Le devis et la facture sont des documents indispensables à toute entreprise pour proposer une estimation des travaux à réaliser et prouver une transaction financière. Le devis mentionne le montant de chaque prestation comme le prix à payer HT et TTC de la conception d’un produit ou de la réalisation d’un service. Pour bien fonctionner, toute entreprise a besoin d’un outil à la fois performant et efficace pour établir la facturation et le décompte. Pour cela, il est important de recourir à un logiciel de facturation et de devis. Sage, Henrri, Axonaut, Factomos, Quickbooks… lequel répond le plus aux besoins de votre entreprise ?
Cet article vous explique comment choisir un logiciel de devis en ligne.
comparez les logiciels de facturation
comparerUtilisation d’un logiciel de création de devis de facturation : est-ce obligatoire ?
De nombreux professionnels ont recours à un logiciel de création de devis : TPE, petites et moyennes entreprises, indépendants, grandes entreprises, etc. Faisant partie intégrante de la gestion d’une entreprise et de sa comptabilité, la création de devis et la facturation doivent s’effectuer en bonne et due forme avec de bons outils.
Sur le plan juridique, la création d’un devis devient une obligation lorsque le montant des prestations est supérieur à 1500 euros, mais le recours à un logiciel n’est pas obligatoire. Pour faciliter les tâches administratives, un logiciel de devis et de facturation a pour fonctionnalités :
- Création de devis personnalisables et édition automatique des devis grâce à des modèles intégrés
- Gestion et création de fiches « clients »
- Édition, transmission, archivage et suivi des factures de vente
- Intégration de chaque facture dans le système de comptabilité
- Suivi de l’évolution de l’activité professionnelle et du chiffre d’affaires via un tableau de bord.
Un logiciel de devis et de facturation assure une meilleure gestion et la conformité avec les règlementations. Le chef d’entreprise gagne du temps, réduit tout risque d’erreurs lors des calculs de prix, évite les omissions et les doublons.
Comment choisir un logiciel de création de devis en ligne ?
Si vous êtes à la recherche d’un logiciel de devis en ligne, voici quelques critères de sélection.
Définir l’organisation comptable de l’entreprise
Si l’entreprise s’occupe de sa comptabilité en interne, le mieux est d’opter pour un logiciel de devis-facturation et un logiciel de comptabilité « tout-en-un » pour les TPE. Les moyennes et grandes entreprises, quant à elles, peuvent recourir à un logiciel de gestion commercial et d’un logiciel de comptabilité.
En revanche, un logiciel de facturation suffit si un expert-comptable s’occupe de la tenue de la comptabilité de l’entreprise.
Vérifier l’ergonomie
Le logiciel de devis et factures doit être simple d’utilisation pour les utilisateurs, disposer d’une interface intuitive. Pour gagner du temps, la navigation doit être fluide. Vous pouvez tester le logiciel de devis et facturation pour vous faire un avis avant d’acheter.
Tenir compte des fonctionnalités du logiciel
Il existe de nombreux logiciels de devis et factures sur le marché. C’est la raison pour laquelle vous devez définir vos exigences concernant les fonctionnalités et les capacités de l’outil de gestion. En fonction de votre domaine d’activité, vous pourrez facilement trouver le logiciel aux fonctions spécifiques capables de répondre à vos besoins.
Par exemple, si vous travaillez dans le secteur BTP, le choix d’un logiciel de devis et facturation bâtiment doit prendre en compte la facilité d’utilisation du logiciel en question. Il faut privilégier un outil avec une bonne prise en main, un support technique dynamique et offrant des fonctionnalités adaptées à l’activité. Il peut s’agir de l’édition de devis et facture bâtiment (acompte, avancement, avoir…) ou du calcul des opérations (taux de TVA normaux ou réduits, marges, déboursées…).
Opter pour des possibilités de personnalisation
Pour exprimer la personnalité de votre entreprise, pensez à choisir un logiciel de devis et de facturation offrant des possibilités de personnalisation de design. Un logiciel de devis en ligne est un gage de professionnalisme. Grâce aux nombreux choix à disposition, il est possible de personnaliser le document, de sorte à le rendre plus professionnel : logo, choix des couleurs et de la police, mise en page… Vous pourrez modifier vos factures en fonction du particulier ou du professionnel, du produit ou des services.
Privilégier un logiciel compatible aux autres logiciels de gestion
Il existe des logiciels de devis permettant d’exporter les données collectées vers les logiciels de comptabilité pour les transformer en écritures comptables (de manière auto ou manuelle). Votre logiciel de devis et facturation bâtiment doit être compatible aux autres logiciels de gestion de l’entreprise BTP relative à la comptabilité ou le chiffrage.
Découvrez une sélection de logiciels de devis en ligne
L’un des avantages de choisir un logiciel de devis accessible en ligne (avec ou sans abonnement) est qu’il fonctionne sur le Cloud, pour accéder aux données à distance et via n’importe quel support numérique (ordinateur, smartphone, tablette…). Voici un comparatif des logiciels de création de devis et de facture.
Word et Excel : les logiciels classiques de création de devis
Certains chefs d’entreprise ont recours à Word et Excel pour gérer leur activité. Bien que gratuits, ils peuvent augmenter les risques d’erreurs et de doublons. Le rendu des devis créés est peu professionnel. De plus, ils ne permettent pas d’effectuer un suivi du flux d’affaires et font perdre du temps pour l’écriture manuelle.
Sage Batigest Connect
Leader des logiciels de comptabilité et de gestion, Sage, le logiciel de type ERP propose une gamme de fonctionnalités adaptées aux artisans du bâtiment. Assez onéreux, il s’adresse aux grandes entreprises et assure la gestion : RH/paie, relation client, comptabilité…
Axonaut
Axonaut fait office de logiciel de gestion commerciale pour les TPE, les PME et les entreprises avec salariés. Il a pour fonctionnalités : envoi de devis et génération de bases de données de produits.
Freshbooks
Grâce à son interface ergonomique, sa bonne prise de main, les utilisateurs s’y adaptent facilement. De plus, il permet la création de devis personnalisés et la facturation.
Evoliz
Evoliz est une solution complète : facturation, gestion commerciale, comptabilité, gestion fournisseur et pilotage. Simple d’utilisation, il offre des possibilités de personnalisation aux TPE.
Zervant
Zervant est le logiciel idéal pour les entrepreneurs et les petites entreprises qui souhaitent créer et envoyer des factures professionnelles en ligne. Il permet de paramétrer des rappels de paiement via un calendrier et de faire un suivi de l’ensemble de la facturation depuis un tableau de bord.
