Qui a l’obligation d’avoir une caisse enregistreuse ?

Caisse enregistreuse, de quoi s’agit-il et quelle est son utilité ?

La caisse enregistreuse ou le terminal point de vente figure parmi les outils principalement utilisés dans le domaine du commerce. D’une manière générale, la caisse enregistreuse permet de réaliser le suivi des achats des clients et les recettes. Elle permet d’enregistrer les opérations commerciales, mais également de fournir l’addition, d’imprimer les relevés et de délivrer un ticket de caisse aux clients. De nos jours, cet équipement se décline en plusieurs formes et propose plusieurs fonctionnalités afin de répondre à l’exigence de certains établissements.

Les fonctionnalités d’une caisse enregistreuse

Outre les fonctions primaires des caisses enregistreuses, certaines fonctionnalités supplémentaires s’avèrent indispensables. Pour un usage plus spécifique, la caisse enregistreuse peut disposer de fonctions optionnelles. Elle permet entre autres de calculer les taxes, plus exactement la TVA, de définir le prix d’un article grâce à la lecture optique du code-barre, etc.

Par ailleurs, avec l’avènement des nouveaux modes d’encaissement, la caisse enregistreuse doit aussi accepter les paiements par cartes bancaires. De même, elle doit permettre d’imprimer le ticket de caisse ou de le fournir en version numérique. Enfin, elle informatise la caisse.

La caisse enregistreuse, un outil incontournable pour les commerçants

La loi ne stipule pas spécifiquement l’obligation des commerçants de s’équiper d’une caisse enregistreuse. Néanmoins, l’utilisation de cet équipement demeure essentielle. En effet, plus qu’un simple outil d’encaissement, le terminal de point de vente permet de mieux gérer les transactions. Par conséquent, il assure le bon fonctionnement d’une entreprise.

Assorti de logiciels de pointe, cet outil des commerçants présente de nombreuses fonctionnalités. Il permet entre autres d’assurer le suivi des ventes pour faciliter la comptabilité. En effet, une caisse enregistreuse fournit les données concernant toutes les activités effectuées. Certains logiciels permettent également une connexion au Cloud et incluent la conservation des données relatives aux opérations.

Utiliser une caisse enregistreuse permet un gain de temps considérable, grâce à l’automatisation des achats effectués. D’autres modèles permettent de plus de réaliser le suivi du stock. Grâce à toutes ces qualités, ce terminal de paiement figure parmi les équipements indispensables à votre activité économique, indépendamment du domaine dans lequel vous travaillez.

Pour qui la caisse enregistreuse est-elle obligatoire ?

D’une manière générale, la loi n’impose pas aux commerçants l’obligation d’utiliser une caisse enregistreuse. Néanmoins, ces derniers doivent respecter certaines règles en matière d’encaissement.

Pour une entreprise, la tenue d’un journal de caisse exempte d’erreurs est non seulement idéale, mais aussi obligatoire. Ce livre de caisse recense toutes les activités liées au fonctionnement de l’entreprise, à savoir les ventes, donc la rentrée d’argent, mais aussi les dépenses réalisées en espèces. Cela inclut notamment les paiements des fournisseurs, les dépôts en banque, etc.

Le logiciel de caisse enregistreuse s’avère dans ce cas indispensable pour la conservation et l’archivage des données des transactions effectuées par les clients. Cet outil de gestion se décline en de nombreux modèles et convient à plusieurs activités professionnelles.

Les commerçants assujettis à la TVA

Il incombe à tout commerçant de fournir une note détaillée à son client, lorsque celui-ci réalise un achat supérieur à 25 euros. En effet, si un établissement n’est pas en mesure de donner à son client une attestation de règlement de l’achat effectué, il risque une amende. Utiliser une caisse enregistreuse certifie une gestion transparente du fonctionnement de la finance de l’entreprise concernée.

Les restaurants dont l’activité nécessite une gestion complexe

Les restaurants figurent parmi les principaux établissements pour qui utiliser un terminal de paiement peut être bénéfique. En fonction du nombre de clients, de couverts, des charges et de la TVA, calculer les recettes de fin de mois pour un restaurant peut s’avérer particulièrement difficile. S’équiper d’un système de caisse avec logiciel intégré permet de bénéficier d’une application qui convient à votre structure selon la nature de l’encaissement effectué par le client, le calcul de la TVA, etc.

Logiciel de caisse : la certification de conformité, représente-t-elle une obligation ?

Les logiciels certifiés représentent une obligation pour les établissements qui utilisent les terminaux de point de vente. Selon l’article 286-I-3 ° bis du Code Général des Impôts (CGI), si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez utiliser un logiciel de caisse enregistreuse. Cependant, choisir une application qui convient à votre activité est loin d’être suffisant pour vous conformer aux obligations. En effet, vous devez également utiliser un logiciel qui respecte la conformité selon les certifications NF525 et LNE.

Logiciel de caisse conforme pour un commerçant, quels sont les points à respecter ?

Un logiciel certifié pour les caisses doit être conforme aux règlements du CGI. D’une manière générale, un logiciel de caisse doit répondre à plusieurs critères principaux :

• Sécurisation et conservation des données ;
• assurance de l’inaltérabilité, conformément à la règlementation ;
• transparence avec l’administration fiscale.

Comment demander un certificat de conformité d’un logiciel de caisse ?

Utiliser un logiciel sécurisé et conforme aux règlements est impératif et obligatoire pour tous les professionnels qui sont assujettis à la TVA. En général, le certificat de conformité doit être fourni par l’éditeur du logiciel et de la caisse. De plus, il revient à cet éditeur de faire appel aux organismes accrédités pour réaliser l’homologation selon la norme NF525. Pour certifier votre logiciel, vous devez contacter votre éditeur ou vérifier auprès du site internet des spécialistes dans la certification de logiciels.

La mise à jour de votre logiciel pour votre système de caisse est obligatoire. En effet, en cas de contrôle, un logiciel obsolète ou un système qui ne répond pas aux normes peut vous coûter cher : 7 500 euros d’amende.