Caisses enregistreuses : les nouvelles obligations à partir de 2018

Afin de lutter efficacement contre la fraude à la TVA, de nouvelles obligations en matière de caisse seront appliquées à partir du 1er janvier 2018. En effet, selon la loi de finances 2016, les caisses enregistreuses devront être équipées d’un logiciel de caisse sécurisé. Mais, du coup, qui est concerné par cette mesure ? Et en quoi consistent exactement ces nouvelles obligations ? Décryptage.

Nouvelles obligations sur les caisses enregistreuses : qui est concerné ?

 

Cette nouvelle mesure qui entrera en vigueur à compter de 2018 s’applique à :

  • Tout professionnel soumis à la TVA qui enregistre lui-même les paiements de ses clients via un système de caisse. D’ailleurs, qu’il s’agisse d’une personne physique ou morale, de droit public ou privé, cette obligation le concerne.
  • Tout professionnel assujetti à la TVA dont une partie ou l’intégralité des opérations réalisée fait l’objet d’une exonération à cette taxe. Il en est de même pour ceux qui relèvent du régime de la franchise en base. C’est le cas notamment des micro-entrepreneurs ou des autoentrepreneurs soumis à la TVA.
  • Le professionnel qui enregistre les règlements de sa clientèle au moyen d’un système de caisse accessible en ligne.

 

Assujettis à la TVA : quelles sont les obligations ?

 

L’utilisation d’un logiciel de caisse sécurisé et homologué sera désormais obligatoire en 2018. Ce dispositif devra toutefois répondre à certains critères importants définis par l’administration fiscale. Il est donc tenu de satisfaire les conditions suivantes :

  • Inaltérabilité,
  • Sécurisation,
  • Conservation
  • Archivage des données enregistrées et modifiées

Il va sans dire que le système utilisé doit permettre un accès de l’administration fiscale à l’ensemble des données enregistrées.

 

Logiciel de caisse : la certification NF 525

 

L’administration fiscale impose aux professionnels assujettis à la TVA (commerçants, restaurateurs…) l’emploi d’un logiciel de caisse certifié NF 525. De fait, cela garantit la qualité, la performance et la sécurité du système d’encaissement.

Un système homologué promet d’ailleurs l’enregistrement indélébile de toutes les transactions. Il assure en plus leur sauvegarde grâce à des signatures électroniques précises. En d’autres termes, aucune transaction ne pourra être dissimulée et encore moins être effacée sans aucune trace.

Par ailleurs, cette certification NF 525 vise de nombreux appareils à savoir :

  • Les caisses enregistreuses autonomes
  • Les terminaux de point de vente ou TPV
  • Les logiciels d’encaissement
  • Et les logiciels complets d’encaissement (qui incluent la gestion des stocks et le suivi de la comptabilité)

 

Comment justifier la conformité de son logiciel de caisse ?

 

Deux possibilités s’offrent à vous pour justifier la conformité du logiciel que vous utilisez :

  • La présentation d’un certificat délivré par un organisme accrédité. Il peut s’agir de l’association française de normalisation (AFNOR) ou bien du laboratoire national de métrologie et d’essais (LNE).
  • La production d’une attestation individuelle de l’éditeur du système de caisse. Ce justificatif doit bien évidemment correspondre à un modèle fixé par l’administration.

 

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de cette mesure ?

 

La non-présentation d’un certificat ou d’une attestation individuelle

Le professionnel soumis à la TVA dispose généralement d’un délai de 30 jours pour présenter un justificatif de conformité. Passé ce délai, il encourt une amende de 7 500 euros. Il a bien sûr l’obligation de régulariser sa situation dans les 60 jours au risque de s’acquitter d’une nouvelle amende.

 

La production de faux justificatif de conformité

Eh oui, présenter un faux certificat ou une fausse attestation individuelle constitue un délit pénal grave. Cette manipulation frauduleuse est en effet passible d’une peine d’emprisonnement de 3 ans et d’une amende de 45 000 euros.

Bref, il est vivement conseillé de se procurer un logiciel de caisse avant la mise en application effective de cette mesure en 2018. Il faut également s’assurer qu’il est conforme aux conditions fixées par l’administration fiscale et s’enquérir d’un justificatif authentique.

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