiques. Les envois sont facturés au tarif réglementé applicable pour un envoi par courrier, soit 4,08 €.

Il est possible de souscrire un envoi périodique d’extrait Kbis pour les entreprises suivantes :

  • Les sociétés commerciales.
  • Les commerçants.
  • Les GIE (groupement d’intérêt économique) et les sociétés civiles immatriculées au RCS.

Par contre, il n’est pas possible de faire une demande pour :

  • Les entreprises qui ont été radiées.
  • Les entreprises qui ont déposé leurs statuts, mais qui ne sont pas encore immatriculées au RCS.
  • Les entreprises non reprises en informatique.
  • Les entreprises en procédure de liquidation judiciaire.

Les envois périodiques d’extrait Kbis pour une entreprise cessent automatiquement dès lors que celle-ci est en procédure de liquidation judiciaire ou bien radiée. De même, il est possible d’interrompre à tout moment les envois périodiques pour une entreprise en allant sur son espace personnel et en cliquant la rubrique « Mes envois périodiques ».

Quelle forme juridique permet de bénéficier d’un Kbis ?

L’extrait Kbis est la fiche d’identité des personnes morales inscrites au registre du commerce et des sociétés, c’est-à-dire :

  • Les sociétés commerciales : SARL, SAS, EURL, SASU, etc.
  • Les commerçants.
  • Les sociétés civiles.
  • Les groupements d’intérêt économique.
  • Les associations qui émettent des obligations et/ou des titres de créance.
  • Les associations qui exercent à titre occasionnel des opérations de change manuel.

Pour obtenir ce document, il faut s’adresser directement au Greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège social de l’entreprise ou en faire la demande en ligne sur infogreffe.fr

Seul le Kbis au format numérique peut être obtenu gratuitement en allant sur le site MonIdnum, service gratuit proposé par les Greffiers des tribunaux de commerce

Le KBIS d’une société est l’équivalent de la carte d’identité pour les particuliers. L’extrait K-Bis est donc un document officiel émanant du Greffe du Tribunal de Commerce et prouvant de l’existence juridique de l’entreprise

Une fois le dossier de création ou de modification déposé au Greffe du tribunal de commerce, il faudra patienter entre 3 et 7 jours ouvrables pour recevoir un Kbis par courrier.

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