Est-il obligatoire d’avoir un logiciel de caisse ?

Pour qui le logiciel de caisse est-il obligatoire ?

Concrètement, un commerçant n’est pas dans l’obligation d’avoir un logiciel de caisse. Cependant, il existe une certaine nuance, car la loi dit clairement que tous les commerçants, restaurateurs et professionnels assujettis à la TVA utilisant un terminal de paiement ou un logiciel de caisse doivent obligatoirement s’équiper d’un système certifié NF 525 ou LNE depuis le 1er janvier 2018. C’est-à-dire que l’utilisation de ce dernier est régie par des normes attestant sa conformité aux yeux de la loi.

Cette obligation concerne en général les commerçants assujettis à la TVA, à savoir les professionnels qui :

• réalisent uniquement des opérations commerciales avec d’autres professionnels ;
• jouissent de la franchise de base de TVA ;
• bénéficient du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole ;
• effectuent uniquement des opérations exonérées de TVA.

Les entreprises qui effectuent l’intégralité des paiements avec l’intermédiation directe d’un établissement de crédit sont également concernées par cette obligation. Il en va de même pour les terminaux de points de vente ou TPV, des logiciels d’encaissement qui possèdent des fonctionnalités de gestion de stocks et de suivi de la compatibilité.

Un logiciel certifié, qu’est-ce que c’est ?

Nous avons pu voir que pour utiliser cet outil, vous devez vous assurer qu’il est bien certifié. Cette norme permet notamment de lutter contre la fraude fiscale. Pour remplir les obligations légales de la certification, le logiciel doit répondre à certains critères, à savoir :

• L’inaltérabilité : le logiciel garantit la conservation de données sans possibilité de quelconque modification ou de retour en arrière. Par ailleurs, toutes les corrections font l’objet de la création de nouvelles données et de suivi des modifications. Autrement dit, le logiciel doit empêcher toute suppression et modification qui ne laissent pas de traces.
• La sécurisation : les données doivent être bien sécurisées.
• L’archivage : le logiciel doit avoir un système de sauvegarde de données pour dater les transactions.
• La sauvegarde des données : le système doit être en mesure de conserver pendant au moins 6 ans l’ensemble des données et prévoir des clôtures à intervalles réguliers (journalière, mensuelle et annuelle).

Ces conditions doivent être vigoureusement respectées pour se conformer à la loi sur les logiciels de caisse. Ces critères ont particulièrement pour but d’empêcher clairement la suppression et la modification de données, évitant ainsi toute fraude face à l’administration fiscale. Les utilisateurs de logiciel de caisse pourront également tirer avantage de ces obligations, car elles simplifient les transactions et la collecte de données par les services fiscaux.

Comment savoir si le logiciel utilisé est conforme ?

En effet, nous avons pu voir précédemment que l’utilisation d’un système d’encaissement comme un terminal de points de vente ou un logiciel de caisse enregistreuse est contrôlé par une norme mise en place par l’État.

Mais comment vérifier si votre logiciel est bien en conformité ? Pour cela, vous avez certaines solutions comme la consultation des sites internet de l’AFNOR et du LNE. Effectivement, ces deux entités recensent la quasi-totalité des systèmes de caisse certifiés.

Quel document certifie la conformité d’un logiciel de caisse enregistreuse ?

Pour attester la conformité de votre logiciel de caisse, votre entreprise doit disposer d’un certificat qui justifie que ce dernier suit la norme. Autrement dit, il répond aux obligations pour l’utilisation de système d’encaissement, à savoir la sécurisation, l’archivage, la conservation des données et l’inaltérabilité.

En effet, cette attestation est normalement remise par l’éditeur du logiciel de caisse. Ce dernier doit au préalable effectuer les différentes démarches auprès d’un organisme accrédité. Cette attestation peut ainsi prendre forme d’un document physique, mais elle peut également être un document dématérialisé. Il importe de mentionner que ce dernier doit être personnel, c’est-à-dire que l’attestation doit être au nom de votre entreprise.

Pour ce qui est de son contenu, le document doit comporter certaines informations obligatoires, à savoir :

• La date d’acquisition du logiciel de caisse
• Le nom du logiciel
• La référence du système
• La mention justifiant le respect des conditions d’utilisation.

Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité du logiciel de caisse ?

L’utilisation des systèmes de caisse étant régie par la loi, le non-respect des conditions de conformité peut entrainer des sanctions pour son utilisateur. Effectivement, l’administration fiscale effectue généralement des contrôles dans les points de vente pour s’assurer que les logiciels utilisés sont bien aux normes. Dans ce cas de figure, le commerçant concerné doit présenter la certification physique ou dématérialisée de la conformité de son équipement.

Si le professionnel est dans l’incapacité de faire part du certificat de conformité NF525, alors il encourt une amende de 7 500 €. Il disposera ensuite d’un délai de 60 jours pour se mettre en norme. Passer ce délai, si le professionnel ne présente toujours pas un certificat de conformité, alors il risque une seconde amende de 7 500 €. Attention ! La présentation de faux document est considérée comme un délit passible de 3 ans de prison et 45 000 € d’amende.

Quelle alternative légale au logiciel de caisse ?

Comme nous avons précédemment mentionné, l’utilisation d’un logiciel de caisse n’est pas obligatoire. Seulement, c’est son utilisation qui fait l’objet de certaines obligations, notamment la détention d’une certification de conformité. Ainsi, vous pouvez opter pour des alternatives légales sans avoir à utiliser un logiciel de caisse enregistreuse.

En effet, vous pouvez opter pour un journal de caisse papier, un facturier papier, un logiciel bureautique comment un tableur ou un logiciel de traitement de texte. Dans ce cas, vous ne serez pas dans l’obligation de présenter un certificat de conformité. Néanmoins, l’utilisation des systèmes d’encaissement modernes s’avère plus efficace et plus rentable pour les entreprises.