Facture en ligne : Tout savoir

Dans un monde où le secteur commercial bat son plein, la facturation est une étape importante et indétachable de toutes opérations de vente de produits ou de services. Néanmoins, en raison des contentieux, des impayés, des relances, … il est parfois compliqué de maîtriser la gestion de sa facturation. Avec la transformation digitale qui affecte l’organisation en entreprise, il est désormais possible de gérer ses factures en ligne. Dans ce guide, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la facturation en ligne.

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Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est un document comptable ayant une valeur juridique, qui sert généralement d’élément de preuve à une opération commerciale. Elle revêt un caractère obligatoire lors d’une transaction entre professionnels. C’est également un justificatif qui atteste de la dette d’un client envers un fournisseur et sert de support à l’exercice des droits sur la TVA.

Cependant, les problèmes liés aux coûts, à l’espace et aux ressources se multiplient de plus en plus. À cet effet, la facture en ligne, vue comme une alternative face aux enjeux relatifs au stockage et à l’archivage, remplace la facturation au format papier, notamment dans les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire. Ceci dit, depuis janvier 2019, la loi exige aussi l’usage de ce mode de facturation dans les PME.

Quelles sont les mentions obligatoires dans une facture en ligne ?

Comme pour une facture en papier, une facture en ligne doit contenir certaines mentions. D’ailleurs, le Code de commerce les exige. Il s’agit des éléments ci-après :

  • Les informations relatives à l’identité de l’entreprise telles que le siège social, le statut juridique, le numéro du système d’identification du répertoire des entreprises, etc.
  • La date d’émission et le numéro de la facture.
  • La date de la vente ou de la prestation de service.
  • L’identité complète de l’acheteur et du vendeur (dénomination sociale, personne en charge du projet ou de l’achat, adresse, forme juridique, montant du capital social).
  • Le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et de l’acheteur et du taux de TVA appliqué (à l’exception des microentreprises exonérées de TVA).
  • La désignation et les détails du produit ou de la prestation.
  • Le prix unitaire hors taxe.
  • Les majorations éventuelles de prix comme le transport, l’emballage, les délais de livraison, des services complémentaires, etc.
  • Le taux de TVA légalement applicable et son montant correspondant.
  • Les éventuelles réductions de prix négociés entre les deux parties (rabais, remises…).
  • La somme totale à payer HT et TTC.
  • La date d’échéance du règlement et les pénalités en cas de retard.
  • L’escompte en cas de paiement anticipé.

Il est à noter que chaque facture en ligne doit être numérotée dans un ordre chronologique. Si une erreur survient ou une remise est accordée suite à son émission, elle peut soit être annulée soit rectifiée. Pour cela, il doit y avoir une nouvelle facture faisant référence à la précédente. Sinon, un avoir comportant les mêmes éléments qu’une facture est requis.

Comment faire une facture en ligne ?

Pour faire une facture en ligne, il existe différentes méthodes. La manière la plus simple est de la faire manuellement à partir d’un tableur. Par contre, plus le volume de factures augmente, plus il devient difficile de les gérer. En effet, cela nécessite des tâches manuelles chronophages, d’autant plus que la génération des erreurs n’est pas moindre. Il convient alors de recourir aux logiciels de facturation sur le web disposant d’outils spécialisés pour simplifier et automatiser le processus.

Pour ce faire, vous choisissez un prestataire à qui vous payez un abonnement mensuel ou annuel. Lors de la connexion sur le site depuis lequel vous avez accès au logiciel, vous disposez de toutes les fonctionnalités indispensables à la réalisation de votre facture en ligne. D’ailleurs, les logiciels de facturation ont la particularité de pouvoir être programmés dans une entreprise, ou de fonctionner via une connexion Internet. Quoi qu’il en soit, vous devez avoir toutes les données avant de faire une facture en ligne.

D’une manière générale, vous faites la saisie de votre facture en remplissant les champs obligatoires y compris la référence et la désignation de l’article, la quantité, le prix, les taxes, les éventuelles remises, et même la classification de l’article. En plus, certaines applications permettent d’ajouter des commentaires sur vos factures. Une fois votre document prêt, il suffit de l’envoyer par mail ou par courrier à votre destinataire. Autrement, vous pouvez le télécharger ou l’imprimer, selon vos besoins.

Pourquoi faire une facture en ligne ?

Que ce soit dans le commerce ou dans la prestation de services, la facturation en ligne est une solution pour améliorer l’organisation de votre gestion commerciale et rendre votre comptabilité plus efficace.

Gestion simplifiée et automatique

L’établissement d’un devis ou d’une facture est une tâche qui demande beaucoup de temps et d’attention. En utilisant un logiciel de facturation en ligne, vous avez l’assurance d’une prestation sans erreur. Ainsi, de nombreux avantages se présentent à vous :

  • Systématisation des mentions obligatoires légales.
  • Stockage et archivage des informations sur un client.
  • Calcul des taux et totaux par une calculatrice intégrée.
  • Transformation des devis en facture et génération rapide des avoirs.
  • Envoi manuel, automatique ou de façon planifiée des pièces comptables.
  • Gestion des relances de factures impayées.
  • Accès direct du comptable aux pièces comptables.
  • Automatisation des tâches récurrentes durant toutes les étapes d’édition des devis ou des factures.

Centralisation et sécurité des informations

La facturation en ligne vous permet de ne plus stocker les informations de vos clients dans des dossiers. Elles seront en effet centralisées et conservées en toute sécurité dans un serveur. Ce qui vous permet d’y accéder facilement. De plus, vous bénéficiez d’un gain de temps dans le cas où votre comptabilité est externalisée.

Gestion des paiements en ligne

Grâce aux plateformes en ligne, il est désormais possible de procéder au paiement des factures en ligne. En quelques clics, vos clients pourront vous régler tout en assurant la sécurité de la transaction. Par ailleurs, un logiciel de facturation vous permet de faire une signature électronique afin de vous faire gagner du temps.

Préservation de l’environnement

En utilisant une solution digitale de facturation, vous réduisez l’usage du papier. Ce qui contribue à la préservation de l’environnement pour assurer un développement durable. De plus, vous pouvez optimiser l’espace de vos bureaux en utilisant moins de classeurs.

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