Facture pro format : Qu’est-ce que c’est ?

L’édition d’une facture proforma reste une étape incontournable dans les échanges BtoB. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Quelle est l’utilité d’une pro forma ? Comment faire ce type de facture ? Dans cet article, découvrez plus en détail ce qu’est une facture proforma, son utilité ainsi que la manière de l’établir.

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Facture proforma : définition

Une facture proforma est un document qui prend la forme d’une facture. Elle est émise en vue de transmettre une proposition commerciale. Établie en amont de l’édition de la vraie facture, elle a pour visée de détailler les informations commerciales et légales relatives à un acte d’achat ou de prestation de service.

Envoyée uniquement au client à titre informatif, cette pièce apporte une précision sur les termes de la commande, notamment la description du produit ou service, le prix et les conditions de vente. De même, elle fait part des conditions générales de vente.

Différence entre facture proforma et facture

Produite à titre provisoire, la facture proforma sert de référence lors de l’élaboration de la facture définitive. Ce document est donc modifiable. La facture proforma se diffère de la facturation finale en n’ayant aucune valeur légale ou fiscale. De ce fait, elle ne fait pas l’objet d’un paiement et ne peut être intégrée à la comptabilité de l’entreprise.

Par ailleurs, la facturation classique accompagne obligatoirement les marchandises vendues et doit être réglée par l’acheteur. Le pro forma, quant à lui, peut être édité sans obtenir un paiement.

Enfin, la facture définitive engage le vendeur et le client selon les conditions prévues dans le contrat. D’ailleurs, elle sert de justificatif en cas de litige entre les deux parties.

Différence entre facture proforma et devis

La facture proforma présente une similarité avec le devis en permettant d’estimer le prix d’un produit ou d’une prestation avant son expédition ou sa réalisation effective.

Néanmoins, ce dernier a un caractère plus officiel. Sa signature vaut l’accord du client et l’engagement entre les deux parties. Dans ce cas, le fournisseur est tenu de fournir les produits et/ou services qui y sont mentionnés.

Dans quel cas émettre une facture pro forma ?

Si l’établissement d’une facture pro forma n’est pas obligatoire, cela s’avère nécessaire dans certaines situations. Voici quelques cas où l’émission d’une facture pro forma est utile.

Mener une négociation commerciale

La facture proforma est un véritable levier de négociation commerciale. Du côté du vendeur, elle permet d’aborder facilement un prospect. Le commerçant peut présenter en détail ses offres et les tarifs appliqués, sans pour autant faire un devis.

Le client, quant à lui, dispose d’une vue globale de la transaction avant l’édition de la facture définitive.

Contracter un prêt bancaire

Les factures proforma figurent parfois parmi les documents requis par un établissement bancaire lors d’une demande de prêt. Elles permettent à la banque de chiffrer le projet à financer et de justifier un investissement. Ces pièces peuvent aussi servir pour obtenir une proposition de contrat d’assurance.

Faire une déclaration à la douane

Dans le cadre d’une transaction internationale, la douane peut réclamer des factures proforma avant de délivrer une autorisation. En effet, ce document lui permet d’estimer la valeur des marchandises importées ou exportées.

Transmettre des biens sans paiement

Il est d’usage de livrer des marchandises avec une facture pro forma lorsque celles-ci n’exigent pas de règlement. Tel est le cas lorsque l’entreprise souhaite transmettre des échantillons ou des pièces de rechange dans le cadre d’une garantie.

Bénéficier d’une exonération de TVA

Bien que la facture pro forma n’a pas de valeur légale, les services fiscaux peuvent la réclamer pour justifier une exonération de TVA. Cette disposition est particulièrement valable dans le cas d’une opération effectuée par un intermédiaire agissant en nom propre.

Pourquoi établir une facture proforma ? Les avantages

La facture proforma fait preuve d’une certaine souplesse qui est propice à la discussion commerciale.

Ainsi, l’acheteur peut avoir une idée précise du montant qui va lui être facturé. Il a ainsi la possibilité de négocier sans pour autant s’engager. Pour sa part, le vendeur peut ajuster sa proposition en modifiant le prix ou en complétant le descriptif des produits ou des services.

Puis, envoyer une facture pro forma évite les malentendus concernant les conditions commerciales. Le fait que celles-ci soient écrites sur papier permet de clarifier la situation.

En outre, son établissement est essentiel pour se protéger des impayés. En effet, envoyer une facture proforma ouvre à la négociation d’un escompte auprès d’un client. C’est pratique pour limiter le recouvrement des créances auprès des nouveaux clients ou ceux qui présentent des difficultés financières.

Enfin, l’absence de valeur légale permet de mettre fin à la relation commerciale sans engager d’autre démarche. Si les conditions de l’offre conviennent aux deux parties, elles peuvent formaliser la relation par l’établissement d’un devis ou d’un bon de commande.

Comment éditer une facture proforma ?

Bien que la facture pro forma soit un document intermédiaire, elle doit répondre au formalisme requis. En effet, cette pièce doit contenir certaines mentions obligatoires. Les éléments suivants doivent y figurer :

  • la mention « Facture Proforma » à l’entête ;
  • les informations relatives à l’identité de l’entreprise (dénomination sociale, forme juridique, adresse du siège social, numéro SIREN, numéro de TVA intracommunautaire) ;
  • les données concernant le client ;
  • la référence de la commande ;
  • la liste des produits et des services vendus ;
  • les délais de paiement et de livraison ;
  • le montant total hors-taxe à payer ;
  • le tarif total TTC avec le taux de TVA ;
  • les éventuelles déductions ;
  • les modalités de règlement ;
  • les mentions légales.

Si la facture pro forma est établie dans le cadre d’une relation commerciale internationale, elle devra comporter la devise de facturation ainsi que l’Incoterme.

Pour émettre les factures en bonne et due forme, il est conseillé d’utiliser un outil de facturation. Basé sur l’automatisation des données, ce logiciel offre un gain du temps dans l’édition de la facture pro forma. De plus, son utilisation permet d’éviter les erreurs.

Par ailleurs, le vendeur peut transformer la facture pro forma en facture définitive en seulement quelques clics. S’y ajoutent alors les renseignements relatifs au taux de pénalité en cas de dépassement du délai de paiement, l’indemnité forfaitaire de recouvrement ainsi que les conditions d’escompte en cas de règlement anticipé.

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