Faut il louer une caisse enregistreuse ?

La caisse enregistreuse est un matériel de paiement qui permet à tout commerçant d’optimiser la gestion de son activité. En effet, dotée d’un certain nombre de fonctionnalités, elle permet de simplifier la vie et de fidéliser les clients. Entre autres, la caisse enregistreuse permet de trier des articles, créer des factures et des bons de livraison, créer des clôtures journalières, gérer les stocks et les inventaires, etc.

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Pourtant, un bon nombre de commerçants hésitent encore à investir dans cet outil. La raison est simple. L’achat d’une caisse enregistreuse coûte cher, surtout pour une jeune entreprise qui vient d’être lacée. La location semble donc être une bonne alternative pour bénéficier de tous les avantages de cet outil de paiement sans mettre en danger sa trésorerie.

Mais louer une caisse enregistreuse est-il vraiment une bonne idée ? En un mot, la location est-elle plus avantageuse que l’achat ?

Comment se passe la location d’une caisse enregistreuse ?

La location d’une caisse enregistreuse est un contrat signé entre vous et un fournisseur de matériels bureautiques, généralement indépendant. Elle inclut le matériel y compris les périphériques, l’installation, le paramétrage et la maintenance. La durée dépend de l’accord que vous avez passé, entre 0 et 36 mois en général, mais peut aller jusqu’à 5 ans. Par ailleurs, j le paiement des loyers peut être mensuel, trimestriel ou annuel. En tout cas, une période d’essai est incluse dans le contrat durant laquelle vous avez la possibilité de vous familiariser avec le matériel, notamment son fonctionnement, et de l’échanger contre un modèle qui vous convient mieux.

Par ailleurs, vous pouvez changer le matériel au cours du contrat et repartir sur de nouvelles mensualités afin de bénéficier d’une caisse enregistreuse qui répond mieux aux évolutions de votre activité. Si le nouveau reste dans la même gamme que le premier, vous ne payez pas de coût supplémentaire. Autrement, le coût de la location est revu à la hausse. Bien entendu, vous devrez discuter des conditions de changement de matériel et de résiliation du contrat avant la signature du contrat.

En outre, si vous signez pour un contrat à long terme, une option d’achat est envisageable à la fin de celui-ci.

La location, une solution qui a beaucoup d’avantages

Vous venez de lancer votre activité ou venez de reprendre une entreprise et vous cherchez une caisse enregistreuse pour booster votre chiffre d’affaires ? La location est l’option la plus avantageuse. Et pour cause, elle vous permet d’avoir un matériel récent et performant avec un coût initial moindre. Comptez moins de 100 € par mois pour de nombreux modèles. Ainsi, vous maintenez votre capacité d’endettement et votre trésorerie. Vous pouvez donc investir dur des postes plus stratégiques.

De plus, vous avez la possibilité de renouveler le matériel au cours du contrat pour l’adapter à vos nouveaux besoins. Ainsi, sans surcoût (ou avec, mais de montant raisonnable), votre caisse enregistreuse vous accompagne tout au long de votre activité.

Par ailleurs, comme la maintenance est comprise dans la location, vous profitez d’un matériel bien entretenu et fonctionnel. D’ailleurs, les frais de déplacement des techniciens sont gratuits. Ce n’est pas tout. Dans certains cas, le fournisseur peut vous former — vous et votre personnel —  à la manipulation de la caisse enregistreuse pour une prise en main facile. En effet, il a tout intérêt à vous « chouchouter » pour que vous ne résiliiez pas votre contrat et alliez chez le concurrent.

En outre, du point de vue de la comptabilité, la location est également plus avantageuse. Et pour cause, les loyers constituent simplement des charges et n’ont pas d’impacts directs sur le bilan. De plus, cela permet de maîtriser les ressources, car le loyer est fixe tous les mois.

Enfin, à la fin de la location, notamment de longue durée, vous avez la possibilité d’acheter le matériel.

Mais louer sa caisse enregistreuse n’est pas adapté à tous les commerçants

En effet, si la location a beaucoup d’avantages, elle n’est pas la meilleure solution pour toutes les entreprises. C’est notamment le cas des entreprises déjà en activité. En effet, l’achat permet de s’équiper d’un modèle doté des dernières fonctionnalités tout en ayant la possibilité d’amortir le coût.

De même, les entreprises qui ont des besoins importants ont tout intérêt à acheter leur caisse enregistreuse, car le coût peut revenir plus cher que l’achat sur le long terme.

Dans quels cas louer sa caisse enregistreuse est-il plus intéressant ?

En début d’activité, la location est de loin la meilleure option. En effet, vos activités ne vous permettent pas encore d’engager une grosse somme d’argent. Pour de nombreux petits commerçants, débourser une telle somme en une seule fois est loin d’être évident. D’autant plus qu’une caisse enregistreuse peut coûter entre 700 € et 3 000 € en fonction des fonctionnalités dont elle est dotée. De plus, il faut également investir dans les matériels périphériques tels que l’imprimante de tickets, la borne pour carte de crédit, tiroir-caisse, scanneur de codes barres, etc.

De même, si votre activité est saisonnière ou vous amène à vous déplacer partout, la location de caisse enregistreuse de courte durée est de loin l’option la plus avantageuse. En effet, vous ne vous engagez que sur la durée de votre activité. Ce qui vous permet d’économiser beaucoup d’argent. En effet, en achetant votre matériel, vous dépensez beaucoup alors que vous n’avez besoin du matériel que quelques mois dans l’année.

Quid des tarifs de location d’une caisse enregistreuse

Comme on l’a dit plus haut, de nombreuses caisses enregistreuses sont disponibles à la location pour moins de 100 € par mois. Pour tout dire, le prix commence à partir de 25 €. Il s’agit des modèles de base. Dans le cas de modèles plus performants, le coût de location est plus élevé.

En fait, plusieurs facteurs influencent le coût de location :

  • La durée du contrat : plus il est court, plus le coût est plus élevé.
  • Le modèle : numérique ou tactile.
  • Les fonctionnalités.
  • Le nombre de périphériques inclus.
  • Le fournisseur.
  • La marque.

Bref, pour certaines activités, louer sa caisse enregistreuse est plus avantageux que l’achat. Ainsi, avant d’opter pour cette alternative, étudiez vos besoins et votre situation pour évaluer si elle est la meilleure vous.

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