Facture électronique : comment la mettre en place ?

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises ont l’obligation légale d’envoyer leurs factures à destination des services publics (État et collectivités) sous format électronique. De même, la loi de finances de 2020 oblige les sociétés assujetties à la TVA et établies en France à recourir à la facturation électronique dans leurs échanges depuis le 1er janvier 2023. Cette obligation sera généralisée à compter de janvier 2026.

La facturation électronique concerne l’entreprise, ses équipes, ses fournisseurs, ses clients et ses processus. Elle entre dans le cadre de la digitalisation des processus financiers.

Règlementation, objectifs, calendrier de déploiement, émission et transmission.. Voici tout ce qu’il y a à savoir sur la facturation électronique.

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Qu’est-ce que la facture électronique ? Objectifs et règlementations

La facturation électronique ou e-invoincing est une solution de dématérialisation des factures d’achats et de ventes de biens et/ou de services réalisés entre des entreprises établies en France et assujetties à la TVA. En d’autres termes, les factures électroniques sont obligatoires dès lors qu’il s’agit d’opérations réalisées sur le territoire national.

Définition

La facture électronique ou e-facture est une facture émise, transmise et reçue de manière dématérialisée. À ne pas confondre avec la facture dématérialisée qui est une facture papier scannée, puis numérisée pour être envoyée sous format numérique. À l’inverse des factures « papier » ou PDF, elle comporte des données sous forme structurée.

Objectifs

La dématérialisation des factures a été mise en œuvre pour répondre à deux objectifs : efficacité et sécurité.

  • Efficacité : la dématérialisation de la facture facilitera l’émission et la transmission des factures. En même temps, elle permettra de mettre en place des politiques publiques plus efficaces grâce à la transmission des informations.
  • Sécurité : la facturation électronique sécurisera les échanges commerciaux et permettra de lutter contre la fraude fiscale.

Cette dématérialisation de la facture et de ses données est déjà mise en œuvre dans de nombreux pays de l’Europe et a reçu le soutien du Fonds de transformation de l’action publique. Elle constitue un levier de modernisation de la chaîne de facturation en particulier, et des processus financiers en général, en facilitant la gestion et le suivi des factures ; et en réduisant les délais de paiement.

À terme, l’utilisation des factures électroniques permettrait à l’économie un gain de 4,5 milliards d’euros, au minimum.

Règlementation

Les procédures à suivre pour émettre et conserver la facture électronique sont définies par la loi.

Pour émettre une facture électronique, l’entreprise peut utiliser la signature électronique, l’échange de données informatisées (EDI) ou une solution technologique qui regroupe les documents nécessaires dans le cadre de la piste d’audit fiable.

Par ailleurs, l’entreprise a l’obligation de conserver ses factures électroniques pendant un certain nombre d’années : 3 ans sur un support informatique, puis 3 ans sur un autre support. Concernant les factures avec une signature électronique, la conservation du document original est obligatoire durant 6 ans. Pour les factures EDI, les informations doivent être conservées durant 6 ans également.

Pour rappel, la conservation des factures commerciales en version papier est obligatoire pendant 10 ans.

Calendrier de déploiement de la facture électronique

Conformément à l’ordonnance du 15 septembre 2021, l’utilisation de la facturation électronique se fait de manière progressive en fonction de la taille de l’entreprise. Elle est fixée comme suit :

  • À compter du 1er juillet 2024, en réception pour l’ensemble des entreprises assujetties
  • À compter du 1er juillet 2024, en transmission pour les grands comptes
  • À compter du 1er janvier 2025, en transmission pour les entreprises de taille intermédiaire ;
  • À compter du 1er janvier 2026, en transmission pour les PME et les micro-entreprises.

La transmission à l’administration fiscale de certaines informations relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas soumises à la facturation électronique (e-reporting) suit le même calendrier. Ces informations peuvent être le montant de la TVA facturée, le montant de la transaction, etc.

À noter que l’e-reporting concerne les entreprises établies en France, assujetties à la TVA et réalisant des échanges commerciaux avec des particuliers ou des opérateurs étrangers (particuliers ou personnes morales). De même, il concerne également les structures étrangères non établies en France réalisant des opérations avec une entité non assujettie à la TVA (particulier, service public ou association) ou assujettie à la TVA non établie en France dès lors que ces opérations sont réalisées sur le territoire au regard du Code général des impôts.

Comment mettre en place une facture électronique ?

Pour établir une facture électronique, l’entreprise a le choix entre deux options :

  • Recourir à une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration.
  • Se rendre sur le portail public de facturation, lequel s’appuie sur la plateforme Chorus Pro. Cette dernière est déjà fonctionnelle et assure les échanges des factures dématérialisées du secteur public.

Ainsi, seuls une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration et le portail public de facturation peuvent transmettre les factures à leurs destinataires et envoyer les données des factures ou des transactions à l’administration fiscale.

Pour information, une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration est une plateforme immatriculée auprès de l’administration pour une durée de trois ans renouvelable. Elle doit offrir aux entreprises un lisible de leurs factures si elles le souhaitent.

Pour fluidifier les échanges avec ses clients et ses fournisseurs, l’entreprise doit :

  • S’accorder avec ses partenaires commerciaux pour uniformiser les modalités de transmission des factures via un protocole d’échange.
  • Vérifier que les factures qu’elle émet sont conformes aux exigences de ses clients ou fournisseurs : format (PDF, scan, EDI…), champs obligatoires, canal de transmission…

Quels sont les avantages de la facture électronique pour une entreprise ?

La facturation électronique est une solution qui permet de centraliser tous les documents administratifs sur un même support. Grâce à elle, l’entreprise a :

  • Un accès en temps réel et à tout moment de son historique de paiements
  • Une meilleure visibilité de ses transactions bancaires.
  • Un accès à tout moment et en temps réel aux factures impayées.
  • Un suivi en temps réel de sa trésorerie.

Par ailleurs, la mise en œuvre de la facture électronique facilite la déclaration de la TVA. En effet, comme elle est pré-remplie, les risques d’écarts sont limités, voire éliminés. En outre, elle renforce la compétitivité des entreprises en allégeant la charge administrative, en diminuant les délais de paiement ainsi que les coûts (le traitement manuel d’une facture coûte entre 5 et 20 euros et le coût de stockage s’élève à 40 centimes environ) et en augmentant leur productivité.

Ce n’est pas tout. Le recours à l’e-facture offre d’autres avantages :

  • Économie de papiers.
  • Optimisation de la gestion des espaces des locaux professionnels.
  • Traitement optimisé des factures : zéro erreur de saisie.