Modification du KBIS : Quand et comment faire ?

Le Kbis est un extrait du registre du commerce et des sociétés (RCS) qui atteste l’existence administrative et légale d’une société au moment de sa création. En termes simples, c’est la carte d’identité de l’entreprise. Toutefois, en cours de vie sociale, les informations renseignées dans ce document peuvent changer pour n’importe quelle raison, ce qui implique nécessairement la modification du Kbis. Quelles sont donc ces raisons ? À quel moment modifier son Kbis et comment y procéder ? On vous explique tout dans cet article.

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Quand faut-il modifier son KBIS ?

Comme le Kbis est une carte grise de la société, il doit constamment être à jour. On y trouve notamment les mentions suivantes :

  • Le greffe d’immatriculation
  • Le numéro de SIREN
  • La raison ou dénomination sociale
  • La forme juridique
  • L’identité du dirigeant et éventuellement du commissaire aux comptes
  • La durée de la société
  • L’activité
  • L’adresse du siège social

Dès lors qu’une modification intervient sur l’une de ces informations, il convient alors de modifier le Kbis afin de le faire correspondre à la réalité. Ainsi, toute modification statutaire entraine une modification du Kbis.

Changement de dénomination sociale

La dénomination sociale est l’élément qui désigne tout simplement le nom d’une entreprise. Il ne faut surtout pas la confondre avec le nom de la marque même si les noms peuvent être le même. Quoi qu’il en soit, le changement de dénomination ou raison sociale pour une société implique une modification du Kbis.

Changement d’objet social

L’objet social désigne l’activité officielle de la société. Dans le cas où elle souhaiterait exercer une nouvelle activité, modifier ou étendre celle existante, les statuts constitutifs doivent être mis à jour. Il en va de même pour l’extrait Kbis qui indique l’activité détaillée de l’entreprise et son code NAF.

Transfert de siège social

Déménagement des locaux, échéance de bail, changement de résidence du dirigeant… Nombreuses peuvent être les raisons d’un transfert de siège social. En tout cas, dès que l’adresse de la société change, les documents qui le mentionnent doivent également être modifiés. Il en est ainsi de ses statuts constitutifs et de son extrait Kbis.

Changement de forme juridique

La transformation d’une forme juridique à une autre entraine une modification des actes fondateurs de la société. De même, son Kbis doit faire l’objet d’une mise à jour pour qu’il corresponde à la réalité.

Changement de dirigeant

En tant que représentant légal de la société, le nom du gérant ou président doit figurer dans le Kbis. Tout changement au niveau de la direction de l’entreprise entraine donc la mise à jour de cet extrait. Et ce, que ce soit en ce qui concerne l’identité ou le domicile du dirigeant.

Modification du capital social

En cours d’exercice, il arrive que le capital social de la société soit modifié. Bien entendu, il apparait dans les mentions du Kbis puisqu’il informe les tiers quant à la capacité financière de l’entreprise. Une augmentation ou une réduction du capital entrainerait alors la modification cet extrait.

Comment faire la modification d’un KBIS ?

Après avoir identifié les raisons expliquant la modification du Kbis, prenez maintenant connaissance des démarches que ce changement implique. En réalité, il convient juste de procéder aux formalités classiques d’une modification des statuts de la société afin de mettre à jour le Kbis.

Décision de modification

Il s’agit de convoquer les associés ou actionnaires de la société pour décider du changement des statuts. La prise de décision dépendra néanmoins de la forme juridique de l’entreprise. Pour une SARL par exemple, une assemblée générale extraordinaire est indispensable avec une majorité et un quorum requis. Dans le cas d’une entreprise unipersonnelle, l’associé unique est tout simplement tenu de dresser un PV pour être enregistré. S’il s’agit d’une SNC, l’unanimité des voix des actionnaires ou associés est exigée.

Parution d’un avis dans un journal d’annonces légales

Le Kbis joue un rôle informatif auprès des tiers. Sa modification doit donc faire l’objet d’une publication dans un journal d’annonces légales (JAL) au moyen d’un avis de modification. Ce dernier comprend alors notamment :

  • La dénomination sociale
  • La forme juridique
  • Le lieu et le numéro d’immatriculation
  • Le montant du capital social
  • L’adresse du siège social
  • La date de prise de décision
  • Le motif de modification de l’extrait Kbis
  • La signature du dirigeant
  • L’organe compétent à l’origine de la modification

Cela étant fait, le dossier de demande d’inscription rectificative au RCS doit désormais être déposé auprès du greffe du Tribunal de commerce.

Dépôt du dossier de demande de modification du Kbis au greffe

La dernière étape pour matérialiser la modification du Kbis est d’informer le greffe du tribunal de commerce. Ainsi, il faut déposer le dossier auprès de celui-ci. Sinon, le dossier peut toujours être envoyé au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) compétent. De ce fait, ce guichet unique se chargera lui-même de le transmettre au greffe et aux autres organismes concernés.

D’une manière générale, ce dossier de demande de modification du Kbis comprend les éléments suivants :

  • Une copie de la décision de modification (acte modificatif sous forme de PV d’assemblée générale ou PV de décision de l’associé unique)
  • Un exemplaire des nouveaux statuts signés et à jour
  • Une attestation de parution délivrée par le journal d’annonces légales
  • Un formulaire Cerfa M2 ou M3 rempli

S’ajoutent à cela d’autres documents relatifs à la modification. Dans le cas d’un changement de dirigeant par exemple, les pièces justificatives suivantes sont à intégrer au dossier :

  • Une copie du justificatif d’identité du nouveau dirigeant
  • Une déclaration sur l’honneur de non-condamnation et le cas échéant une attestation de filiation

Une fois toutes les étapes passées, le greffe procède à la validation de votre dossier et à la modification du Kbis. Il vous enverra par la suite le nouvel extrait Kbis mis à jour.

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